Logiciels de facturation : obligatoires ou indispensables ?

La réglementation en matière de facturation a connu de nombreuses évolutions ces dernières années. Les entreprises ont donc parfois du mal à cerner leurs obligations légales : sont-elles oui ou non contraintes d’utiliser un logiciel de facturation ou peuvent-elles employer des méthodes plus traditionnelles ? 

Les experts KWIXEO vous aident à y voir plus clair.

Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation ?

Le logiciel de facturation est un programme informatique ayant pour principal objectif d’automatiser le processus de facturation : création de devis, édition et envoi de factures, suivi des paiements… Cet outil peut être enrichi de modules complémentaires pour répondre aux besoins de l’entreprise : gestion comptable, gestion du marketing automation, gestion des stocks etc. 

Le choix du logiciel de facturation dépendra de la taille de la structure mais aussi de ses besoins en matière de facturation et de comptabilité..

Est-il obligatoire d’utiliser un logiciel de facturation certifié ?

Si vous réalisez des opérations avec des non assujettis (clients particuliers), vous relevez du champ d’application du dispositif.

Dès lors que les règlements reçus (et ce quel que soit le mode de règlement) en contrepartie de ces opérations sont enregistrés au moyen d’un logiciel ou d’un système de caisse, vous êtes tenu d’utiliser un logiciel ou un système qui satisfasse aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale.


Logiciel de facturation : quelles alternatives ?

Si les entreprises ne sont pas contraintes d’utiliser un logiciel de facturation, elles ont toutefois l’obligation légale d’émettre des factures dès lors qu’elles effectuent une transaction de biens ou services avec un client. Elles peuvent pour cela, opter pour l’une des options suivantes : 

  • Le carnet de factures : Les factures sont alors remplies manuellement avant d’être remises au client. Les risques : erreurs de calcul, oubli de mentions légales, perte du document…
  • Le tableur : Les factures sont informatisées et les calculs automatisés. Les risques : erreurs, mentions légales incomplètes…

Pour une entreprise qui n’émet que peu de factures, ces méthodes peuvent s’avérer suffisantes. Mais si la création de devis et factures est fréquente, il est vivement recommandé de se doter d’un logiciel de facturation. 

A noter : La loi des finances pour 2020, prévoit d’imposer de façon progressive aux entreprises, l’obligation d’émettre des factures dématérialisées dans le cadre de transactions BtoB.

Logiciel de facturation : un outil indispensable ?

L’utilisation d’un logiciel de facturation revêt de nombreux avantages :

  • Un gain de temps considérable grâce à l’automatisation des tâches chronophages.
  • Une centralisation des données clients et fournisseurs sur une seule et même plateforme.
  • Un meilleur suivi des factures.
  • Une réduction significative du risque d’erreurs et d’oublis de facturation.
  • Une optimisation de la gestion comptable.
  • Un suivi de l’évolution de l’activité et du chiffre d’affaires de l’entreprise en temps réel.

Même si la législation ne contraint pas les entreprises à s’équiper d’un logiciel de facturation, cet outil demeure indispensable pour gérer de façon simple et sûre, sa comptabilité.

Découvrez le logiciel de facturation KWIXEO

La gestion de votre comptabilité implique la réalisation de tâches chronophages et répétitives : création de devis et factures, suivi des impayés, relances… En adoptant un logiciel de facturation, vous pourrez vous libérer de ces contraintes et vous consacrer à des tâches à fortes valeurs ajoutées. 

KWIXEO est un logiciel de facturation complet, intuitif et performant. Très simple d’utilisation, notre logiciel vous permet d’automatiser au maximum le processus de facturation. Parce que chaque entreprise est unique, notre logiciel est personnalisable : choisissez les modules qui répondent à vos besoins, et créez votre abonnement sur mesure !

Un conseil ? Des questions ? Contactez-nous !

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Nos 7 conseils pour choisir son logiciel de facturation

Le logiciel de facturation est un outil qui permet faciliter la gestion comptable et administrative d’une entreprise. De la création de devis au transfert sécurisé de données à votre expert comptable, le logiciel de facturation permet d’automatiser le processus de facturation et de limiter le risque d’erreurs. Il offre en outre une réelle visibilité quant à l’évolution de l’activité de l’entreprise. 

Mais alors comment choisir son logiciel de facturation ? Quels critères faut-il prendre en compte ? Découvrez dans cet article, les conseils des experts KWIXEO.

