Logiciel de facturation : ce que dit la loi

Le logiciel de facturation est une solution qui facilite l’édition des documents commerciaux tels que le devis ou la facture. Sur le marché, il se présente aujourd’hui sous diverses variantes, avec des fonctionnalités toujours plus innovantes. Les options proposées ne sont cependant pas les seuls critères à considérer pour le choisir. Il faut par-dessus tout s’assurer que la solution choisie réponde aux normes en vigueur. Revenons sur ces nouvelles réglementations.

Logiciel de facturation : les nouvelles réglementations en vigueur

En janvier 2018, une nouvelle loi vient de bousculer le mode de fonctionnement des entrepreneurs qui œuvrent dans le commerce et la distribution : celle qui les oblige à utiliser un logiciel de facturation agréé par l’administration à la place de leur logiciel classique.

Cette nouvelle mesure entre dans le cadre d’une politique qui vise à lutter contre les fraudes à la TVA. Afin de mieux réglementer les pratiques des commerçants, qui pouvaient auparavant modifier et supprimer librement les données concernant leurs encaissements, l’administration a donc imposé l’utilisation d’un logiciel de facturation certifié.

Pour être certifié, un logiciel de facturation doit répondre à quatre grandes exigences :

  • L’inaltérabilité des données : il doit vous permettre de sauvegarder les données sur vos recettes sans les altérer. Si des modifications ont eu lieu, le logiciel de devis et facture doit présenter un historique les concernant, avec la nature et la date de chaque modification.
  • La sécurisation : le logiciel de facturation doit posséder un système de sécurisation fiable, qui permet de sauvegarder les données dans leur état d’origine.
  • La conservation : le logiciel de facture doit mettre en avant un système de clôture, qui permet de la réaliser sur un intervalle régulier. Les données enregistrées doivent être conservées pendant 6 ans.
  • L’archivage : il doit être possible de figer les données sur le logiciel de facture pendant une durée déterminée au moyen d’un système d’archivage fiable. Cette archive doit être facile d’accès pour l’administration.

Qui doit utiliser ce logiciel de facturation certifié ?

Cette obligation concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA, susceptibles de tirer profit d’une éventuelle fraude. Elle s’applique par ailleurs sur toutes les solutions de facturation existantes, qu’il s’agisse d’un logiciel téléchargeable ou d’une application en ligne, d’une solution standard ou spécifique. De même, toutes les données qui concernent une transaction doivent être conservées sur l’application et répondre à ces quatre exigences que sont l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage.

Que risque-t-on si ces dispositions ne sont pas respectées ?

Une entreprise assujettie à la TVA qui omet d’utiliser un logiciel de facturation certifié sera sanctionnée par le paiement d’une amende de 7 500 euros. Elle dispose ensuite de 60 jours pour régler sa situation et se doter d’un logiciel agréé. Lors d’un contrôle administratif, la présentation d’une attestation de la certification est obligatoire afin d’éviter ces sanctions. Cette attestation est fournie par l’éditeur ou par un organisme agréé, si vous avez choisi de faire appel à celui-ci pour certifier votre logiciel de facturation.

Il convient en outre de noter que tous les logiciels utilisés pour gérer les transactions commerciales sont soumis à cette obligation de certification. Il arrive en effet que l’entreprise gère sa facturation au moyen d’un logiciel ERP. Celui-ci doit avoir la même certification que celle nécessaire pour un simple logiciel de facturation.

De même, si vous utilisez plusieurs logiciels de gestion à la fois, ils doivent disposer chacun d’une attestation. Si ce n’est pas le cas, l’amende sera appliquée à chaque logiciel qui n’est pas agréé par l’administration compétente.

Si vous disposez déjà d’un logiciel de devis et facture, pensez donc à vous renseigner auprès de l’éditeur pour obtenir l’attestation nécessaire. Si votre choix n’a pas encore été fait, dirigez-vous directement vers un logiciel de facturation agréé par l’administration. Pour bénéficier d’une solution facile à utiliser, respectant la législation en vigueur, choisissez Kwixéo qui est un logiciel de facturation en ligne certifiée conforme. Avec notre outil, vous profiterez de nombreuses fonctionnalités qui vous permettront de gérer efficacement et aisément vos factures, et nous vous garantissons transparence et respect de la législation.

Les avantages d’un logiciel de facturation en ligne

Pour les commerciaux et les dirigeants en charge de la facturation, l’apparition du logiciel de facture a été une opportunité de gagner du temps en établissant les factures directement sur un logiciel dédié et optimal. Mais trouver la bonne solution n’est pas toujours facile. D’autant que les options sont nombreuses. Dans cet environnement marqué par la diversité, les logiciels de facturation en ligne comme Kwixéo disposent toutefois d’une bonne longueur d’avance sur les solutions On-Premise. Découvrez quels sont les principaux avantages d’un logiciel de facturation en ligne.

