Catégorie Facturation

Optimisez la gestion des ordres de réparation dans votre garage auto et moto avec Kwixeo

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Dans le secteur de l’automobile, la précision et l’efficacité sont des éléments essentiels pour le bon fonctionnement de l’entreprise.

Notamment pour la gestion des ordres de réparation. 

Avec ses fonctionnalités avancées, Kwixeo se présente comme la solution idéale pour transformer cette tâche souvent complexe en un processus fluide et automatisé.

Qu’est-ce qu’un ordre de réparation en garage auto et moto ? 

Un ordre de réparation est un document contractuel entre le garage et le client. Il détaille les travaux à effectuer sur le véhicule, le coût estimé et le délai de réalisation.

Ce document sert à protéger les deux parties en cas de litige et assure une transparence dans les transactions.

L’importance de l’automatisation des ordres de réparation 

Automatiser la gestion des ordres de réparation offre plusieurs avantages : 

  • Réduire les erreurs humaines 
  • Accélérer et fluidifier le processus d’intervention
  • Permettre un suivi en temps réel
  • Favoriser une bonne communication entre les techniciens 
  • Améliorer la satisfaction client

Comment Kwixeo facilite la gestion des ordres de réparation 

Kwixeo propose des fonctionnalités spécifiques pour la gestion des ordres de réparation.

Par exemple, créer des ordres de réparation personnalisés, suivre l’état de la réparation en temps réel, envoyer des notifications.

De plus, la fonctionnalité de paiement en ligne facilite encore plus le processus de paiement pour les clients.

logiciel de facturation kwixeo

Autres fonctionnalités utiles pour les garages auto et moto 

Au-delà de la gestion des ordres de réparation, la solution logicielle tout en un Kwixeo, propose aussi des fonctionnalités utiles pour les garages ou les centres de réparation. Entre autres : 

Gestion des stocks : Kwixeo vous permet de suivre en temps réel les niveaux de stock de vos pièces et matériaux, évitant ainsi les ruptures de stock inopinées.

Planification des techniciens : Optimisez le temps de travail de vos techniciens en planifiant leurs interventions directement depuis le logiciel.

Facturation automatique : Envoyez des factures et des reçus en un clic, directement depuis l’interface de Kwixeo.

Suivi des paiements : Gardez une trace de tous les paiements reçus et à venir, et relancez automatiquement les factures impayées.

Exports comptables : Exportez toutes vos données pour une intégration facile avec votre logiciel comptable.

Les avantages pour le garage et les clients 

L’utilisation de Kwixeo pour gérer les ordres de réparation présente des avantages tant pour le garage que pour les clients. 

Pour le garage :

  • Efficacité accrue : L’automatisation des ordres de réparation permet de gagner un temps précieux, ce qui se traduit par une augmentation de la productivité et, par conséquent, de la rentabilité.
  • Réduction des erreurs : L’automatisation minimise les risques d’erreurs humaines dans le calcul des coûts et les détails des services.
  • Meilleure organisation : Avec toutes les informations centralisées dans un seul système, la gestion des tâches devient plus fluide, permettant une meilleure organisation de l’atelier.

Pour les clients :

  • Transparence : Les clients peuvent suivre l’état de leur réparation en temps réel, ce qui renforce la relation de confiance.
  • Rapidité du service : L’efficacité d’un garage ou d’un centre de réparation se traduit par des délais plus courts, ce qui est toujours apprécié par les clients.
  • Facilité de paiement : Avec des options de paiement flexibles et des factures envoyées directement par e-mail, le processus de paiement devient beaucoup plus simple pour le client.

Conclusion 

Si vous cherchez à optimiser la gestion des ordres de réparation dans votre garage auto ou moto, Kwixeo est la solution qu’il vous faut.

Demandez dès maintenant un essai gratuit pour découvrir comment Kwixeo peut révolutionner la gestion quotidienne de votre garage.

