Mise en place et fonctionnement des tickets restaurant

Les tickets restaurant constituent un avantage lors des recrutements : ils bénéficient autant à l’employeur qu’aux salariés. Vous songez à les proposer à vos salariés mais plusieurs questions vous taraudent : comment les mettre en place dans votre entreprise ? Qui peut en bénéficier et sous quelles conditions ? Comment les utiliser ? Kwixeo vous dit tout ce qu’il faut savoir sur les tickets restaurant.

Ticket restaurant : ce que dit la loi

Il n’existe pas de loi à part entière concernant les tickets restaurant, mais leur fonctionnement est encadré par le Code du travail, et par la Commission nationale des titres restaurant.

Avant toute chose, il convient de rappeler que les tickets restaurant ne sont pas obligatoires. Cependant, à partir de 25 salariés, l’employeur est tenu de proposer une solution pour la restauration de ses équipes : mettre en place un restaurant d’entreprise, aménager un local dédié à la restauration (avec réfrigérateur et micro-ondes au minimum), ou alors, proposer des titres restaurant. Pour les entreprises qui ne souhaitent pas investir dans un espace de restauration, les titres restaurant peuvent être une bonne alternative.

Si l’employeur choisit les tickets restaurant, 50 à 60 % de leur valeur seront à sa charge. Cette participation n’est pas considérée comme un avantage en nature, mais comme un avantage social. Concrètement, cela signifie que l’employeur n’aura pas à payer de cotisations sociales sur les titres restaurant, à condition que le montant de sa participation par ticket n’excède pas 5,43 € (plafond 2018). Si le montant est supérieur, le dépassement sera pris en compte dans la fourchette de calcul des cotisations sociales.

Comment mettre en place les tickets restaurant dans votre entreprise ?

Pour proposer les tickets restaurant à vos salariés, vous pouvez passer commande auprès des 4 sociétés spécialisées en France : Sodexo, Accor, Natixis ou Chèque déjeuner. Vous pouvez passer commande en début de mois ou en fin de mois. Les tickets peuvent être simples ou nominatifs, selon l’organisation que vous souhaitez adopter lors de la distribution.

Vous n’êtes pas obligé d’en fournir à tous vos salariés, mais ceux qui ne bénéficient pas de titres restaurant doivent bénéficier d’une compensation d’un montant égal. Si vous fournissez des tickets restaurant à tous vos salariés, le montant doit être le même pour tous, qu’il s’agisse d’un salarié au SMIC ou d’un cadre dirigeant. Pour les salariés à temps partiel, la distribution ne se fait que sur les jours où les heures travaillées inclues une pause déjeuner.

Enfin, les salariés ont droit à un ticket restaurant par jour de travail. Si le salarié est absent, qu’il s’agisse d’un arrêt maladie, d’un RTT, ou d’un congé, et même s’il ne s’agit que d’une demi-journée, il perd son ticket restaurant du jour. Si la commande de ticket est faite en avance, le ticket sera soustrait sur le mois suivant.

Salariés : comment utiliser vos tickets restaurant ?

Selon la législation, les tickets restaurant permettent d’acheter un repas ou une préparation alimentaire, auprès des établissements qui les acceptent. Il peut donc s’agir d’un supermarché, d’une boulangerie, d’un restaurant, etc. Pensez bien à demander ou à regarder sur la devanture si les tickets restaurant sont acceptés.

Si l’employeur prend en charge 50 % à 60 % des tickets, cela signifie que le reste du montant est à votre charge. En théorie, vous ne pouvez utiliser qu’un ticket restaurant par jour. En pratique, beaucoup d’établissements acceptent de prendre plusieurs tickets restaurant. Attention cependant, si la somme est inférieure au montant du ticket restaurant, le commerçant ne rend pas la monnaie, il vaut donc mieux prendre un article du montant même ou d’un montant supérieur.

Bien sûr, cela ne concerne que les tickets restaurant sous forme de chèques. Depuis 2014, les tickets restaurant peuvent aussi être dématérialisés et utilisés via une carte (qui fonctionne comme une carte bancaire) ou sur votre Smartphone. Le montant est alors prélevé sur votre cagnotte, ce qui permet de régler le problème du rendu de monnaie. Dans tous les cas, l’utilisation de tickets restaurant est limitée à 19 € par jour.

Les titres restaurant, étant en théorie, réservés pour les jours de travail, vous ne pouvez pas les utiliser le dimanche. Si vous travaillez le dimanche, vous pourrez les utiliser si c’est précisé sur le ticket.

Enfin, les tickets restaurant sont valables pendant une année civile, à laquelle s’ajoute les mois de janvier et février de l’année suivante. Si à cette date, il vous reste des titres restaurant non utilisés, vous pouvez les rendre à votre employeur, qui pourra vous les échanger contre de nouveaux tickets valides. Attention, la zone géographique est elle aussi limitée : vous ne pouvez les utiliser que dans votre département, ou dans un des départements limitrophes, exception faite des salariés en déplacement professionnel.

Comment procéder pour embaucher son premier salarié ?

Embaucher son premier salarié est une étape cruciale dans votre vie de chef d’entreprise. Vous devrez vous occuper du recrutement, gérer les coûts qui en découlent, et vous soumettre à de nouvelles obligations légales. Voici les conseils de Kwixeo pour recruter sereinement son premier salarié.