Vos documents accessibles partout, à tout moment avec un logiciel de facture en ligne

Dans la journée, un entrepreneur doit jongler entre ses différentes responsabilités, qui l’amènent parfois à se déplacer chez des clients, des partenaires et des fournisseurs. Le logiciel de facturation en ligne tente ainsi de répondre à cette problématique de mobilité afin de faciliter son quotidien.

En effet s’appuyant sur le stockage en nuage, il est accessible depuis n’importe quel support connecté, ordinateur, tablette ou Smartphone, et offre une grande liberté aux entrepreneurs. Que vous soyez au bureau ou en déplacement, vous pouvez toujours consulter ou éditer une facture et un devis sur votre logiciel.

Des factures sans erreurs et respectant les normes

Pour être en conformité avec la loi, une facture doit comporter quelques mentions obligatoires telles que les coordonnées du vendeur et de l’acheteur, la date d’édition et le numéro de la facture, le taux de TVA ainsi que les montants HT et TTC. Grâce à un logiciel de devis et facture, tout ceci sera facile à gérer.

Le logiciel vous propose en effet des modèles de facture qui comportent déjà ces champs obligatoires. Il suffit d’y glisser les informations correspondantes. Vous pouvez par ailleurs enregistrer les informations sur vos clients dans la base de données du logiciel afin de les trouver facilement toutes les fois où vous en avez besoin.

Des modèles de facture personnalisables à votre disposition

Les devis et les factures que vous éditez constituent pour le client le reflet de votre image de marque. Il est ainsi important de soigner leur présentation pour faire preuve de professionnalisme et mettre en avant une bonne image de marque. Depuis votre logiciel de devis et facture, il vous sera facile de concevoir des modèles adaptés à votre image. Vous avez accès à des modèles personnalisables, que vous pouvez adapter selon le contexte d’émission de la facture.

Un processus simplifié et optimisé

L’édition d’une facture est une tâche contraignante pour un dirigeant d’entreprise. Heureusement, grâce au logiciel de facturation en ligne, il est possible de simplifier ce procédé. Vous pouvez en effet travailler sur une interface intuitive et facile à prendre en main. Par ailleurs, vous n’aurez plus à imprimer et envoyer vos factures. Depuis votre logiciel de facture en ligne, vous pouvez directement les envoyer au destinataire.

La facturation en ligne vous permet également de centraliser votre processus sur une plateforme unique. De cette manière, vous avez une vue d’ensemble sur l’état de vos factures afin d’identifier celles qui sont payées et déterminer les encours clients ou fournisseurs. Ce logiciel de facture vous aide ainsi à suivre de près votre état financier.

Vos données sécurisées avec un logiciel de facturation en ligne

Le processus de facturation implique de gérer des données sensibles qui concernent les clients. Mais à partir du moment où vous les avez en main, vous êtes tenu d’assurer leur confidentialité. Il vous faut ainsi un espace de stockage qui permet de les sauvegarder en toute sécurité. Ce que vous pouvez obtenir avec un logiciel de facturation en ligne.

Le stockage en nuage offre une sécurité optimale grâce à la clé de sécurité utilisée et au système de cryptage qui rendent les données inaccessibles à toute personne extérieure. Seuls les collaborateurs qui possèdent la clé d’accès pourront les visualiser. En outre, ce système inviolable n’est pas non plus soumis aux pannes informatiques et matérielles. Le logiciel en ligne est accessible de n’importe quel support.

Optez pour Kwixéo, notre logiciel de facturation en ligne

Kwixéo est un logiciel de facturation en ligne qui vous permet de créer vos documents de manière simple et intuitive. Notre solution offre toutes les fonctionnalités propres à un outil en ligne. Le plus réside dans sa facilité d’utilisation. Vous pourrez en effet éditer, envoyer et gérer vos factures aisément. Les relances des impayés se font de manière automatique avec Kwixéo. Ainsi, n’attendez plus ! Adoptez notre logiciel dès maintenant !

Faire un devis en ligne, simplement avec Kwixeo

La transparence au niveau du prix est une obligation que tout prestataire ou vendeur est tenu de respecter. Dans le cadre d’une vente de produits, il est d’usage d’afficher le prix. Faire un devis n’est donc pas forcément utile, sauf si le montant est important. Pour la prestation de service, l’édition du devis est également optionnelle, excepté pour certaines prestations. Lorsqu’il est nécessaire, il est alors possible de le créer depuis une application en ligne.

Pourquoi créer un devis ?

Un devis est un document établi pour le client afin de lui donner suffisamment d’informations sur le produit ou la prestation, sur leurs prix, la date et le délai de la livraison. Lorsqu’il est signé par le prestataire et le client, il implique l’engagement des signataires. Toutefois, il engage déjà le fournisseur qui l’a édité même sans signature.

Faire un devis est obligatoire dès que le montant estimé du produit ou de la prestation dépasse 1 500 euros. Pour certaines prestations, notamment les travaux et les dépannages, les services à la personne, les prestations de santé et le déménagement, créer un devis est également obligatoire même avec un montant inférieur à 1 500 euros. Ce document reste toutefois nécessaire, avec ou sans obligation.