Garages auto et moto : comment Kwixeo révolutionne la gestion

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Gérer un garage auto et moto est un défi constant. Entre la gestion administrative, le suivi des stocks, la gestion de la relation client, les tâches sont nombreuses et variées.

C’est là que Kwixeo intervient. Ce logiciel tout-en-un est conçu pour simplifier et optimiser chaque aspect de la gestion de votre entreprise.

Les défis de la gestion d’un garage et comment Kwixeo y répond

Gestion administrative et facturation


La gestion administrative est souvent une tâche chronophage qui peut prendre beaucoup de temps. Kwixeo automatise cette tâche en vous permettant de :

  • Générer des factures et des devis en quelques clics
  • Convertir également les devis en ordres de réparation, automatisant ainsi le processus de d’édition de vos différents documents.
  • Recevoir et suivre les paiements en temps réel, ce qui vous permet de gérer votre trésorerie plus facilement.


Gestion du planning de l’atelier


Un planning d’atelier efficace est essentiel pour le bon fonctionnement d’un garage. Kwixeo offre une fonctionnalité dédiée à cette tâche, à savoir :

  • Gérer toutes les interventions de votre atelier de manière centralisée
  • Planifier vos interventions plusieurs semaines à l’avance, ce qui élimine les risques de double réservation ou de rendez-vous oubliés.

En ayant un aperçu clair de votre planning, vous pouvez également mieux gérer les ressources de votre atelier, ce qui, à long terme, contribue à la rentabilité et à l’efficacité de votre garage.

logiciel de gestion garage auto kwixeo

Suivi des stocks et optimisation des coûts

Le suivi des stocks est un élément crucial pour la rentabilité de tout garage ou centre de réparation ou moto :

  • Suivi en temps réel de vos stocks, vous alerte en cas de solde bas ou de rupture
  • Identifier les articles les moins performants, vous permettant ainsi de prendre des décisions éclairées sur les stocks à maintenir.

Relation client et service après-vente


La satisfaction du client est essentielle pour la croissance de votre entreprise. Kwixeo vous aide à :

  • Construire une relation de qualité avec vos clients en gérant le cycle client de manière efficace.
  • Enregistre toutes les interactions avec les clients, afin de fournir un service personnalisé.
  • Suivre les informations des véhicules de vos clients (immatriculation, marques, modèles, numéro de suivi, châssis…)
  • Envoyer des rappels de service ou des promotions directement depuis la plateforme.

Pilotage et indicateurs de performance


Dans un marché de plus en plus compétitif, le suivi des performances est indispensable. Le tableau de bord intuitif du logiciel Kwixeo vous permet de :

  • Suivre vos indicateurs clés de performance en temps réel
  • Mesurer la performance de votre garage en termes de ventes, de satisfaction client et de rentabilité
  • Visualiser les KPI de manière claire et concise afin d’ajuster les stratégies

Comment intégrer Kwixeo dans votre garage auto et moto ?


Intégrer Kwixeo dans votre entreprise est un processus simple et direct.Vous disposez de différents plans tarifaires qui s’adapteront à vos besoins spécifiques.
Un support client est à votre disposition pour vous aider à chaque étape du processus, de l’installation à la prise en main.

Conclusion

Kwixeo est plus qu’un simple logiciel de gestion. C’est un partenaire fiable qui offre une solution complète pour rendre votre entreprise plus efficace et rentable.

Profitez dès maintenant d’un essai gratuit pour découvrir comment Kwixeo peut révolutionner la gestion de votre garage auto et moto.

Découvrez le paiement de facture en ligne avec Kwixeo et Stripe

Aujourd’hui, il est essentiel d’adopter des solutions innovantes pour gérer efficacement la facturation et les transactions financières. 

Kwixeo à récemment intégré le paiement de facture en ligne avec Stripe pour vous offrir une solution complète et simplifiée. 

