Faire une facture d’avoir

Communément connue sous le nom de “note de crédit”, la facture d’avoir est rédigée pour  annuler ou corriger une facture précédemment établie. Quelles sont les règles à suivre pour élaborer une facture d’avoir ? Dans quelles occasions l’entreprise doit émettre un avoir ? Et comment l’établir ? Ci-après les réponses à ces questions. 

Qu’est-ce qu’une facture d’avoir ?

Pratiquement, une facture d’avoir constitue un document d’annulation. Dans celui-ci, l’entreprise reconnaît qu’elle a une dette envers son client. Cette facture l’oblige à restituer une partie ou la totalité du paiement dû par ce dernier lors d’un précédent achat. 

Deux situations peuvent expliquer cette créance. Soit le client a retourné les marchandises. Soit l’entreprise lui a accordé une réduction qui n’a pas été comptabilisée dans la facture précédente. Dans ce contexte, ce document lui permet de corriger une éventuelle erreur ou de faire un geste commercial.

Dans quel cas élaborer une facture d’avoir ?

Toutes les entreprises peuvent émettre une facture d’avoir. Cependant, cette pratique s’avère beaucoup plus courante dans les sociétés qui opèrent dans le commerce. Il existe plusieurs types d’avoirs :

Avoir commercial

L’avoir commercial est généralement rédigé dans le cas d’un conflit lié à la livraison du produit ou du service. Les faits pouvant être à l’origine du litige sont multiples : retard de livraison, non-conformité de la prestation, mauvaise qualité du produit…

S’il n’est pas possible de retourner le produit ou le service, l’entreprise peut effectuer un geste commercial pour fidéliser son client. Pour cela, elle peut réduire le prix de la marchandise ou de la prestation et émettre une facture d’avoir a posteriori. Elle doit alors établir un avoir partiel. Par conséquent, elle est obligée de restituer une partie de la somme versée par son client.

Avoir pour un retour de marchandise

En cas d’annulation ou de retour de marchandise, l’élaboration d’une facture d’avoir s’avère aussi nécessaire. À la différence de l’avoir commercial, l’entreprise doit rédiger un avoir total qui entraînera le remboursement intégral de la somme due par le client.

Avoir pour corriger une erreur

L’entreprise peut également corriger les erreurs commises sur une facture par le biais d’un avoir. Elle a la possibilité d’annuler une partie ou l’intégralité de la facture erronée. 

Ces erreurs peuvent se présenter sous plusieurs formes :

• La facture a été adressée au mauvais destinataire ;
• Le prix affiché est erroné ;
• Le contenu de la facture est erroné ou a fait l’objet d’omission ;
• L’entreprise a facturé deux fois le même achat. 

Comment rédiger une facture d’avoir ?

L’établissement d’un avoir doit respecter certaines règles. La facture d’avoir  doit notamment comporter un numéro. En effet, quelle que soit la raison pour laquelle il a été établi, il demeure une facture. Le vendeur peut alors choisir entre une numérotation continue ou séparée des factures. 

Le document en question doit mentionner :

• Le terme « Avoir » pour éviter de le confondre avec la facture de doit ;
• Le numéro de la facture initiale faisant l’objet d’avoir ;
• Le montant de l’avoir ; 
• La modalité de remboursement du montant dû au client.

Autres éléments à prendre en compte

Pour établir correctement l’avoir, le vendeur doit mentionner son montant HT et TTC. Les gestes commerciaux de l’entreprise peuvent se traduire par :

• Une remise ;
• Une ristourne ;
• Un rabais ;
• Un escompte.

Le vendeur peut utiliser des logiciels de facturation comme Kwixéo pour élaborer un avoir. Cet outil en ligne lui permettra d’opérer en toute sécurité et l’empêchera de commettre une nouvelle erreur. Complet et intuitif, il a aussi été pensé pour faciliter le processus de facturation. Le commerçant peut ainsi s’en servir pour établir un devis, assurer le suivi de ses activités commerciales, etc.