Proposer un devis précis et clair évite en effet les malentendus avec les clients et permet d’établir une bonne relation avec ceux-ci. Il apporte également une sécurité pour le vendeur ou le prestataire comme pour le client. À partir du moment où il est signé, le devis devient en effet un contrat commercial qui engage les signataires. Il réduit donc les risques de non-paiement ou de non-réalisation de la prestation.

Que faut-il inclure dans un devis ?

Un devis doit contenir :

  • le nom et les coordonnées de l’entreprise ;
  • le statut et la forme juridique ;
  • le numéro de TVA ;
  • le nom et l’adresse du client ;
  • la date et la durée de validité du devis ;
  • la date de début et la durée estimée de la prestation ;
  • la description, la quantité et le prix unitaire de chaque prestation ;
  • le montant total à payer HT et TTC avec le taux de TVA applicable ;
  • les modalités de paiement et d’exécution de la prestation ;
  • les modalités de réclamation et les conditions du service après-vente ;
  • les frais de déplacement, s’il y en a.

Il doit toujours porter la signature du client pour être valide et signifier la prise de connaissance des conditions et des tarifs par le client.

Bien choisir son logiciel de devis en ligne

Si auparavant, il fallait se servir des programmes tels que Word ou Excel pour créer un devis, il est désormais possible de le réaliser au moyen d’un logiciel de facturation en ligne. Kwixéo se trouve ainsi parmi les solutions que vous pouvez utiliser. Notre logiciel propose des modèles de devis pour auto entrepreneur et pour société, que vous pouvez modifier suivant les informations sur votre entreprise et vos prestations. Il contient déjà toutes les mentions obligatoires à inclure dans votre devis pour vous faire gagner du temps.

Notre application de devis en ligne facilite ainsi la création de devis et l’accès aux données. L’interface en ligne est en effet accessible depuis n’importe quel support connecté, que ce soit un ordinateur ou une tablette. Aussi, même en déplacement, vous pouvez continuer à éditer un devis et l’envoyer à un potentiel client.

Cette possibilité de faire un devis en ligne favorise bien entendu la réactivité commerciale. En quelques clics, votre devis sera en effet disponible. De cette manière, vous avez donc un moyen de satisfaire vos potentiels clients et de devancer la concurrence. Vous n’aurez plus à les faire attendre pour obtenir une estimation exacte du tarif de la prestation demandée.

Facture d’avoir : exemple

Faire une facture d’avoir est nécessaire dès que vous avez besoin d’annuler une facture. Et pourtant, la création d’un tel document n’est pas évident pour certains. Apprenez alors à créer des factures d’avoir en bonne et due forme !

Dans quel cas éditer une facture d’avoir ?

Un avoir est un document émis en vue d’annuler une facture qui contient des erreurs et/ou de notifier le remboursement total ou partiel d’un paiement déjà effectué par le client. Plusieurs situations peuvent donc vous amener à éditer un tel document :

  • vous avez remis une facture contenant une erreur sur le montant ou la quantité du produit ou du service au client ;
  • le client a retourné le produit ou annulé la prestation ;
  • la facture a été remise au mauvais client ;
  • vous souhaitez appliquer une remise à la suite d’un produit défectueux ou d’un retard de livraison.

Dans de pareilles situations, l’édition d’un avoir permet de maintenir une comptabilité claire et sans erreur. L’annulation d’une facture est en effet interdite. L’avoir permet alors de préciser l’existence d’une erreur ou d’un remboursement afin d’en tenir ensuite compte dans la comptabilité.

Que contient une facture d’avoir ?

L’avoir est rédigé comme une facture ordinaire. Il reprend ainsi les mêmes informations que cette dernière, avec l’intitulé « Avoir » sur le haut du document. À la place du montant à payer, il faut toutefois mentionner le montant que vous devez rembourser.

À titre d’exemple, si vous avez émis une facture de 2 000 euros au client alors que vous avez revu le tarif de votre prestation pour être à 1 800 euros, le montant de 200 euros à rembourser est celui qui doit figurer dans votre facture d’avoir. Il est également nécessaire de préciser les modalités de remboursement de cette somme dans la facture d’avoir : remboursement par chèque n° XXX ou à faire valoir à la prochaine facture par exemple.

Une TVA est appliquée dans l’avoir sur facture uniquement si le paiement initial y est assujetti. La facture doit également disposer d’une numérotation, au même titre qu’une facture classique. Vous avez alors deux options possibles : soit vous continuez avec la même numérotation que celle de vos factures, soit vous créez une numérotation parallèle pour tous vos avoirs.

Utiliser un logiciel de facturation pour suivre et éditer ses avoirs

La gestion des avoirs est une tâche quelque peu complexe. Elle nécessite surtout une bonne organisation et un suivi efficace pour éviter les erreurs dans les montants restants à payer et dans le chiffre d’affaires. Pour cette raison, le recours à un logiciel de facture reste un choix judicieux.

