Pourquoi choisir un logiciel de facturation agréé ?

L’intérêt d’un logiciel de facturation n’est plus à prouver. Au cœur de cette solution se trouvent l’automatisation et la centralisation du process, qui garantissent gain de temps et efficacité. Compte tenu de ses avantages, les entreprises sont donc de plus en plus nombreuses à les demander, et les offres sur le marché se sont multipliées. Il faut toutefois faire un choix réfléchi. Car, par-delà les fonctionnalités, il faut avant tout un logiciel de facturation agréé par l’administration.

Un logiciel de facturation agréé par l’administration

Un logiciel de facturation agréé est une solution qui a reçu un « certificat » de la part de l’administration fiscale. Pour obtenir cette attestation, il doit garantir :

• l’inaltérabilité des données : le logiciel de facturation doit conserver une trace de toutes les opérations et les modifications réalisées sur les documents commerciaux et les encaissements, avec la date exacte de leur réalisation.
• la sécurisation : le logiciel de devis et facture doit disposer d’une solution qui permet de sauvegarder les données d’origine et les modifications en toute sécurité.
• la conservation : sur le logiciel de facturation, il doit y avoir un moyen qui permet de réaliser une clôture annuelle ou par exercice. Outre les données enregistrées, cette obligation de conservation concerne également les données récapitulatives et cumulatives entrées après la clôture.
• l’archivage : il faut que le logiciel de devis et facture propose un système d’archivage qui permet de sauvegarder les données. Il doit également garantir l’intégrité des informations archivées.

L’utilisation de ce logiciel de facturation certifié est devenue obligatoire depuis janvier 2018. L’objectif étant de lutter contre les fraudes à la TVA, qui entraînent jusqu’à 17 milliards d’euros de perte pour l’État. En effet, avant cette mesure anti-fraude, les utilisateurs pouvaient modifier et supprimer les informations sur les transactions et les encaissements. Une possibilité qui favorise la fraude. Avec le logiciel de facturation certifié, le but est alors d’avoir une meilleure traçabilité des informations commerciales de l’entrepreneur.

Logiciel de facturation certifié : qui est concerné ?

L’utilisation d’un logiciel de facturation agréé par l’administration ou certifié conforme est obligatoire pour toute entreprise assujettie à la TVA. Celles qui doivent émettre des factures à des clients professionnels peuvent en revanche s’en passer. Toutefois, dès que l’entreprise doit éditer ne serait qu’une seule facture à un client particulier, elle doit la réaliser sur un logiciel de facturation certifié.

L’administration effectue des contrôles réguliers pour vérifier le respect de cette nouvelle norme réglementaire. Pour justifier l’utilisation d’un logiciel agréé, l’entreprise doit présenter une attestation d’accréditation fournie par l’éditeur. Elle peut également demander à un organisme agréé de vérifier et d’attribuer un certificat à son logiciel actuel. Sans une attestation ou un certificat, elle devra payer une amende de 7 500 euros et dispose d’un délai de 60 jours pour se doter d’un logiciel certifié.

Recourir à un logiciel de facturation comme Kwixéo est indispensable

Bien que facultative, l’utilisation d’un logiciel de devis et facture est indispensable pour l’entreprise. Cela permet en effet de simplifier l’édition et le suivi des factures. Toutes les informations sur les clients seront alors disponibles sur une interface unique et dédiée. Grâce à ce logiciel, il sera également plus facile de rester en conformité avec la loi. Il propose en effet des modèles qui comportent déjà les mentions obligatoires à mettre dans une facture ainsi qu’un certificat de conformité. L’implémentation de ce logiciel reste donc une décision stratégique.

Comme les solutions proposées sur le marché sont nombreuses, la sélection du logiciel répondant à vos attentes peut s’avérer difficile. Ne cherchez pas loin ! Adoptez Kwixéo, notre logiciel de facturation qui est certifié conforme à la loi anti fraude TVA. D’une prise en main facile, notre outil dispose de nombreuses fonctionnalités qui faciliteront l’édition et la gestion de vos factures.