Factures Excel interdites : perdez vos mauvaises habitudes

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La création de factures sur Excel sont dorénavant interdites depuis le 1er janvier 2018. Toutes les personnes assujetties à la TVA y compris les auto-entrepreneurs doivent se munir de logiciels de caisse et de facturation certifiés. A cause de l’impossibilité de rendre les factures intangibles et de rendre les écritures irréversibles, établir des factures  Excel est proscrite. Evidemment les personnes qui tiennent toujours leur gestion à la main ne sont pas concernées.

Les entités fiscales et administratives recommandent donc activement d’utiliser des logiciels de facturation et de tenue de caisse certifiés. Il n’est pas toujours facile de changer ses habitudes et Kwixéo a conçu un logiciel simple à prendre en main.

Découvrez comment créer vos factures avec Kwixéo

En quelques clics seulement vous pouvez créer vos devis et gérer votre facturation. Contrairement à Excel, Kwixéo vous facilitera la tâche en vous permettant notamment de transformer un devis en factures en deux clics. Vous pourrez également générer tous vos documents de vente : devis, factures, avoirs, bons de commande, bons de livraison.

Kwixéo vous accompagne dans le changement

Notre équipe vous accompagnera dans votre migration et votre utilisation de Kwixéo. De plus, sachez qu’il est possible d’importer l’historique de vos données sur notre logiciel. Grâce à un support réactif, vous trouverez les réponses à toutes vos questions en cas de difficultés.

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Le tunnel de vente : entonnoir de conversion de contacts en clients

Le tunnel de vente ou entonnoir de vente est la représentation visuelle du parcours du client. Le sens d’entonnoir est plus adapté à la réelle signification du tunnel de vente. En termes simples, le tunnel de vente a pour objectif de transformer les visiteurs en prospects puis de transformer les prospects en clients.

C’est en fait un entonnoir de conversion qui va se charger, au travers de plusieurs étapes, de filtrer les clients potentiels et de les guider automatiquement vers des achats adaptés à leurs besoins.

Il faut donc générer un grand nombre de prospects et par le biais d’une stratégie efficace, obtenir un nombre plus restreint de clients. Ces clients seront alors prêts à acheter les produits ou les services qui leurs sont proposés.

Une fois que toutes les étapes du tunnel de vente sont bien établies, il est alors automatique. Le simple visiteur, s’il franchit toutes les étapes devient donc un client fidèle.

Comment mettre en place un tunnel de vente

Utiliser un tunnel de vente n’est pas seulement nécessaire pour les grandes entreprises et pour les géants du e-commerce. D’une part cela permet aux petites entreprises de convertir leurs prospects en clients et d’autre part de conserver ces clients et de les retenir.

Les tunnels de vente sont tous différents et chacun à la possibilité de choisir les étapes de l’entonnoir. Il n’existe pas de parcours prospect/client type. C’est l’entreprise qui doit l’établir selon ses actions.

Par exemple, il faut commencer par une page de capture, puis les amener aux pages de contenus du site qui a pour objectif de les rediriger vers une page de vente.

A l’issue de cette page de vente, une fenêtre sur les ventes additionnelles s’ouvre pour pousser le client à l’achat d’impulsion. Le tunnel de vente ne s’arrête pas forcément ici. Pour le perfectionner, des mails automatiques peuvent être envoyés au client qui a déjà effectuer des achats pour lui proposer des réductions ou autres avantages. Les techniques sont propres à chacun et sont très variées selon le type d’activité.

C’est ainsi que l’aspect automatique apparaît puisqu’il s’agit d’une boucle qui se répète si toutes les étapes sont franchies.

​Avec Kwixéo, vous pouvez choisir autant d’étapes que vous le souhaitez et définir une probabilité que le client accède à cette étape. Cela permet d’accentuer les priorités sur certaines étapes du processus.

Tunnel-de-vente

 

Comment obtenir un maximum de prospects ?