Avec un logiciel de facturation, les données seront en effet sauvegardées sur un espace de stockage commun. Il sera alors plus facile de faire la liaison entre l’avoir et la facture à annuler. Le document sera également créé plus rapidement, de manière automatique. Il suffit alors de reporter les informations sur la facture d’avoir, sans qu’il soit nécessaire de les ressaisir.

Une fois la facture d’avoir envoyée au client, vous pouvez directement mettre à jour le solde de l’encours. De même, il est possible de communiquer directement ces modifications à votre expert-comptable en vue de la comptabilisation.

L’utilisation d’un logiciel de facturation vous fait ainsi gagner du temps et vous évite à la fois les erreurs sur vos factures ou dans votre comptabilité. Vous pouvez en ce sens choisir parmi les différentes solutions mises en avant sur le marché. Si vous gérez une TPE ou une PME, vous pouvez opter pour Kwixéo. Notre application de facturation en ligne vous permet d’éditer et de gérer tous vos documents commerciaux.

Accessible depuis un ordinateur ou une tablette, Kwixéo vous permet de créer facilement vos factures d’avoir et de suivre de près vos écritures comptables. Vous pouvez également vous en servir pour l’édition de factures et de devis.

Exemple facture d’acompte

Le paiement d’un acompte est fréquent dans la vente de biens comme dans la prestation de services. Pour le vendeur ou le prestataire, ce paiement implique l’émission de la facture d’acompte. Mais comment l’éditer ? Et quelles obligations légales faut-il remplir pour l’édition et l’émission d’un tel document ? Éléments de réponse !

Une facture d’acompte : qu’est-ce que c’est ?

L’acompte est une partie du montant total à payer, que le client peut vous verser avant la livraison ou la réalisation de la prestation. Il peut être équivalent à un pourcentage du montant total ou à un montant défini en euros.

Bien souvent, ce versement est effectué afin de valider la commande. Il apporte ainsi une sécurité pour votre entreprise quant à l’engagement du client. Pour ce dernier, il permet d’alléger la facture. Les paiements seront en effet répartis dans le temps, parfois même tout au long de la prestation ou de la production. Les paiements effectués seront ensuite soustraits du solde à payer afin d’obtenir le montant restant dû.

Il convient cependant de noter qu’à partir du moment où le client règle un acompte, vous avez l’obligation de lui remettre une facture : la facture d’acompte. Cette obligation concerne toutes les entreprises, assujetties ou non à la TVA, y compris donc les autoentrepreneurs. Vous devez également préciser l’existence de l’acompte en amont. Vous pouvez en faire mention dans le devis ou dans la facture pro forma.

Que contient une facture d’acompte ?

S’apparentant à une facture ordinaire, la facture d’acompte reprend les mêmes mentions légales que celle-ci, à savoir : le nom et les coordonnées de votre entreprise, sa forme juridique, le numéro SIREN, le nom et l’adresse du client, un numéro et une date.

La numérotation doit suivre le même ordre chronologique que celui des factures ordinaires. Quant à la date, elle correspond à celle de l’émission de la facture d’acompte. La date du paiement sera également précisée dans l’acompte. Il est alors possible de mettre une date exacte ou la mention « Payable à réception ». Il faut en outre se référer au devis qui fait suite à cet acompte.

Si le client doit payer plusieurs acomptes, vous avez le choix entre émettre une ou plusieurs factures. Il faut ensuite les recenser dans la facture finale en précisant le montant, la date et le numéro de chacun. À titre d’exemple, pour une prestation facturée à 1 000 euros et pour laquelle le client a versé trois acomptes de 150 euros, il faut les mettre au clair dans une facture d’acompte. Dans la facture finale, le montant dû est donc de 550 euros, en précisant que 450 euros ont déjà été payés en acompte.

Établir la facture d’acompte avec un logiciel de facturation

L’édition de la facture d’acompte peut se faire avec un logiciel de facturation, qui permet alors de simplifier cette tâche. L’outil vous donne en effet la possibilité de centraliser les opérations de facturation. Aussi, depuis une plateforme unique, vous pouvez éditer vos devis, vos acomptes et votre facture de solde. De cette manière, vous n’aurez pas à ressaisir les données plusieurs fois.

Vous avez simplement à créer l’acompte à partir du devis édité en amont. Au terme de la prestation, vous pouvez également reprendre les factures d’acompte pour éditer la facture de solde.

Le logiciel de facture évite ainsi les erreurs sur les montants et vous fait gagner du temps. Si vous gérez une micro entreprise ou une PME, vous pouvez à cet égard vous servir de notre outil, Kwixéo. Vous aurez accès à un modèle de facture d’acompte que vous pouvez personnaliser pour gagner du temps. Vous pouvez directement l’envoyer au client une fois édité.

L’édition d’une facture d’acompte, et de la facture de solde qui suit, demande une réelle attention pour éviter les erreurs. C’est pourquoi utiliser un logiciel de facturation, avec les modèles proposés, sera toujours plus judicieux.