Déterminer les besoins de votre entreprise

Commencez par lister les besoins inhérents à votre activité en matière de facturation. Certains logiciels de facturation proposent des fonctions basiques (établir des devis et éditer des factures), tandis que d’autres possèdent des fonctionnalités plus exhaustives et plus poussées : comptabilité, gestion des stocks… Si vous externalisez votre gestion comptable, vous pouvez vous contenter d’un logiciel de facturation basique..

Pour bien choisir votre logiciel de facturation, il convient donc dans un premier temps, de cibler les besoins de votre entreprise.

Opter pour une interface ergonomique

La création de devis et factures fait partie du quotidien des entreprises. Afin de faciliter au maximum ces tâches qui peuvent être répétitives et chronophages, certains logiciels de facturation tels que KWIXEO, disposent d’une interface pratique et intuitive qui offre une prise en main rapide et simplifiée. Fini les paramétrages longs et complexes. Avec KWIXEO, créer devis et factures devient un jeu d’enfant ! 

Préférer un logiciel de facturation intégrant un CRM

Le CRM est un allié de taille pour optimiser la relation client et gérer les opportunités d’affaires qui se présentent à l’entreprise. Associé à un logiciel de facturation, l’outil CRM facilite davantage le processus de facturation, attendu que toutes les informations clients sont déjà intégrées dans le logiciel. KWIXEO inclut un module CRM complet afin de vous permettre de gérer votre clientèle et votre facturation en toute simplicité.

S’assurer que le service d’assistance est réactif et disponible

Même si vous optez pour un logiciel de facturation très simple d’utilisation, il se peut que vous ayez besoin d’aide au démarrage ou que vous ayez quelques questions à poser quant à son fonctionnement. Le service client doit répondre présent lorsque vous le sollicitez et vous offrir une aide de qualité. Parce que nous souhaitons vous accompagner sur la route du succès, notre équipe réactive, dynamique et professionnelle répond rapidement et gratuitement à toutes vos questions. Notre support en ligne vous aide à exploiter au mieux toutes les fonctionnalités du logiciel de facturation KWIXEO.

Pouvoir créer des factures personnalisées…

Plus qu’un simple document de comptabilité, devis et factures reflètent l’image de marque de votre entreprise. Il est important que vous puissiez les personnaliser en y insérant votre logo, en changeant la police ou la couleur de l’écriture, en inscrivant vos propres conditions générales etc. Avec KWIXEO, créez des documents entièrement personnalisés en quelques clics !

… et gérer votre comptabilité en toute simplicité !

Un bon logiciel de facturation doit couvrir l’ensemble de vos besoins en termes de comptabilité et faciliter le transfert de données avec votre expert comptable. Grâce aux nombreuses fonctionnalités du logiciel de facturation KWIXEO, gérez votre comptabilité en toute facilité. Export complet de vos données au format souhaité, calcul de la marge en temps réel, suivi de votre chiffre d’affaires…, facilitez vos tâches comptables et gagnez du temps grâce à KWIXEO.

Tester avant de s’engager

Avant de souscrire à un quelconque abonnement, prenez le temps de tester le logiciel de facturation qui vous intéresse afin d’avoir la garantie qu’il répond bien à vos besoins et que son interface vous convient. Vous pouvez tester gratuitement le logiciel KWIXEO pendant 15 jours en remplissant le formulaire d’essai. 

Logiciel de facturation KWIXEO : L’essayer, c’est l’adopter !

La gestion de votre comptabilité dévore le peu de temps dont vous disposez ? Vous cherchez un logiciel de facturation complet, intuitif et performant ? Très simple d’utilisation, KWIXEO vous permet d’automatiser au maximum votre processus de facturation. Editez vos factures en un clic, envoyez vos factures à vos clients directement depuis le logiciel, automatisez votre facture récurrente, relancez les factures impayées… 

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CRM : un allié de taille pour gérer vos opportunités d’affaires

Pour grandir et se développer, les entreprises doivent savoir saisir les opportunités d’affaires qui se présentent à elles. Mais qu’est-ce qu’une opportunité d’affaires ? Comment un logiciel CRM peut-il permettre aux entreprises de mieux gérer leur cycle de vente ?

Suivez-nous, on vous explique tout.

CRM : Qu’est-ce qu’une opportunité d’affaires ?