Il faut tout d’abord attirer un maximum de contacts. C’est le rôle du marketing entrant ou « inbound marketing » qui va amener les éventuels clients vers votre site. Il s’agit du sommet de l’entonnoir qui représente 100% du trafic sur le site.

Chaque lead (contact) qui accède au site entre donc dans l’entonnoir puisque cela signifie que la personne peut éprouver un intérêt pour les services ou les produits vendus.

Pour que l’entonnoir se remplisse, il est donc nécessaire d’agir dans l’objectif d’être trouvé par ses lead. S’il s’avère qu’ils sont intéressés par votre offre, ils deviennent alors des prospects. Il n’y a pas de secret, il faut un maximum de visiteurs pour avoir la chance d’en obtenir quelques uns qui ne seront pas insensible à votre offre.

Il est important d’être bien visible sur les moteurs de recherche par le biais du référencement naturel et/ou payant ainsi que le marketing de contenus. Les techniques qui permettent de générer un maximum de trafic sur le site internet sont très nombreuses : référencement, réseaux sociaux, guest blogging, etc… A vous de choisir celles qui vont élargir le sommet de votre entonnoir.

Transformez vos prospects en potentiels acheteurs

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Dans l’onglet du tunnel de vente, il ne vous reste plus qu’à cliquer sur « nouvelle opportunité » et d’y rattacher la fiche du prospect pour la faire apparaître dans le tunnel de vente.

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Le tunnel se ressert, l’acte d’achat est proche

Pour obtenir un tunnel de vente efficace, il ne faut pas s’en arrêter là. Cela ne sert à rien de relancer de la même manière tous ces prospects qui n’ont pas consommé chez vous. Il faut être plus stratège et cibler les actions par rapport au comportement et aux attentes de ces prospects capricieux. Il est parfois nécessaire de passer à la vitesse supérieure et de proposer une réduction instantanée sur une gamme de produits. S’ils sont prospects, il faut leur faire une offre qu’ils ne peuvent pas refuser de part leur intérêt pour vos produits :

  • une réduction limitée dans le temps
  • partager des avis de clients satisfaits pour se crédibiliser
  • rappeler les articles consultés et les articles similaires pour pousser à l’achat
  • inciter à faire parler de son site en proposant un bon d’achat contre un partage par exemple
  • ajouter des promotions lorsque ce n’est pas suffisant pour que le prospect franchisse le cap

Avec Kwixéo vous choisissez les étapes qui vous correspondent et déplacez vos prospects tout au long du processus de transformation de prospects qualifiés en clients. Vous y verrez plus clair et saurez, une fois votre stratégie établie, quelles actions choisir selon les interactions de ce prospect qualifié.

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Rassurez-vous si vos prospects n’aboutissent pas tous à l’acte d’achat c’est normal, obtenir 100% de taux de conversion est impossible. En général il se situe autour de 3%. Pour parvenir à ce résultat, le choix d’un tunnel de vente efficace et adapté reste primordial.

Ce n’est pas tout à fait terminé…

Satisfaits ? Nous pas encore… Une fois de vrais clients obtenus, il ne faut surtout pas s’arrêter là. Il est nécessaire à toute entreprise d’avoir un échantillon de clients fidèles qui apprécient ce que vous leurs proposez. Il s’agit du coeur de consommateur et il faut les écouter car ils sont prêts à acheter tous vos produits.

Vous pouvez les attirer en proposant des offres « clients privilégiés » ou en créant un « club de clients » par exemple. Ce sont des accumulations de petits avantages comme ceux-ci qui fidélisent votre clientèle. Ils n’ont aucun intérêt à partir chez le concurrent puisqu’ils bénéficient de nombreux avantages avec des services personnalisés.

D’autres techniques consistent à faire apparaître une annonce de notre entreprise par exemple sur des sites populaires aux visiteurs de notre site. Grâce aux cookies, aux e-mails et à la base de données, il est désormais possible de rester visible aux yeux des visiteurs comme des clients même lorsqu’ils ne naviguent pas sur notre site internet.

