L’intérêt d’un logiciel de facturation n’est plus à prouver. Au cœur de cette solution se trouvent l’automatisation et la centralisation du process, qui garantissent gain de temps et efficacité. Compte tenu de ses avantages, les entreprises sont donc de plus en plus nombreuses à les demander, et les offres sur le marché se sont multipliées. Il faut toutefois faire un choix réfléchi. Car, par-delà les fonctionnalités, il faut avant tout un logiciel de facturation agréé par l’administration.

Un logiciel de facturation agréé par l’administration

Un logiciel de facturation agréé est une solution qui a reçu un « certificat » de la part de l’administration fiscale. Pour obtenir cette attestation, il doit garantir :

• l’inaltérabilité des données : le logiciel de facturation doit conserver une trace de toutes les opérations et les modifications réalisées sur les documents commerciaux et les encaissements, avec la date exacte de leur réalisation.
• la sécurisation : le logiciel de devis et facture doit disposer d’une solution qui permet de sauvegarder les données d’origine et les modifications en toute sécurité.
• la conservation : sur le logiciel de facturation, il doit y avoir un moyen qui permet de réaliser une clôture annuelle ou par exercice. Outre les données enregistrées, cette obligation de conservation concerne également les données récapitulatives et cumulatives entrées après la clôture.
• l’archivage : il faut que le logiciel de devis et facture propose un système d’archivage qui permet de sauvegarder les données. Il doit également garantir l’intégrité des informations archivées.

L’utilisation de ce logiciel de facturation certifié est devenue obligatoire depuis janvier 2018. L’objectif étant de lutter contre les fraudes à la TVA, qui entraînent jusqu’à 17 milliards d’euros de perte pour l’État. En effet, avant cette mesure anti-fraude, les utilisateurs pouvaient modifier et supprimer les informations sur les transactions et les encaissements. Une possibilité qui favorise la fraude. Avec le logiciel de facturation certifié, le but est alors d’avoir une meilleure traçabilité des informations commerciales de l’entrepreneur.

Logiciel de facturation certifié : qui est concerné ?

L’utilisation d’un logiciel de facturation agréé par l’administration ou certifié conforme est obligatoire pour toute entreprise assujettie à la TVA. Celles qui doivent émettre des factures à des clients professionnels peuvent en revanche s’en passer. Toutefois, dès que l’entreprise doit éditer ne serait qu’une seule facture à un client particulier, elle doit la réaliser sur un logiciel de facturation certifié.

L’administration effectue des contrôles réguliers pour vérifier le respect de cette nouvelle norme réglementaire. Pour justifier l’utilisation d’un logiciel agréé, l’entreprise doit présenter une attestation d’accréditation fournie par l’éditeur. Elle peut également demander à un organisme agréé de vérifier et d’attribuer un certificat à son logiciel actuel. Sans une attestation ou un certificat, elle devra payer une amende de 7 500 euros et dispose d’un délai de 60 jours pour se doter d’un logiciel certifié.

Recourir à un logiciel de facturation comme Kwixéo est indispensable

Bien que facultative, l’utilisation d’un logiciel de devis et facture est indispensable pour l’entreprise. Cela permet en effet de simplifier l’édition et le suivi des factures. Toutes les informations sur les clients seront alors disponibles sur une interface unique et dédiée. Grâce à ce logiciel, il sera également plus facile de rester en conformité avec la loi. Il propose en effet des modèles qui comportent déjà les mentions obligatoires à mettre dans une facture ainsi qu’un certificat de conformité. L’implémentation de ce logiciel reste donc une décision stratégique.

Comme les solutions proposées sur le marché sont nombreuses, la sélection du logiciel répondant à vos attentes peut s’avérer difficile. Ne cherchez pas loin ! Adoptez Kwixéo, notre logiciel de facturation qui est certifié conforme à la loi anti fraude TVA. D’une prise en main facile, notre outil dispose de nombreuses fonctionnalités qui faciliteront l’édition et la gestion de vos factures.

Le recours à un logiciel de facturation permet de gagner du temps et de réaliser un travail soigné lorsqu’il s’agit d’éditer un devis ou une facture. Conscients de son utilité, de nombreux dirigeants décident donc de l’adopter. Mais le choix du logiciel n’est pas à faire au hasard. Il faut en effet disposer d’une solution performante qui contribue à améliorer votre process. Suivez donc nos conseils pour apprendre comment choisir votre application.