Exemple de facture

L’édition d’une facture est obligatoire pour tout entrepreneur qui exerce une activité commerciale. Mais les règles à suivre pour ce faire restent peu connues de certains d’entre eux. Une facture qui n’est pas établie suivant les règles prévues par la loi peut cependant perdre sa validité ou amener au paiement d’une amende. Il est alors recommandé d’utiliser un logiciel de facturation qui édite un exemple de facture répondant aux exigences réglementaires et que vous pouvez personnaliser.

Pourquoi et dans quel cas éditer une facture ?

Remettre une facture conforme à la loi est obligatoire à la suite d’une vente ou après la réalisation d’un service pour le compte d’un particulier ou d’un professionnel qui représente le client. Elle doit être délivrée au moment de la livraison ou au terme de la réalisation de la prestation, et établie en deux exemplaires, dont l’un pour le client et l’autre pour le vendeur ou le prestataire.

Cette facture constitue une pièce justificative du paiement pour le client. Pour le vendeur ou le prestataire, il représente également un justificatif juridique et fiscal, qui permet de suivre les impositions, le chiffre d’affaires et les bénéfices. En cas de contrôle de l’administration, vous devez donc avoir la capacité de la présenter. Vous devez d’ailleurs la conserver pendant au moins 10 ans.

Il est néanmoins possible de confier l’édition de ses factures à un tiers, dans le cadre d’une sous-traitance. Vous avez également le choix entre proposer une facture sur papier ou une facture électronique.

Que doit contenir une facture ?

Pour être valable, une facture doit comporter quelques mentions obligatoires, prévues par la loi, que sont :

  • les informations sur l’entreprise prestataire (nom, numéro, SIREN, forme juridique, etc.) ;
  • les informations sur le client (nom, adresse, numéro) ;
  • la date d’émission ;
  • le délai de paiement convenu ou la date limite de paiement ;
  • le numéro de la facture ;
  • le taux de TVA ou la mention « TVA non applicable » pour les entreprises qui ne sont pas assujetties à la TVA ;
  • une description de la prestation (dénomination, quantité, prix unitaire HT et TTC) ;
  • les moyens de paiement.

En plus de constituer un justificatif juridique, la facture est utile pour le suivi de la comptabilité. D’où l’importance de la précision apportée par les informations qu’elle contient.

Établir la facture à l’aide d’un logiciel de facturation

Un logiciel de facturation vous permet d’éditer automatiquement vos factures. Après le paramétrage initial, vous pouvez retrouver vos factures personnalisées sur la plateforme, avec les informations sur votre entreprise et les mentions obligatoires nécessaires. Le logiciel de facture sera également d’une aide précieuse lorsque vous débutez dans la facturation. Il vous propose en effet un exemple de facture que vous pouvez modifier en incluant les informations sur votre entreprise et vos prestations.

En utilisant un logiciel de facture, vous gagnez ainsi du temps. Vous évitez également les erreurs en suivant l’exemple de facturedéjà fourni. Vous devez toutefois choisir une solution qui possède des fonctionnalités adaptées à votre activité. C’est pourquoi pour les auto entrepreneurs et les PME, nous proposons Kwixéo. Étant une application en ligne, notre outil est accessible depuis votre ordinateur ou votre tablette. Il permet d’éditer des documents commerciaux fiables par le biais d’un exemple de facture pour auto entrepreneur et pour les PME.

Que faire en cas d’erreur sur la facture ?

Les erreurs peuvent être fréquentes sur les factures, qu’elles concernent le montant ou la nature de la prestation. Pour les corriger, vous pouvez rectifier ou annuler la facture. La première possibilité consiste à émettre une facture rectificative qui notifie l’existence de la facture à annuler et le montant à rembourser ou le nouveau montant à payer.

Vous avez également la possibilité d’émettre une facture d’avoir, qui fait référence à l’annulation et/ou le remboursement avant de remettre une deuxième facture avec le montant exact dû.

Il convient de noter que supprimer une facture est une démarche interdite. Cela vous amène en effet à faire disparaître la facture de votre comptabilité. C’est pourquoi, plutôt que de supprimer une facture, vous devez éditer une autre. L’utilisation d’un logiciel de facturation limite par ailleurs de telles erreurs. Vous pourrez en effet travailler sur une plateforme unique avec toutes les informations sur le client. Vous évitez ainsi les saisies multiples, à l’origine des fautes.

Exemple de devis

Du fait de leur activité, certains entrepreneurs se trouvent dans l’obligation de créer un devis. Pour être valable, ce document doit cependant se faire suivant les normes réglementaires imposées. En adoptant un logiciel d’édition de devis, vous aurez sous la main un exemple de devis en bonne et due forme.

Faire un devis : dans quel cas est-ce obligatoire ?

L’établissement d’un devis est obligatoire uniquement pour certains professionnels. Tel est le cas des entreprises qui proposent des travaux et des dépannages dans le secteur du bâtiment ou des équipements électriques et électroniques, lorsque le montant estimé excède 150 euros.