Premier salarié : le recrutement étape par étape

Le recrutement d’un premier salarié peut faire peur à prime abord. Cependant, en dégrossissant étape par étape, le déroulé est assez simple :

Identifier vos besoins

Dans un premier temps, définissez le poste : quel sera son intitulé ? Quelles seront les missions et les responsabilités de votre premier salarié ? L’aspect pratique est aussi à prendre en compte : allez-vous proposer un contrat de professionnalisation, un CDD ou un CDI, et sous quel volume horaire ? Quelle rémunération pouvez-vous proposer ?

Ensuite, il vous faudra réfléchir au profil qui vous semble idéal. Essayez d’identifier clairement les compétences indispensables, les savoirs-être et les savoirs-faire qui vous semblent de rigueur.

Préparer l’annonce

La rédaction de l’annonce doit être réalisée avec soin. Elle doit être attractive, avec un intitulé accrocheur et clair, et une écriture fluide et dynamique. Elle doit bien détailler le profil recherché, ainsi que votre activité et vos valeurs.

N’hésitez pas à la faire relire à plusieurs personnes, ou à demander l’aide d’un cabinet de recrutement. Une fois l’annonce prête, identifier les canaux de diffusion adéquats : réseaux sociaux, affichages, plateformes de recrutement, cabinet spécialisé, etc. Le mode de diffusion est tout aussi important que la rédaction !

Les entretiens

Après avoir analysé les candidatures reçues, sélectionnez les plus intéressantes et organisez les entretiens. Pour être plus à l’aise, n’hésitez pas à préparer le déroulé de l’entretien et vos questions à l’avance. Cette première rencontre doit vous permettre de répondre à la question : cette personne convient-elle pour le poste ? Analysez donc bien son CV, ses motivations, et essayez de comprendre sa personnalité.

L’intégration du premier salarié

Suite aux entretiens, vous avez trouvé votre bonheur ? Il ne reste plus qu’à intégrer votre premier salarié à l’entreprise. Pour se faire, un contrat de travail clair et précis sur l’engagement et les responsabilités de chacun doit être rédigé, et signé par les deux parties.

Le contrat de travail peut inclure une période d’essai. Cette dernière n’est pas obligatoire, et la durée maximale est fixée par le code du travail et les différentes conventions collectives. Cependant, la période d’essai est très intéressante pour les deux parties : vous pouvez juger de l’efficacité de votre premier salarié, et celui-ci peut voir si le poste et l’environnement lui conviennent.

Une fois le contrat signé et la date de prise de poste désignée, il ne vous reste plus qu’à accueillir votre salarié dans les meilleures conditions. Il faudra vous rendre disponible pour lui expliquer ses missions, le former sur certains points, l’introduire auprès de votre clientèle, etc.

A noter : avant toute embauche, vérifiez si une convention collective régit votre activité pour être sûr d’être en règle. Vérifiez également si vous êtes, ou non, éligible à une aide à l’embauche auprès de votre expert comptable.

Estimer le coût de l’embauche de votre premier salarié

Embaucher son premier salarié représente un coût qui peut être difficile à estimer. Pour mieux comprendre, il faut avoir en tête les coûts directs et les coûts indirects.

Parmi les coûts directs :

  • Le salaire brut : salaire net et cotisations salariales ;
  • Les charges patronales : il faut compter en moyenne 40 à 45 % du salaire brut. Elles comprennent : assurance maladie, vieillesse, chômage et accident du travail, allocations familiales, retraite complémentaire, formation professionnelle et taxes sur les salaires ;
  • Éventuels avantages en nature, primes, intéressement et participation.

Ensuite, il ne faut pas négliger les coûts indirects, qui selon le type de poste, peuvent être plus ou moins coûteux. Ils représentent l’investissement nécessaire pour équiper votre premier salarié afin qu’il puisse réaliser ses missions : bureau, ordinateur, imprimante, chaise, fournitures, etc.

Les obligations légales lors d’un premier recrutement

Pour ne pas faire d’impairs sur l’aspect administratif et légal, il ne faut pas oublier toutes les obligations qui découlent du recrutement d’un premier salarié.

Dans un premier temps, vous devrez déclarer l’embauche à l’inspecteur du travail, par lettre recommandée. Ensuite, vous devrez déclarer l’embauche de votre premier salarié à l’URSSAF. Attention, la déclaration à l’URSSAF doit être effectuée avant la prise de fonction, afin que le salarié soit immatriculé et couvert au moment de la prise de poste. Enfin, vous devrez prendre rendez-vous avec le service de santé au travail, pour organiser le contrôle médical et le suivi du salarié.

L’embauche d’un premier salarié demande aussi quelques aménagements dans le fonctionnement administratif de l’entreprise. Le document unique d’évaluation des risques de l’entreprise doit obligatoirement être élaboré, dès l’accueil d’un premier salarié dans votre structure. Vous devrez aussi mettre en place les affichages obligatoires en entreprise, ainsi qu’un registre unique du personnel.

Enfin, vous devrez créer votre compte cotisant auprès de l’URSSAF, et adhérer aux régimes de retraite complémentaire Agirc et Arrco