Dans cet article, nous vous présentons comment cette fonctionnalité peut transformer la manière dont vous gérez votre facturation et pourquoi il est temps de l’adopter.

Simplifiez votre gestion financière grâce au paiement de facture en ligne

Grâce à cette nouvelle fonctionnalité, vous pouvez optimiser votre gestion financière en offrant à vos clients un moyen simple, rapide et sécurisé de régler leurs factures. 

Vous pourrez accepter les acomptes, la totalité d’un devis ou d’un bon de commande, avec création automatique de la facture correspondante.

En tirant parti de la technologie de Stripe, Kwixeo vous garantit la protection des données de vos clients et la réception rapide des paiements. 

Personnalisation et facilité d’intégration pour une expérience utilisateur optimisée

L’intégration du paiement de facture en ligne avec Stripe dans votre logiciel de gestion Kwixeo offre une grande flexibilité. 

Par exemple en personnalisant les options de paiement selon les besoins de votre entreprise, vous pouvez choisir les cartes de crédit acceptées et déterminer les dispositifs de paiement.

La nouvelle fonctionnalité de paiement en ligne avec Stripe est facile à intégrer et à mettre en place.  En quelques clics, vous pouvez activer cette option et commencer à accepter les paiements en ligne pour vos factures.

Transformez la gestion de votre facturation avec le paiement de facture en ligne

Le paiement de facture en ligne avec Kwixeo et Stripe est une avancée majeure pour simplifier et optimiser la gestion de votre facturation. 

En intégrant les paiements en ligne dans votre processus de facturation, vous gagnez du temps, améliorez la sécurité des transactions et offrez une meilleure expérience à vos clients.

N’hésitez pas à tester cette nouvelle fonctionnalité et à découvrir comment elle peut vous aider à développer votre entreprise.

Prélèvement SEPA : mode d’emploi

Qu’est-ce qu’un  prélèvement SEPA ?

Obligatoire depuis février 2014, le prélèvement SEPA  facilite les paiements en euros. 

Un prélèvement SEPA est un prélèvement bancaire qui permet aux particuliers et aux entreprises de 34 pays de la zone SEPA d’encaisser des paiements en euro dans les mêmes conditions que sur leur territoire national.

Le terme SEPA signifie « Single Euro Payments Area », désigne l’espace unique de paiement qui a été mis en place dans l’Union européenne et permet d’harmoniser les paiements et transactions entre ces pays.

Zone SEPA : quels sont les pays concernés ?

Le SEPA est un espace unique de paiement en euros qui comprend :

  • Les pays de l’Union Européenne
  • L’Islande
  • La Norvège
  • Le Liechtenstein
  • La Suisse
  • Monaco

Le système SEPA ne s’applique alors qu’aux paiements en euros et un autre système de prélèvement est utilisé pour la devise nationale. 

Au Royaume-Uni, les entreprises encaissant de l’argent utilisent le prélèvement britannique (UK Direct Debit).

Comment fonctionne le prélèvement SEPA ?

Pour effectuer un prélèvement SEPA, le débiteur (personne prélevée) doit signer un mandat de prélèvement à son créancier (personne prélevant les fonds), qui dispose d’un identifiant de créancier SEPA. 

Pour cela, le créancier doit remplir et signer un document, appelé mandat de prélèvement SEPA pour toute autorisation et demande de prélèvement.

Le prélèvement SEPA peut être ponctuel, dans le cas où le mandat signé par le débiteur vaut pour un prélèvement unique ou récurrent, lorsque le mandat signé par le débiteur vaut pour une série de prélèvements.

Qui doit se conformer à la procédure du prélèvement SEPA ?

Tous les acteurs économiques effectuant des prélèvements : les particuliers, l’administration, les commerçants, les entreprises qui ont un compte bancaire dans l’espace SEPA.