Pour les professionnels de la santé, le devis est également obligatoire lorsqu’il y a dépassement d’honoraires, qui va au-delà de 70 euros.

Enfin, pour les professionnels qui proposent des services de déménagement, faire un devis est une obligation, quel que soit le montant.

Dans les secteurs où elle est optionnelle, l’édition du devis devient nécessaire dès que le client en fait la demande. Par ailleurs, bien que le client omette cette demande, le proposer demeure utile tant pour celui-ci que pour votre entreprise.

Pourquoi faire un devis ?

Le devis est conçu pour apporter davantage de précision sur le service fourni au client et les tarifs y afférents. Créer un devis augmente donc vos chances d’obtenir un contrat. Pour le client, la prise de décision sera en effet difficile sans ce document écrit qui détaille les conditions de réalisation de la prestation.

Dans un même temps, le devis va sécuriser la relation avec le client. Une fois signé, il acquiert en effet le statut de contrat commercial. Il engage ainsi le client à payer le montant convenu. En somme, il apporte une assurance tant pour votre entreprise que pour le client.

Créer un devis : les obligations légales à respecter

L’édition d’un devis doit se faire suivant les réglementations prévues par la loi. Il doit ainsi comporter les mentions légales obligatoires que sont :

  • les informations sur l’entreprise ;
  • les informations sur le client ;
  • la date d’édition du devis ;
  • la description des prestations ;
  • la date de début et la durée estimée de la prestation ;
  • le prix de la prestation et de la main-d’œuvre ;
  • le montant total à payer ;
  • les conditions de règlement ;
  • les conditions de garantie ;
  • les frais de déplacement.

Pour les auto entrepreneurs et les artisans qui doivent souscrire une assurance, il faut également préciser la solution adoptée, la couverture géographique du contrat et les coordonnées de l’assureur dans le devis. Il faut par ailleurs préciser la durée de validité du devis et son statut gratuit ou payant. Enfin, pour qu’il soit valide, le devis doit être signé par le client.

Utiliser un logiciel de facturation pour faire un devis

En raison des différentes informations qu’il doit contenir, l’établissement d’un devis peut vite devenir une tâche fastidieuse, notamment lorsque plusieurs clients en font la demande. Au fil des répétitions, les erreurs et les oublis peuvent également se produire facilement. Afin de les éviter, un logiciel de devis est d’une grande utilité.

Depuis cette solution, vous avez accès à un exemple de devis, que vous pouvez individualiser selon la demande du client. Vous pouvez également enregistrer les modèles personnalisés sur le logiciel pour les retrouver facilement chaque fois que vous en avez besoin.

L’utilisation d’un logiciel de facturation vous permet ainsi d’éditer un devis précis, avec toutes les informations légales nécessaires, en seulement quelques clics. Outre le gain de temps, votre devis sera également exempt d’erreurs grâce à ce logiciel.

Sur le marché, ces logiciels de facturation sont proposés sous des versions différentes avec des fonctionnalités diversifiées. Il est toutefois important de trouver une application qui s’adapte à votre activité. Pour la création de devis auto entrepreneur, nous proposons notre logiciel de devis en ligne, Kwixéo. Il s’agit d’une application complète, qui vous permet de créer tous vos documents commerciaux. Vous trouverez sur notre logiciel un modèle de devis pour auto entrepreneur, établi en conformité avec la loi.

Devis auto entrepreneur : ce qu’il faut savoir

Après des mois à peaufiner votre projet et à réaliser toutes les démarches administratives, votre entreprise est enfin prête à servir les clients. Mais au premier prospect qui se présente, vous êtes confronté à une problématique : vous ignorez comment faire un devis et quelles mentions il doit comporter. Pas de panique, notre article vous donne toutes les informations qui concernent la rédaction d’un devis auto entrepreneur.

Auto entrepreneur : pourquoi et dans quel cas rédiger un devis ?

Bon nombre d’entrepreneurs font face à des réclamations et des litiges avec des clients qui contestent le prix. Pour éviter les malentendus, la rédaction d’un devis est ainsi recommandée. Ce document permet en effet de renseigner de manière claire et précise le service ou le produit fourni avec le prix à payer. Le client poursuit donc la collaboration en étant en connaissance de cause. Cela peut par ailleurs éviter les factures impayées et les longues procédures de recouvrement, puisque celui-ci connaît déjà le montant à régler.

L’intérêt d’un devis auto entrepreneur se trouve également dans sa valeur juridique. Une fois signé par le client et le prestataire, il acquiert en effet la valeur d’un contrat commercial et engage les deux signataires. Vous êtes engagé pour le service à fournir et le client s’engage également à payer le prix. Dans le même temps, le devis constitue un argument commercial qui permet de fournir un aperçu positif du service et de rassurer le client.

Le devis est-il obligatoire pour un auto entrepreneur ?

Si vous proposez votre service à un professionnel, vous n’êtes pas tenu de créer un devis. Si en revanche vous vous adressez à un particulier, la création de devis est obligatoire lorsque la prestation concerne des services de déménagements, des travaux et des dépannages dans le secteur du BTP, des services à la personne ou des prestations funéraires.

