Logiciel de facturation certifié – Êtes-vous concerné ?

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C’est au 1er janvier 2018 que la loi finances de 2016 impose à la majorité des entreprises l’utilisation d’un logiciel de facturation certifié.  Mais qu’en est-il réellement ? Quelles sont les entreprises réellement concernées par cette nouvelle obligation ? Et quelles sont les sanctions en cas de non-utilisation de logiciel certifié ?

La loi de finances de 2016, pourquoi et dans quel but ?

L’objectif principal de cette loi est de lutter contre les fraudes à la TVA. Sur l’année 2015, ces fraudes représentaient un manque à gagner estimé à 17 milliards d’euros selon le Ministère de l’Économie et des Finances.

Devant un tel manque à gagner, fin 2015, l’État a pris la décision d’interdire à partir du 1er janvier 2018, tout système qui permet d’effacer ou de modifier la comptabilité d’une entreprise. En effet, jusqu’à maintenant, de nombreux logiciels permettaient de modifier et de supprimer librement les tickets, factures et encaissements.

Les logiciels de facturation, exclus puis réintégrés à la loi de finances de 2016

Initialement inclut dans la loi, en juin 2017, un revirement s’opère afin que la loi se recentre uniquement sur les logiciels de caisse, principaux vecteurs de la fraude à la TVA, et exclus ainsi tous les logiciels de facturation et de comptabilité.

Mais fin novembre 2017 a lieu un nouveau revirement qui annule les dispositions prises en juin 2017, obligeant ainsi une grande partie des entreprises à s’équiper de logiciel certifié au 1er janvier 2018.

Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation certifié ?

Un logiciel de facturation certifié est un système qui satisfait à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale.

  • L’inaltérabilité : Le logiciel doit conserver toutes les données d’origines relatives aux documents de vente et aux encaissements tout en assurant leur inaltérabilité. Toute modification doit être conservée et datée précisément afin d’assurer un traçage complet de toutes les actions de l’utilisateur.
  • La sécurisation : Les données stockées doivent être protégés contre toute modification. Kwixéo a choisi d’utiliser une empreinte numérique avec le chaînage des enregistrements afin de garantir l’intégrité des données dans le temps.
  • La conservation : Tout logiciel de facturation certifié doit proposer une fonction de clôture afin d’empêcher toute action sur une période passée. Cette clôture doit être au minimum annuelle ou par exercice lorsque celui-ci n’est pas calé sur l’année civile. Pour chaque période clôturée, des données cumulatives doivent être enregistrées dans le logiciel.
  • L’archivage : Le logiciel doit permettre d’archiver les données (par période maximum d’1 an) et de garantir l’intégrité de ces archives dans le temps. Ces archives doivent pouvoir être facilement exploitables par l’administration. Une fois archivées, les données peuvent être purgées du logiciel.

Qui est donc concerné par l’utilisation de logiciel de facturation certifié ?

Toutes les entreprises assujetties à la TVA qui utilisent un logiciel de facturation permettant d’enregistrer les règlements de leurs clients sont concernées. Les entreprises facturant uniquement des professionnels ne sont pas dans l’obligation d’utiliser un logiciel de facturation certifié. Cependant, si une seule facture est émise au nom d’un particulier, alors l’entreprise se doit d’utiliser un logiciel certifié.

Pour les entreprises non concernées par cette loi, il reste quand même conseiller d’utiliser un logiciel de facturation certifié.

En cas de doute, n’hésitez pas à vous rapprocher de votre expert-comptable. Celui-ci sera à même de vous apporter une réponse qualifiée et vous accompagner dans le changement de votre logiciel.

Comment justifier l’utilisation d’un logiciel de facturation certifié ?

L’État a donné deux possibilités aux éditeurs de logiciels :

  • Faire certifier leur logiciel par un organisme accrédité.
  • Délivrer eux-même une attestation individuelle à chaque client.

Kwixéo a choisi de garantir la certification de son logiciel de facturation par attestation individuelle. Celle-ci est fournie automatiquement depuis l’espace abonnement du logiciel.

Attention, l’entreprise doit conserver les certificats ou l’attestation pour chaque version du logiciel utilisée. Pensez donc à télécharger votre attestation à chaque fois que Kwixéo est mis à jour.

Quelles sont les mesures de contrôle ?

L’Administration a mis en place une toute nouvelle mesure de contrôle afin de s’assurer que l’entreprise possède bien les justificatifs nécessaires. Ce contrôle vise à vérifier que l’entreprise utilise un logiciel de facturation certifié conforme à la loi « Anti-fraude à la TVA ». Il ne sera pas question de contrôle plus poussé mais la non-présentation du certificat peut amener à un contrôle fiscal ultérieur.