Définir ses besoins en amont

Les logiciels disponibles sur le marché mettent en avant des fonctionnalités différentes. Aussi, avant de vous arrêter sur une solution en particulier, vous devez d’abord clarifier vos besoins. Quelles problématiques souhaitez-vous résoudre ? Avez-vous besoin d’un logiciel de devis et facture ou d’un logiciel de comptabilité ? Il s’agit ensuite de confronter vos besoins aux fonctionnalités du logiciel de facturation retenu.

S’assurer des possibilités de personnalisation

Un logiciel de facturation doit vous donner la possibilité de créer des factures et des devis personnalisés, à l’image de votre entreprise. Il est indispensable de pouvoir inclure votre logo sur le document, changer la forme de la police ou choisir une mise en page qui correspond à votre image de marque. Il sera également intéressant de pouvoir changer la forme du document suivant le contexte et le destinataire, qui peut être un client particulier ou professionnel.

Tenir compte de l’ergonomie du logiciel de facturation

Il est important de choisir une solution simple et intuitive que les utilisateurs peuvent facilement adopter. Ainsi, l’interface du logiciel de facture doit être simple et claire, qui permet une navigation fluide. Une première phase de test s’avère dans ce cas nécessaire pour évaluer la performance du logiciel et la prise en main par les utilisateurs.

Logiciel de facturation en ligne ou solution On-Premise ?

Le logiciel de facture en ligne vous permet de travailler sur une plateforme web et de stocker vos données sur un serveur distant. Les logiciels On-Premise demandent en revanche une installation sur site.

Le logiciel de facturation en ligne tend à gagner du terrain en raison de son accessibilité qui peut se faire n’importe où, depuis un support connecté, ordinateur ou tablette. Il facilite ainsi l’accès aux données et la collaboration entre les personnes impliquées dans la gestion des documents commerciaux et du processus de vente.

Vérifier l’articulation avec le logiciel de comptabilité

Certaines applications de facturation intègrent directement un module de comptabilité. Si ce n’est pas le cas, vous devez vous assurer que le logiciel de facture soit compatible avec la solution dédiée à la comptabilité. Autrement, il sera difficile d’opérer le transfert des documents commerciaux.

Choisir son logiciel de facture suivant l’organisation comptable

Le choix du logiciel de devis et facture varie selon que l’entreprise garde ses opérations comptables en interne, ou les confie à un prestataire externe. Si toutes les opérations se réalisent en interne, vous devez opter pour un logiciel assez fourni en termes de fonctionnalités, qui permet de gérer l’ensemble des tâches liées à la facturation et à la comptabilité.

Si en revanche l’externalisation a lieu, un logiciel de facturation en ligne va suffire. L’expert-comptable doit toutefois accéder aux bases de données pour faciliter l’échange des documents commerciaux.

Considérer le rapport qualité/prix

Le prix d’un logiciel de devis et de facture varie en fonction de l’étendue de ses fonctionnalités. Il faut néanmoins une solution qui soit rentable pour l’entreprise. Afin d’optimiser le budget, vous devez également identifier vos besoins et déployer uniquement les fonctionnalités qui vous sont utiles. Ceci est notamment possible sur un logiciel de facturation en ligne.

Le service client en plus

Pour le choix du logiciel de facture, le service proposé par l’éditeur constitue également un critère à considérer. Il faut notamment se tourner vers un prestataire fiable et présent pendant et après le déploiement, en mesure de répondre aux éventuelles questions. S’il propose un service client, c’est donc un atout non négligeable. Par ailleurs, le service doit être réactif et disponible.

Kwixéo, un logiciel de facturation conforme à la loi

Réunissant les fonctionnalités d’un logiciel de gestion d’entreprise, d’un logiciel de comptabilité et d’un CRM dans un seul outil, Kwixéo est par ailleurs un logiciel de facturation. Simple d’utilisation, cette solution en ligne est en mesure de satisfaire vos différentes attentes. Conforme à la loi anti fraude TVA, le logiciel de facturation répond aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données exigées par la loi, en vue du contrôle de l’administration fiscale.