Tout prospect ou client exprimant un certain besoin auprès d’une entreprise susceptible de le satisfaire, incarne une opportunité d’affaires. L’entreprise va alors déclencher un processus de vente, qui dans le meilleur des cas, aboutira à une transaction avec le client. Mais pour générer du chiffre d’affaires et donc assurer sa croissance, l’entreprise ne peut rester passive : elle doit non seulement apprendre à repérer les signaux qui alertent sur les opportunités à exploiter, mais aussi mettre en place une démarche de sollicitation. 

Pour optimiser la gestion de leurs opportunités d’affaires, de très nombreuses entreprises utilisent un logiciel CRM : un outil qui permet – entre autres – de gérer efficacement l’avancée des opportunités commerciales.

Opportunité d’affaires : comment ça marche ?

Une opportunité d’affaires combine différents indicateurs : 

  • Les acteurs en présence : Le client ou prospect qualifié (particulier ou entreprise) échange avec un ou plusieurs commerciaux.
  • Le canal d’acquisition : Quelle est l’origine de cette opportunité d’affaires ? Autrement dit, qu’est-ce qui a mené ce prospect jusqu’à l’entreprise ? Une campagne de mailing ? Un post publié sur les réseaux sociaux ? Un flyer ou une carte de visite ? En renseignant systématiquement sur le CRM, la provenance du client, c’est-à-dire, l’origine du lead, l’entreprise pourra facilement savoir sur quels canaux d’acquisition il convient de miser.
  • La pipeline : Il s’agit de représenter visuellement les prospects ainsi que leur stade dans le processus de vente : prospect qualifié, vente en cours, offre en attente, négociation etc. A l’heure actuelle, la grande majorité des entreprises utilisent un logiciel CRM pour construire leur pipeline. Un outil efficace et pratique pour gérer et suivre en toute simplicité l’avancement des opportunités d’affaires en cours. 
  • Le gain : Cela consiste à évaluer le chiffre d’affaires que cette opportunité de vente est susceptible de générer une fois gagnée.
  • La deadline : Il s’agit de déterminer l’échéance à laquelle l’opportunité est censée être clôturée.
  • Les activités : Tout au long du cycle de vente, le commercial va noter l’ensemble des actions qu’il a accomplies pour faire avancer l’opportunité d’affaires : appels, rendez-vous, notes et commentaires, devis ou contrat etc.

CRM : un outil performant pour gérer les opportunités d’affaires

Le CRM a pour principale mission de favoriser les interactions entre l’entreprise et ses clients afin de garantir sa croissance et augmenter son chiffre d’affaires.

Simple d’utilisation et très fonctionnel, le CRM est un allié de taille pour les commerciaux. Cet outil leur permet en effet de gagner en temps et en efficacité grâce à ses différentes fonctionnalités : 

  • Les commerciaux peuvent suivre en toute simplicité l’évolution des opportunités en cours et renseigner leur état d’avancement. 
  • Grâce au CRM, les forces de vente peuvent gérer des opportunités d’affaires d’un simple clic et s’organiser facilement : planifier des tâches, programmer un appel, envoyer un email, envoyer un devis…
  • Le directeur commercial bénéficie d’une vision d’ensemble des opportunités : chiffre d’affaires potentiel, état d’avancement, proposition d’offre, échéances etc. Des informations en temps réel qui lui permettent de suivre en direct l’avancée du traitement des opportunités d’affaires.

Maximisez vos opportunités d’affaires avec KWIXEO !

KWIXEO est un logiciel ERP performant, intuitif et personnalisable. Il inclut un module CRM complet afin de vous permettre de gérer vos opportunités d’affaires en toute simplicité : 

  • Accédez aux données clients en un clic.
  • Créez vos tunnels de vente facilement et partagez-les avec d’autres utilisateurs.
  • Bénéficiez d’une visibilité étendue des actions à mener.
  • Consultez votre tableau de bord en temps réel.
  • Communiquez avec vos clients

Avec KWIXEO, accélérez la transformation de vos opportunités de vente, boostez votre productivité et augmentez votre chiffre d’affaires !

Un conseil ? Des questions ? Contactez-nous !

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Quels outils pour améliorer sa gestion commerciale ?

Pour optimiser le pilotage de leur entreprise, améliorer leur relation client et booster leur productivité, TPE, PME et grands groupes peuvent s’appuyer sur des outils de gestion commerciale performants et simples d’utilisation. 

Mais qu’appelle-t-on « outil de gestion commerciale » ? Quels avantages recèlent les logiciels de gestion ?  Quelle différence entre CRM et ERP ?
Le point sur les outils de gestion commerciale avec KWIXEO.