Il est également obligatoire de créer un devis dès que le client en fait la demande. Néanmoins, pour les interventions d’urgence, vous pouvez passer outre cette obligation.

Devis auto entrepreneur : les mentions légales à intégrer dans le document

Un devis auto entrepreneur doit impérativement comporter :

  • un intitulé « Devis » en tête du document ;
  • le nom et les coordonnées de votre entreprise ;
  • le numéro d’immatriculation au RCS ou au Répertoire des métiers ;
  • le nom et l’adresse du client ;
  • les détails de chaque prestation et le prix ;
  • le taux horaire de la main-d’œuvre TTC ;
  • la date de début et la durée estimée de la prestation ;
  • la date du devis ;
  • les frais de déplacement ;
  • le montant total à payer TTC ;
  • la mention « TVA non applicable », qui s’applique pour les auto entrepreneurs ;
  • deux signatures : la vôtre et celle du client.

Vous pouvez également rajouter des mentions supplémentaires en fonction du service que vous proposez. Il s’avère par ailleurs nécessaire de préciser les conditions de révision du prix et la possible modification de la date de livraison.

Créer un devis au moyen d’un logiciel de facturation pour auto entrepreneur

L’édition du devis paraît simple. Mais lorsque les demandes s’accumulent, les erreurs peuvent se produire facilement. Il faut également pouvoir éditer le document plus rapidement afin de répondre à temps aux demandes de chaque client. Dans ce cas, le logiciel de devis pour auto entrepreneur sera d’une aide précieuse.

À cet égard, vous pouvez utiliser notre logiciel de devis en ligne, Kwixéo. Destiné aux micro entreprises, il vous permet de créer un devis personnalisé et sans erreur en quelques clics. Vous pouvez d’ailleurs travailler avec le modèle de devis auto entrepreneur déjà proposé sur le logiciel.

Étant une application en ligne, Kwixéo est accessible depuis tous vos supports connectés. Notre solution vous permet par ailleurs de centraliser vos documents sur un espace de stockage unique. Il vous sera alors facile de gérer vos devis et la relation avec vos potentiels clients.

Comment rédiger une facture ?

Une facture est un document remis au client et qui met en avant les conditions de livraison d’une marchandise ou de réalisation d’un service. Son émission, ses formes et ses contenus doivent être conformes aux dispositions prévues par la loi. Il est ainsi important de connaître les normes réglementaires appliquées afin de toujours éditer les factures en bonne et due forme.

La facture, une obligation pour le prestataire ou le vendeur

Toute personne physique ou morale qui exerce une activité économique se trouve dans l’obligation de remettre au client une facture toutes les fois où elle fournit le service à celui-ci. Dans les activités de vente comme dans la prestation de services, l’émission de facture est ainsi obligatoire. Cette disposition concerne également les auto-entrepreneurs, bien que leurs obligations comptables semblent allégées.

La facture est à remettre au client au plus tard le jour de la livraison, s’il s’agit d’une vente, ou pendant le dernier jour de la réalisation du travail, lorsqu’il s’agit d’une prestation de services. Elle doit être établie au nom du vendeur ou du prestataire et pour son propre compte. Il est toutefois possible de confier son édition à un tiers dans le cadre d’une sous-traitance. Il arrive également que le client établisse lui-même sa facture, avec l’auto-facturation.

Les mentions légales à inclure dans une facture

La facture est toujours à éditer suivant les normes réglementaires imposées. Elle doit ainsi comporter :

  • les informations d’identification du vendeur ou du prestataire : nom et adresse, numéro d’identification à la TVA, numéro d’identification et mention RCS, forme et dénomination sociale, montant du capital, informations sur l’état de la société ;
  • le nom et l’adresse du client ;
  • un numéro de facture, qui doit être unique et suivre une séquence continue et chronologique ;
  • la date d’émission de la facture ainsi que la date de la vente ou de la prestation si elles sont différentes ;
  • les informations sur la vente ou la prestation : dénomination et quantité, prix unitaire HT, le rabais, la remise ou la ristourne s’il en existe ;
  • le taux et le montant de la TVA ;
  • la date du règlement.

Si des pénalités de retard ou des indemnités forfaitaires sont appliquées, il faut également les préciser dans la facture.

Utiliser un logiciel de facturation pour gérer efficacement ses factures

Un logiciel de facturation est une application informatique qui permet de créer et de gérer les devis et les factures. Elle constitue une alternative aux programmes tels que Word ou Excel, utilisés autrefois pour l’édition des factures. Cette solution présente de nombreux avantages, comparée à ces programmes bureautiques.

Le logiciel de facturation permet en effet d’automatiser l’édition des devis et des factures. En quelques clics, il est possible de créer des factures personnalisées, comportant le logo et les informations sur l’entreprise. Les modèles sont déjà enregistrés sur sa base de données. Il suffit de les modifier pour obtenir la version à émettre aux clients.