Avec Kwixéo, créez et envoyez vos factures en quelques clics, gérez aisément leur paiement, relancez automatiquement celles qui sont impayées… Ainsi, n’hésitez pas à adopter notre logiciel de facturation.

Beaucoup de dirigeants ignorent encore l’utilité et les modalités d’émission d’une facture d’avoir. Son édition s’avère ainsi complexe pour eux. Ce document est cependant nécessaire chaque fois qu’il y a annulation d’une facture ou d’une transaction. Il est donc indispensable d’apprendre enfin comment le créer et dans quelle condition.

Qu’est-ce qu’une facture d’avoir ?

Un avoir, que l’on appelle également note de crédit, avoir sur facture ou avoir comptable, est une facture qui constate l’annulation d’une autre facture et/ou notifie le remboursement total ou partiel du paiement effectué par le client. Le montant qui figure sur cette facture est donc négatif.

Avec l’annulation de la facture, l’avoir implique également une annulation du chiffre d’affaires. Il requiert donc un suivi pertinent de la part du vendeur ou du prestataire pour éviter de déclarer un chiffre d’affaires qui n’a même pas été réalisé. Pour ce faire, l’utilisation d’un logiciel de facturation est indispensable. Grâce à une base de données centralisée, celui-ci permet d’obtenir une vue à 360 degrés des transactions effectuées et évite les oublis et les erreurs dans le calcul du chiffre d’affaires.

Dans quel cas faut-il émettre une facture d’avoir ?

L’avoir intervient lorsqu’il faut rectifier ou annuler une facture. Trois situations peuvent donc amener l’entreprise à le créer :

• Pour résoudre un litige avec le client : il arrive que la livraison d’un produit ou d’un service ne se passe pas tel qu’on le souhaite ; il existe un retard ou la qualité de la prestation ou du produit a été jugée insuffisante par les clients. Dans de pareilles situations, l’entreprise doit faire un geste à l’égard de ces derniers pour garder une bonne image de marque. Bien souvent, ce « geste » se concrétise par une ristourne. Il faut alors éditer une facture d’avoir pour l’attester.
• Pour constater un retour de marchandises : lorsque la marchandise livrée ne correspond pas aux attentes du client, celui-ci a la possibilité de le retourner. Si la facture définitive lui a déjà été remise, il faut un avoir pour l’annuler. Le même cas s’applique lorsqu’une prestation est annulée par le client, mais la facture déjà à sa disposition.
• Pour rectifier une erreur : s’il y a une erreur sur la facture (erreur sur le montant, facture attribuée au mauvais client, doublon), il faut un avoir sur facture pour les corriger et reverser le montant déjà encaissé aux clients. Pour éviter ces erreurs, un logiciel de facturation comme Kwixéo s’avère utile. Cette solution de gestion permet en effet d’automatiser l’édition des factures. Il est également possible d’accéder à un tableau de bord personnalisable et une base de données centralisée pour suivre l’état des factures.

Comment éditer une facture d’avoir ?

Telle une facture classique, l’avoir doit disposer d’un numéro et indiquer le montant HT et TTC relatif à la facture, avec le montant de la TVA. Cette fois-ci, le montant sera toutefois versé au client et non au vendeur ou au prestataire. On peut par ailleurs omettre les informations sur le montant dû par le client et les conditions de paiement vu qu’il n’y a aucune facture à régler. Il faut en revanche préciser les modalités de compensation : avoir à déduire sur la facture X, à faire valoir à la prochaine facture, remboursement par chèque n° X.

Le terme « Avoir » doit toujours se trouver au début de la facture. La numérotation peut, quant à elle, se faire de deux manières. La première consiste à inclure les factures d’avoir dans la numérotation des factures classiques. La seconde est de créer une numérotation parallèle à celle des factures classiques.

Pour faciliter l’édition de ces factures d’avoir, il est possible de se servir directement des modèles proposés par le logiciel de facturation comme Kwixéo. Cela évite les temps perdus à transcrire chaque information pour créer le document. Les champs nécessaires pour une facture d’avoir figurent déjà sur le modèle proposé. Il suffit ensuite de les modifier suivant le contexte.