Tout comprendre sur la facture électronique

La loi Macron oblige désormais les entreprises à émettre des factures dématérialisées. Cela profite à ces dernières dans la mesure où l’utilisation de la facture électronique simplifie les tâches courantes. Y recourir contribue à une optimisation de la production. Et pourtant, les habitués des factures papiers ont parfois besoin de temps pour s’y familiariser. Afin de profiter pleinement des avantages de la facture électronique, il est important de bien comprendre son mode de fonctionnement.

Les avantages de la facture électronique pour une entreprise

L’utilisation de la facture électronique diminue la manipulation des documents et leur vérification. Son édition, son envoi et son archivage se fait en quelques clics. Il s’agit par ailleurs d’un moyen fiable pour sécuriser les envois. Au lieu d’engager des intermédiaires pour délivrer vos factures, elles arrivent directement aux destinataires par voie électronique. 

Le coût d’émission d’une facture électronique est beaucoup plus faible, comparé à celui d’une facture en papier. Par ailleurs, la facture dématérialisée permet à une enseigne de se distinguer de ses concurrents. Bien que toutes les entreprises soient désormais contraintes de l’utiliser, certaines prennent encore du temps à l’adopter. Et pourtant, il s’agit d’une alternative qui leur permet de mieux développer leur image de marque et d’augmenter leur notoriété.

L’obligation d’utiliser une facture électronique

L’utilisation de la facture électronique n’est plus une alternative qui concerne uniquement les entreprises intéressées. Devenue obligatoire, la loi Pacte, suivie de la loi Macron en août 2015, a dématérialisé le processus de facturation. 

Depuis, les entreprises privées n’ont plus le droit de refuser la réception de factures électroniques. D’ailleurs, l’État envisage également l’utilisation de la facture dématérialisée pour les transactions B2B. Et pour faciliter la collecte et le contrôle de la TVA, toutes les données d’une facture électronique doivent être transmises systématiquement à l’administration fiscale.

La garantie d’une facture électronique authentique

Avant d’abandonner l’utilisation des factures papiers, il est important de garantir l’authenticité de votre facture électronique. 

Tout d’abord, l’entreprise doit utiliser une signature électronique. Elle permet d’identifier les modifications apportées à un document signé. Ensuite, il est nécessaire d’effectuer les contrôles par rapport à la gestion des factures. 

C’est un moyen fiable pour classer les factures par ordre chronologique. Finalement, il est nécessaire d’établir une liste récapitulative des partenaires avec qui l’entreprise a déjà échangé des factures papiers. 

La conservation des factures électroniques

Tout comme les versions papiers, les factures électroniques doivent être conservées afin que l’État puisse procéder à une vérification. Toutes les documents envoyés doivent être sauvegardés sur une base de données afin qu’ils restent disponibles durant 3 ans. Les factures peuvent ensuite être transférées vers un autre support. Le but étant de les conserver 3 ans de plus. 

Pour le cas des factures qui comportent une signature électronique, les entreprises doivent garder les versions originales pendant 6 ans. Il en est de même pour celles qui sont émises en EDI (échange de données informatisées).

Les premiers pas pour utiliser une facture électronique

Pour une meilleure utilisation de la facturation électronique, commencez l’expérience avec vos nouveaux clients. 

• Modifiez vos conditions générales de vente et vos contrats. Ce sera une manière d’informer vos nouveaux clients qu’ils recevront leur facture par voie électronique. 
• Collectez les adresses e-mails de vos clients. 
• Informez également vos anciens clients du changement. Commencez par exemple par joindre un courrier à la facturation papier pour pouvoir le supprimer définitivement.

Afin de mieux gérer vos factures électroniques, prévoyez déjà d’utiliser un logiciel de facturation simple. Cela va vous éviter d’effectuer différentes tâches à la fois. Kwixéo est un logiciel de facturation facile à utiliser. Spécialement destiné aux indépendants et aux dirigeants des entreprises, il dispose de plusieurs fonctionnalités. En quelques clics, vos factures électroniques seront prêtes pour être envoyées directement aux clients.