Quelles sanctions en cas de non-utilisation d’un logiciel de facturation certifié ?

Toute entreprise qui n’utilise pas de logiciel de facturation certifié au 1er Janvier 2018, s’expose à une amende de 7500 € et sera dans l’obligation de s’équiper d’un logiciel certifié dans les 60 jours suivant le contrôle par l’administration fiscale. De plus, dans ce cas de figure, les contrôleurs pourront effectuer un contrôle fiscal avec comme possibilité, d’avoir un éventuel redressement.

Toutefois, dans un premier temps et devant les multiples modifications de la loi, une confusion a été créée dans l’esprit des entreprises et des éditeurs. L’administration fiscale devrait dans un premier temps, faire preuve de prévention et de pédagogie. Celle-ci devrait accompagner les entreprises dans le changement de leur logiciel plutôt que d’appliquer des sanctions financières.

Vous êtes concernés par la loi de finances 2016 et vous n’utilisez pas un logiciel de facturation certifié conforme ?

Les équipes de Kwixéo peuvent vous accompagner dans le changement de votre logiciel de facturation. Sachez qu’il est possible d’importer tout votre historique sous conditions que votre logiciel actuel permet d’exporter les données sous le bon format, ce qui est généralement le cas.

N’hésitez pas à essayer Kwixéo gratuitement et sans engagement pendant 15 jours et découvrez un logiciel de facturation certifié, simple et intuitif.

https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/actualites/A12301

https://www.legifrance.gouv.fr/eli/loi/2017/12/30/CPAX1723900L/jo/article_105

Fiche de paie clarifiée : une réforme d’apparence ?

Incompréhension, manque de clarté et informations trop nombreuses… La fiche de paie est trop souvent difficile à comprendre pour les salariés. Le bulletin de paie clarifié était obligatoire pour les entreprises de plus de 300 salariés à partir du 1er janvier 2017. Il est désormais obligatoire pour les entreprises de moins de 300 salariés à compter du 1er janvier 2018.

Une réforme de la fiche de paie sans impact sur les salaires

Il s’agit d’un changement de forme et non de fond. Il n’y a donc aucun impact sur le salaire versé aux salariés ni sur les cotisations qui s’appliquent à l’employeur. Le but de cette réforme initiée par F. Hollande en 2013 est de rendre la compréhension du bulletin de paie et de ses intitulés accessible à tous les salariés. Cela permet aussi de clarifier l’utilité des cotisations salariales. En effet, pour la majorité des salariés, les bulletins de paie paraissent brouillon et trop remplis d’informations. C’est la raison pour laquelle son nombre de lignes et ses intitulés a été divisé par deux. Les données telles que les organismes auxquels les employeurs devaient verser leurs cotisations ont été supprimées.

Des rubriques plus claires pour une lecture plus simple

Dorénavant, les cotisations sont réparties en 5 groupes de postes de charges : Santé, Accidents du Travail, Retraite, Famille et Allocations chômage. Les autres contributions qui relèvent exclusivement de l’employeur telles que la taxe d’apprentissage, le versement transport et les autres rubriques sont regroupées en une seule ligne. Il y a donc moins de détails dans le nouveau bulletin de paie mais il permet une lecture plus simple et plus claire. On comprend donc mieux les montants pour lesquels on cotise et ce que l’employeur verse à l’état pour notre emploie sans avoir besoin de rentrer dans le détail. Ainsi, le nouveau bulletin rend lisibles les montants de cotisations dus par les salariés et les employeurs.

Quelques nouveautés dans la fiche de paie

Si certaines mentions sont supprimées ou regroupées, d’autre mentions apparaissent. Ces nouvelles mentions sont créées pour expliquer certains points restés flous dans l’ancienne fiche de paie. Le montant des allègements de cotisations consentis par l’Etat fait son apparition aux côtés du total versé par l’employeur.

L’accent est bien évidemment mis sur la compréhension de la fiche de paie qui doit être la portée de tout le monde. Il est possible d’en savoir plus si on le souhaite en se rendant sur le site référent service-public.fr grâce à la nouvelle mention située en bas du bulletin de paie.

Cette réforme de la fiche de paie obligatoire pour les entreprises ne modifie donc pas le fond. Mais de nouveaux changements vont changer la donne à l’horizon 2019 avec des modifications plus lourdes telles que le prélèvement à la source.

fiche de paye simplifié