Auto-entrepreneur : le choix d’un statut très attractif

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Le statut d’auto-entrepreneur (ou micro-entrepreneur) est un statut très attractif car il s’agit du statut choisi par la moitié des entreprises françaises selon l’INSEE. C’est un régime simplifié de l’entreprise individuelle qui offre la possibilité de créer simplement une société à but lucratif.

Auto-entrepreneur, un statut ouvert à tous

Ce statut permet de lancer son activité en profitant de démarches administratives et de procédures fiscales et sociales simplifiées. Tout d’abord, ce statut est ouvert à tous puisqu’il faut seulement respecter les critères suivant pour créer sa micro-entreprise :

  • Etre majeur ou mineur émancipé
  • Ne pas être déjà travailleur non salarié
  • Créer une entreprise individuelle sous la forme d’une EIRL
  • Exercer une activité commerciale, artisanale ou libérale
  • Avoir une adresse en France
  • Pour les ressortissants hors Union-Européenne, être titulaire d’une carte de séjour temporaire autorisant l’ouverture d’une auto-entreprise en France (se renseigner auprès de votre préfecture)

A noter que l’on peut devenir auto-entrepreneur à titre principal (exemple : un chômeur qui veut se relancer et créer une entreprise dans la peinture) ou à titre complémentaire (exemple : un étudiant ou un retraité peut créer une entreprise dans le cadre d’un projet tout en gardant son statut principal).

Il n’est pas non plus nécessaire de se justifier d’un diplôme pour bénéficier de ce statut. Certaines professions sont tout de même soumises à autorisation et il faut donc se renseigner avant de lancer sa micro-entreprise.

Auto-entrepreneur, le bon statut pour se lancer

Il permet d’avoir un régime fiscal, comptable et social simplifié. L’ensemble des démarches administratives de l’auto-entrepreneur peut se faire sur internet. Pour se déclarer auprès de toutes les instances administratives, sociales et fiscales, il suffit de remplir le formulaire en ligne de déclaration de début d’activité. Rien de plus simple !

En plus des démarches de création simplifiées, les avantages ne manquent pas :

  • Pour commencer, l’auto-entrepreneur n’a pas de TVA à déclarer. Il peut donc pratiquer des prix plus attractifs que la concurrence qui, elle, est généralement soumise à la TVA. Il n’est donc pas possible de déduire la TVA qui a été payée aux fournisseurs.
  • Pour limiter les coûts de l’auto-entrepreneur, il est aussi exonéré de Contribution Economique Territoriale (CET).
  • Il n’a pas de Cotisation Foncière des Entreprises (CFE) à payer pendant la première année civile.
  • Les titulaires d’indemnités (ARE, ASS, RSA…) continuent de les percevoir et peuvent bénéficier d’exonérations de cotisations sociales ou d’autres aides telles que l’ACCRE qui permet de réduire les charges sociales.
  • Une comptabilité allégée : simple obligation de tenir un registre recettes/dépenses le cas échéant, de conserver toutes vos factures et d’ouvrir un compte bancaire dédié.
  • La possibilité de modifier votre activité ou de la cesser grâce à un unique formulaire.
  • Pas besoin d’apport de capital.

C’est presque un « traitement de faveur » qui est offert aux bénéficiaires de ce statut qui ne peuvent tout de même pas croitre éternellement sous ce statut.

L’auto-entrepreneur limité par son CA

Il s’agit d’un statut simple qui cumule de nombreux avantages mais pour en bénéficier il ne faut pas dépasser le seuil de chiffre d’affaires suivant : le CA annuel maximum est de 33 100€ pour les prestations de service et 82 800€ pour les activités commerciales jusqu’à maintenant. Si ce seuil est dépassé, l’auto-entrepreneur bascule directement dans le régime classique de l’entreprise individuelle.

Mais pourquoi brider nos auto-entrepreneurs dans leur création de valeur ?