Gestion commerciale : définition et objectifs

La gestion commerciale fait référence à l’ensemble des tâches inhérentes à l’activité commerciale d’une entreprise. Elle couvre notamment toutes les étapes nécessaires au processus de traitement et de suivi de la relation client. 

La gestion commerciale consiste entre autre à : 

  • Récupérer et exploiter les datas pour une meilleure connaissance client.
  • Enregistrer les données fournisseurs pour un suivi optimal de vos achats.
  • Prévoir, traiter et suivre l’évolution des ventes pour ajuster votre stratégie commerciale.
  • Fixer les prix de vente pour optimiser votre rentabilité et dégager un profit intéressant.
  • Gérer les stocks pour pouvoir répondre rapidement aux besoins de vos clients, éviter la rupture ou le sur-stockage, et anticiper la demande future.
  • Fluidifier votre gestion comptable pour garantir la bonne santé financière de votre entreprise et contrôler votre facturation pour éviter les erreurs, retards de paiement et impayés. 

Une gestion commerciale performante et avisée constitue l’un des piliers de la réussite d’une entreprise.

Qu’est-ce qu’un outil de gestion commerciale ?

Si les enjeux d’une bonne gestion commerciale sont considérables pour une entreprise, un tel processus implique la réalisation de tâches complexes, chronophages et répétitives. Pour gagner en temps et en efficacité, de plus en plus d’entreprises adoptent des outils de gestion commerciale : des logiciels centralisant l’ensemble des données relatives aux interactions entre l’entreprise, ses clients et ses fournisseurs, pour une visibilité à 360°. 

Gestion de la relation client, édition de devis et factures, suivi des commandes, gestion des stocks… Les outils de gestion commerciale offrent de nombreuses fonctionnalités pour simplifier la vie des entreprises.

CRM, un outil de gestion pour centraliser et exploiter vos données clients

Un CRM (Customer Relationship Management) est un logiciel de pilotage visant à améliorer et faciliter la gestion de la relation client. Cet outil de gestion commercial permet de centraliser l’ensemble des données et interactions clients sur une seule et même plateforme. 

Le CRM permet notamment de :

  • Anticiper les besoins de vos clients et leur proposer une offre personnalisée,
  • Nourrir la relation client et fidéliser votre clientèle,
  • Attirer de nouveaux prospects,
  • Obtenir des leads qualifiés ,
  • Booster les ventes et donc augmenter votre chiffre d’affaires,
  • Gérer les ventes, les stocks et les livraisons,
  • Assurer un suivi commercial : échéances, retards de paiement… 

ERP, un logiciel qui couvre l’ensemble du système d’information de votre entreprise

Un ERP (Enterprise Resource Planning) est un logiciel qui concentre l’ensemble des outils utiles à la gestion de votre entreprise : gestion commerciale, facturation, gestion des stocks… Grâce à sa grande palette de fonctionnalités, l’outil ERP se substitue à de nombreux logiciels. Il se compose de différents modules indépendants que l’entreprise est libre de sélectionner en fonction de ses besoins. 

Les avantages d’un ERP sont nombreux : 

  • Une base de données unique et commune à tous les modules.
  • Une meilleure gestion de la relation client
  • Un suivi en temps réel des performances commerciales
  • Une fluidification de la communication entre les départements
  • Une meilleure gestion des coûts 
  • Un gain de temps précieux grâce à l’automatisation des tâches de gestion
  • Une prise de décision facilitée
  • …

KWIXEO, un logiciel de gestion complet et intuitif

Chef d’entreprise ? Vous souhaitez vous délester des tâches chronophages et fastidieuses pour vous concentrer sur des actions à forte valeur ajoutée ?

KWIXEO a conçu pour vous un logiciel ERP performant, simple d’utilisation et entièrement personnalisable.  Gestion commerciale, facturation, CRM, gestion des stocks, outils collaboratifs…, composez votre logiciel de gestion sur-mesure en sélectionnant les modules qui répondent le mieux à vos besoins. 

Très complet, intuitif et rapide,  KWIXEO vous permettra d’économiser un temps précieux et de maîtriser en toute simplicité la gestion de votre entreprise. 

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Les six étapes incontournables d’une gestion commerciale réussie

Avoir un système de gestion commerciale performant est un enjeu de taille pour les entreprises. Cette technique de pilotage s’applique à l’ensemble de la chaîne nécessaire à la production, à la vente et au suivi des biens ou services proposés par l’entreprise. 
Mais alors comment réussir la gestion commerciale de son entreprise ? Voici les six étapes clés pour atteindre cet objectif.