Le logiciel de devis et facture est d’autant plus intéressant avec cette possibilité d’émettre la facture en format électronique. Il n’est donc plus nécessaire de l’imprimer. Il suffit de l’envoyer directement au client depuis l’interface du logiciel de facturation. Cette solution informatique promet ainsi un gain de temps inestimable et réduit en même temps le coût de traitement des documents commerciaux. Et pourtant, l’utilisateur ne perd pas en efficacité.

Le logiciel de devis et facture dispose d’une base de données où toutes les informations sur les clients sont stockées. Il suffit de les transmettre sur la facture lorsqu’il faut l’éditer. De même, avec les modèles préconçus, il n’y a plus aucun risque de faire des erreurs et d’omettre certaines mentions obligatoires.

Le choix du logiciel constitue toutefois une étape cruciale pour bénéficier de tous ces avantages. Il est important de trouver une solution qui répond à ses besoins et ses problématiques. Certains logiciels sont effectivement destinés aux grandes structures, d’autres pour les PME. Avant de prendre une décision, il s’avère donc nécessaire d’évaluer les fonctionnalités de l’application par rapport à ses problématiques pour trouver la solution la mieux adaptée.

Intégrant diverses fonctionnalités, Kwixéo est un logiciel de devis et facture facile à utiliser. Il vous permet de créer aisément vos factures et de les gérer d’une manière intuitive et optimale. Pensez ainsi à adopter notre outil d’édition et de gestion de factures en ligne.

Comment faire un devis ?

Un devis est toujours nécessaire, que vous travailliez avec des particuliers ou des professionnels. Il apporte en effet une précision sur le prix des produits ou le coût de la prestation. Signé par les deux parties, il constitue également un document commercial à part entière qui reflète l’engagement pris des deux côtés. Il est ainsi important de savoir faire un devis correctement pour remettre un document authentique au client.

Le devis : obligatoire ou facultatif ?

Un devis est un document qui met en avant les informations sur les conditions de réalisation d’une prestation et le tarif y afférent. Il permet au client d’avoir une idée précise du coût et l’aide à comparer les offres existantes, s’il fait appel à plusieurs prestataires.

Si la prestation est proposée à des professionnels, créer un devis n’est obligatoire que si le montant estimé est supérieur à 1 500 euros. Cela reste toutefois nécessaire pour éviter les malentendus. Il permet également de protéger les deux parties à travers un contrat signé par chacune d’elles.

Si le client est un particulier, le vendeur ou le prestataire est tenu de lui communiquer le tarif de son produit ou de sa prestation. Afficher le prix sur chaque produit ou avec chaque prestation suffit pour remplir cette obligation.

Pour certaines prestations, créer un devis reste toutefois obligatoire. Tel est le cas pour les travaux et les dépannages dont le montant estimé dépasse 150 euros ou pour les services à la personne avec un montant estimé à 100 euros. Il en est de même pour les prestations de déménagement, quel que soit le montant, et les prestations de santé dont le montant de dépassement d’honoraires va au-delà de 70 euros.

Quelles informations faut-il relater dans un devis ?

Le devis est rédigé comme une facture. Il reprend ainsi les informations d’identification obligatoires que contient une facture classique, à savoir : le nom et l’adresse de l’entreprise et du client, le montant du capital, la forme de la société ainsi que le numéro de SIREN de l’entreprise du vendeur ou du prestataire. Il faut également préciser la date d’émission du devis, la dénomination, la quantité et le prix unitaire HT des marchandises ou de la prestation ainsi que la date de début et la durée estimée de la prestation.

Sans oublier le montant TTC à payer, le taux et le montant de la TVA, les modalités de paiement et de livraison du bien ou du service. S’il y a des acomptes à payer, des frais de déplacement et un service après-vente, il faut également en faire mention dans le devis.

Sur le haut du document, il faut toujours l’intitulé « Devis », « Offre commerciale », « Proposition de mission » ou « Proposition de prix ». Le délai de validité du document et son caractère gratuit ou payant doivent également être clairement mentionnés. Par ailleurs, bien que cela ne soit pas obligatoire, il est nécessaire de préciser les conditions de révision du prix dans le devis pour éviter un conflit avec le client.

Utiliser un logiciel de facturation pour faire un devis : une solution simple et rapide

Aujourd’hui, il n’est plus nécessaire de perdre des heures sur papier ou sur Excel pour élaborer un devis. En effet, grâce à un logiciel de facturation comme Kwixéo, il est possible d’en éditer un en quelques minutes. Des modèles de devis pour auto-entrepreneur ou pour société sont déjà proposés sur le logiciel. Il vous suffira de remplir les champs disponibles.

Utiliser un logiciel de devis vous permet ainsi de gagner du temps. Cela vous évite également les erreurs sur les champs obligatoires. Vous pouvez ainsi vous assurer de toujours remettre un document en bonne et due forme à vos clients, ce qui améliore votre image de marque et la relation que vous entretenez avec eux.