Simplement parce que ce statut dispose de nombreux avantages qu’il ne faudrait pas étendre à de grandes structures, qui doivent avoir des obligations plus robustes.

L’auto-entrepreneur voit sa marge de manœuvre s’étendre

Au cours de l’année 2018, ces seuils devraient être doublés pour atteindre 70 000€ pour les prestations de service et 170 000€ pour les activités commerciales. Ceci n’a rien de surprenant puisqu’il s’agit d’une des promesses de campagne d’Emmanuel Macron.

Une aubaine pour les entrepreneurs qui ne pouvaient plus bénéficier de ce statut privilégié à cause d’un trop fort CA et pour ceux qui se bridaient afin de garder ce statut. Cette réforme offre donc à nos entrepreneurs une plus grande marge de manœuvre pour piloter leurs activités.

Il est donc nécessaire de savoir que ce statut est lié en tous points au CA. Les cotisations et les contributions sociales sont calculées en fonction du chiffre d’affaires de l’entreprise et selon le type d’activité :

  • Achat – revente, vente de produits à consommer directement et prestations d’hébergement : 13,4% en métropole et 8,9% en outre-mer
  • Prestations de services et locations de locaux d’hébergement meublés : 23,1% en métropole et 15,4% en outre-mer
  • Activités libérales : 22,9% en métropole et 15,3% en outre-mer.

De plus, l’auto-entrepreneur a le choix de régler ses prélèvements de charges sociales et fiscales mensuellement ou trimestriellement. Ce choix se fait selon la préférence de chacun.

Il s’agit d’un statut qui offre de la souplesse et des marges de manœuvre aux indépendants qui en ont besoin pour lancer leur activité sereinement et efficacement. Chaque activité a des spécificités et des possibilités de développement uniques. Elles conduiront l’auto-entrepreneur à conserver ce statut sur du long terme ou à changer de statut pour poursuivre sa lancée.

Logiciel de gestion d’entreprise, pourquoi choisir le modèle SaaS ?

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Rappelons tout d’abord que SaaS signifie « Software as a Service », ou en français « logiciel en tant que service ». Il s’agit d’un modèle d’exploitation commerciale des logiciels basés sur le Cloud (serveur à distance). Le SaaS s’oppose donc aux logiciels que l’on doit acheter et installer sur son propre serveur. En effet les clients du SaaS n’achètent pas de licence et ont accès au logiciel en ligne par abonnement. Alors pourquoi choisir un logiciel de gestion d’entreprise en ligne plutôt qu’une solution classique ?

L’accessibilité, un grand avantage des logiciels de gestion d’entreprise en ligne 

Ces logiciels hébergés sur le cloud sont très tendances puisqu’ils sont accessibles à tout moment et depuis n’importe quel type de plateforme sans installation.

Pour les PME et les TPE, c’est un modèle d’exploitation très utile, pour les micro-entreprises et les auto-entrepreneurs, c’est presque du sur-mesure. Cela leur permet d’allier mobilité et efficacité. En effet, il suffit d’avoir un appareil muni d’une connexion internet pour accéder aux différentes fonctionnalités du logiciel .

Les outils de gestion d’entreprise, de facturation et de CRM en ligne ont donc l’avantage de permettre aux entreprises, d’évoluer loin du bureau, en télétravail. A noter évidemment que les données sont automatiquement synchronisées entre vos différents appareils.

Les logiciels SaaS, un modèle économique avantageux 

Choisir un logiciel en mode SaaS c’est aussi choisir une formule à la carte où l’on ne paye que ce que l’on consomme. Le plus souvent, ces abonnements sont sans engagement pour permettre au client de trouver la solution qui lui convient le mieux. Les logiciels en mode SaaS proposent généralement une période d’essai gratuite pour offrir la possibilité de tester toutes les fonctionnalités de l’interface sans s’engager.

Il est généralement avantageux d’opter pour ce type de logiciel plutôt que d’investir dans une solution classique. En effet, les licences fixes peuvent entraîner l’achat de matériels coûteux en plus de la problématique de la sécurité des données. C’est particulièrement bénéfique pour les petites entreprises car cela leur permet de préserver leur trésorerie et se concentrer sur leur gestion d’entreprise.