Définir vos objectifs

Pour réussir sa gestion commerciale, il convient dans un premier temps, de définir les objectifs que votre entreprise cherche à atteindre. Il peut s’agir d’attirer de nouveaux prospects, de booster la production ou le chiffre d’affaires de votre organisation ou encore de développer sa notoriété… Quels que soient les enjeux marketing que vous visez, veillez à ce qu’ils répondent aux critères définis par la méthode S.M.A.R.T, à savoir : Spécifiques, Mesurables, Acceptables (et Ambitieux), Réalistes, Temporellement définis. Des objectifs clairs et atteignables constituent la clé de voûte d’une gestion commerciale réussie.

Elaborer un plan d’action

Après avoir fixé les objectifs à atteindre, il vous faut établir un plan d’action pour les mettre en œuvre. Sur ce document, seront assignés l’ensemble des étapes, conditions, risques et acteurs intervenant dans la réalisation du projet commercial. Cette feuille de route doit également présenter les échéances, procédés et ressources (humaines, matérielles et financières) prévues dans le cadre de son exécution. Le plan d’action est donc une étape stratégique et hautement opérationnelle pour permettre à l’entreprise d’optimiser sa gestion commerciale.

Cultiver votre relation client

Entretenir une bonne relation client est un facteur déterminant pour se démarquer de la concurrence et fidéliser votre clientèle. A l’heure du tout numérique, les modes de consommation évoluent. Plus informés, les clients sont aussi plus exigeants, plus méfiants et plus volages. Pour garantir la pérennité de leur activité, les entreprises doivent opter pour une stratégie customer centric, c’est-à-dire, placer le client au cœur de leurs préoccupations. Anticiper le comportement des consommateurs, comprendre leurs besoins, répondre à leurs attentes…, réussir sa gestion commerciale nécessite une bonne connaissance client, rendue possible grâce à l’analyse des données.  

Coordonner vos équipes

Les équipes commerciales et marketing ont tendance à travailler chacune de leur côté. Pourtant, elles sont toutes deux des acteurs clés du parcours d’achat. Coordonner les équipes commerciales et marketing autour d’objectifs communs permet d’améliorer la prise en charge des clients et prospects, d’obtenir des leads qualifiés, d’optimiser les techniques de vente et par conséquent, d’augmenter le chiffre d’affaires de votre entreprise.

Cette technique de management, également appelée Smarketing, joue un rôle important dans l’optimisation de votre gestion commerciale.

Adopter une bonne gestion comptable

Un système de facturation performant et adapté, et une gestion comptable méthodique et rigoureuse sont indispensables pour garantir la bonne santé financière de votre entreprise. Cela vous permettra notamment de mieux comprendre l’évolution des tendances clients, de remarquer une soudaine augmentation des coûts fournisseurs, de suivre les flux de trésorerie, de prendre connaissance des impayés ou encore de repérer les dépenses inutiles. Gérer votre comptabilité en temps réel vous permettra notamment de prendre des décisions plus rapidement et de planifier plus sereinement l’avenir. Bref, un suivi comptable efficace est primordial pour fiabiliser votre gestion commerciale.

Opter pour un outil CRM approprié

L’outil CRM se révèle être un allié de taille pour améliorer les relations commerciales de l’entreprise. Cet outil de gestion permet en effet d’exploiter de façon automatisée toutes les données des prospects et clients recueillies par l’entreprise au fil du temps. 

Fluidifier vos facturations, améliorer votre connaissance client, augmenter la productivité de vos équipes…, les bénéfices apportés par l’utilisation d’un outil CRM sont nombreux tant en matière de relation client que de gestion commerciale. Encore faut-il trouver le logiciel CRM adapté à vos besoins et répondant à vos attentes…
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Vous cherchez un logiciel ERP performant, modulable et simple d’utilisation ? Plus qu’un simple outil CRM, KWIXEO couvre l’ensemble de vos besoins en matière de gestion d’entreprise : gestion commerciale, facturation, CRM, gestion des stocks, outils collaboratifs et bien plus encore ! Un logiciel très complet, intuitif et personnalisable qui vous permettra de gagner un temps précieux, et de pousser votre entreprise toujours plus loin, toujours plus haut ! 

Avec KWIXEO, maîtrisez l’intégralité de votre gestion d’entreprise en toute simplicité.

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