La mise à jour des logiciels SaaS

Les logiciels en ligne sont très évolutifs car c’est le prestataire qui se charge des mises à jour. Celles-ci sont installées de manière automatique et transparente sans que cela ne requiert d’action de l’utilisateur. Cela permet aux clients des logiciels SaaS d’avoir l’avantage de se concentrer uniquement sur leur activité, l’expérience utilisateur se voit donc être nettement améliorée.

Ces logiciels de gestion d’entreprise en ligne sont donc parfaitement adaptés aux PME, TPE ainsi qu’aux indépendants.

Les données de votre entreprise sont-elles sécurisées ?

Tous les points cités précédemment sont essentiels au succès de ce modèle de logiciels mais il n’en serait rien si les données stockées en ligne n’étaient pas sécurisées.

Peut-être êtes-vous méfiants vis-à-vis des logiciels en ligne mais c’est surement sans connaître le Cloud Computing. Les données sont généralement très sécurisées et les sauvegardes multiples afin de garantir l’intégrité et la sécurité des données du client. De plus, les logiciels SaaS proposent généralement des exports complets de vos données afin de vous permettre d’effectuer des sauvegardes supplémentaires de votre côté.

Comment choisir son logiciel de gestion d’entreprise ?

Comme la plupart des logiciels SaaS proposent une période d’essai gratuite et sans engagement, nous vous conseillons d’essayer un maximum d’outils avant de faire votre choix. Il reste très délicat de changer de logiciel parce que cela nécessite de reformer toutes les équipes.

La fin du RSI : bonne nouvelle ?

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Le Régime Social des Indépendants qui ne faisait pas unanimité vis-à-vis de ses affiliés est en train d’être progressivement supprimé à l’horizon du 1er janvier 2020.

Comment seront assurés les travailleurs indépendants ?

Dès le 1er janvier 2018, le RSI tel que nous le connaissons a été supprimé marquant un long processus de ré-affiliation de ses indépendants au régime général. Le nouveau RSI baptisé SSI (Sécurité Sociale des Indépendants) situe le tournant emprunté par le gouvernement pour améliorer la protection des indépendants. Nouveau logo, nouvel en-tête et nouvelle adresse du site internet sont les principaux changements effectués.

Le régime général, oui, mais pas pour tout de suite…

Une période de transition d’une durée de deux ans a donc débuté au 1er janvier 2018 pour parvenir à ajuster la sécurité sociale des indépendants par rapport au régime général. L’objectif est que les indépendants disposent donc d’une qualité de service égale à celle des salariés.

Quelles améliorations pour les indépendants et les travailleurs non-salariés ?

Bien que les spécificités de leur protection sociales soient conservées, que le mode de calcul des cotisations ne soit pas revu et que les numéros de téléphones soient inchangés, le gouvernement est à pied d’œuvre pour faciliter les démarches des indépendants : amélioration des outils informatiques, possibilité de paiement par carte bancaire et unifications des déclarations fiscales et sociales seront mis en place durant la période transitoire.

Ces améliorations sont minces comparées aux attentes des travailleurs indépendants qui se lassent de ce système incompréhensible. Ils auraient probablement préféré une révision du mode de calcul de leurs cotisations mais ces améliorations sont tout de même notables.

Un groupement d’intérêt économique est tout de même prévu pendant la transition afin de préparer les outils informatiques mis en place et de veiller à ce que tout fonctionne correctement.

Pour conclure :

Le véritable changement ne se ressentira qu’à l’issue de cette période de transition au moment ou la Sécurité Sociale des Indépendants sera supprimée pour mettre en place un guichet destiné aux indépendants pour chacune des trois caisses du régime général (CPAM, Urssaf et Carsat).

Création d’un devis, pourquoi et comment ?

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Avant de faire le choix d’un achat, il n’est pas rare que les consommateurs sollicitent les entreprises pour obtenir des devis. Quelles formalités les entreprises doivent-elles prendre en compte pour la création d’un devis ? Pour quelles raisons un devis peut-il être demandé ? Encore faut-il savoir ce que signifie exactement le mot « devis ».

 

Qu’est-ce qu’un devis ?

Un devis est un document écrit, généralement gratuit, établit par un fournisseur ou un prestataire de services à l’attention de son client ou de son prospect avant l’achat d’un produit ou d’une prestation de services.

Le devis n’engage un client qu’à partir du moment où il a signé en bas du devis.

Quelles en sont les obligations ?

Avant l’achat d’un produit ou d’un service, le consommateur qui peut être un particulier ou un professionnel doit être en capacité de connaitre toutes les informations relatives au prix, au produit ou service ainsi que la date et/ou le délai de livraison. Ces mentions doivent être inscrites sur le devis avant l’acte d’achat.

Le devis en ligne doit décrire toutes les actions nécessaires à la prestation ainsi que le prix définitif du produit ou de la prestation. Dès lors que le montant de l’achat dépasse 1500€ pour tout service ou produit, le devis devient obligatoire. Pour certaines prestations, le devis est même obligatoire pour un montant inférieur.

Pourquoi établir des devis ?

La réalisation d’un devis a plusieurs intérêts pour les deux parties :

  • Le devis permet d’éviter toute incompréhension dûe au produit ou à la prestation
  • Possibilité de comparer les prix ainsi que la prestation proposée entre fournisseurs ou prestataires
  • Sécurité des deux parties vis-à-vis de leurs engagements car le fournisseur à l’assurance d’être payé et le client de recevoir son produit sinon ils ont une preuve en cas de non-paiement ou de non-livraison
  • Le devis apporte une crédibilité avant l’acte d’achat et permet de créer des rapprochements entre les deux parties

Il est possible de demander ou de proposer plusieurs devis avec des options ou des spécifications différentes afin de se rapprocher le mieux possible de la préférence du client ou du prospect.

Quelles sont les mentions obligatoires sur un devis ?

Le document doit tout d’abord porter le nom de « devis » ou de « proposition commerciale » afin de clarifier ce qu’il est. De plus des informations légales obligatoires doivent y figurer :

  • Date et durée de validité du devis
  • Nom, adresse et raison sociale de l’entreprise prestataire
  • Statut et forme juridique de l’entreprise
  • Numéro individuel d’identification à la TVA
  • Nom et adresse du client
  • Date de début et durée estimée des travaux ou de la prestation
  • Prix horaire ou forfaitaire de la main d’œuvre
  • Frais de déplacement éventuels
  • Décompte détaillé et description de chaque prestation, en quantité et en prix unitaire
  • Modalités de paiement, de livraison et d’exécution du contrat
  • Modalités des réclamations et conditions du service après-vente (garantie notamment)
  • Somme globale à payer HT et TTC, en précisant les taux de TVA applicables

Pour le commerçant le numéro de RCS ainsi que la ville dans laquelle se situe le GREFFE doit être indiqué et pour l’artisan il faut le numéro de répertoire des métiers.

A savoir : tout manquement aux obligations légales du devis peut conduire à une amende s’élevant à 3000€ pour les personnes physiques et 15000€ pour les personnes morales.

Avec Kwixéo, établir un devis en ligne est très rapide et intuitif pour vous faire gagner un maximum de temps. En effet, le logiciel de facturation pré-remplie automatiquement certains champs du devis par le biais des données collectées sur votre compte. Il ne vous reste plus qu’à ajouter le nom de votre client et le produit que vous souhaitez. Kwixéo se chargera du reste.

Si vous êtes déjà utilisateur de Kwixéo et que vous avez des difficultés pour établir votre devis en ligne, n’hésitez pas à vous rendre sur notre page d’aide consacrée aux devis : https://aide.kwixeo.fr/devis-factures-et-avoirs/