Les principales caractéristiques du prélèvement SEPA

Des prélèvements facilités

Il est possible d’encaisser des créances en France et dans les 34 pays de la zone SEPA, notamment avec l’utilisation de l’IBAN (International Bank Account Number) et du BIC (Business Identifier Code)

Le débiteur n’a plus besoin de renvoyer ses mandats. L’accord se fait directement entre le créancier et le débiteur. Ceci permet l’essor du mandat dématérialisé.

Un processus automatisé

L’aspect dématérialisé du prélèvement SEPA évite de nombreux inconvénients, par exemple en éliminant les erreurs de saisie, le transfert physique (impression, de signature, envoi de formulaire papier, etc..).

Les deux types de prélèvement SEPA 

Il existe deux formes de prélèvements SEPA : 

  • Le SEPA Core concerne les entreprises qui encaissent principalement les particuliers. Le mandat de prélèvement est établi par le débiteur et l’envoie au créancier. Le contrôle de ce mandat par la banque est optionnel.
  • Le SEPA B2B concerne uniquement les entreprises qui encaissent des paiements d’autres entreprises. Le mandat de prélèvement est établi par le débiteur en deux exemplaires et les envoie au créancier et à sa banque.

Comment mettre en place un prélèvement SEPA ?

Le prélèvement SEPA est mis en place lorsque le débiteur donne le droit au créancier de prélever de l’argent sur son compte, par signature d’un mandat de prélèvement, sans indication de montant.

Pour mettre en place un prélèvement SEPA, il suffit de remplir le mandat de prélèvement remis par le créancier et de lui retourner signé, accompagné du RIB. 

L’accord est valable jusqu’à révocation. Le créancier conserve :

  • le nom et l’adresse du débiteur
  • le RIB avec les codes IBAN et BIC du débiteur
  • le mandat de prélèvement, qui indique l’identifiant du créancier (ICS), la nature du prélèvement (ponctuel ou récurrent), la Référence Unique de Mandat (RUM)

Passez au prélèvement SEPA facilement avec KWIXEO

Le logiciel de gestion KWIXEO offre une solution pratique pour simplifier et automatiser la création et la remise de prélèvements SEPA pour les entreprises. 

Cette fonctionnalité permet de gérer les prélèvements en quelques clics seulement ! Ainsi, vous bénéficiez d’un processus simplifié, sécurisé et conforme aux normes SEPA.

Avec KWIXEO, optimisez la gestion des encaissements, gagnez du temps et concentrez-vous sur votre cœur de métier. 

N’hésitez plus ! Essayez dès maintenant le logiciel de gestion KWIXEO et en profitez d’une période d’essai gratuite.

 

Facturation électronique : réglementation, mise en place et avantages

Depuis les annonces faites en 2020 sur la réglementation des formats de facturation, il peut être difficile pour les entreprises de s’y retrouver. Suis-je concerné ? Quels sont mes droits ? Comment mettre en place ces nouveaux systèmes de création de factures ? Autant de questions pratiques dont il peut être compliqué de trouver les réponses tant les informations sont nombreuses. Avec une nouvelle échéance prévue pour juillet 2024, les experts Kwixeo vous ont préparé un guide complet pour ne rien louper et vivre sereinement ce changement administratif.

La facturation électronique, qu’est-ce que c’est ?

Pour certains, la facturation électronique est un format totalement inédit, qui suscite beaucoup de questionnements. Avant toute chose, et pour bien aborder le sujet, il est important de comprendre ce que sont les factures électroniques. Aussi, si cette nouvelle façon de créer des factures va devenir, à terme, obligatoire pour tous, ce changement ne se fera pas au même rythme. Tout cela semble rendre la réglementation compliquée et fastidieuse, mais vous allez le voir, c’est surtout une belle opportunité pour les entreprises de gagner en productivité.

Ne pas confondre factures électroniques et factures dématérialisées

Il n’est pas rare de confondre factures électroniques et factures dématérialisées. Et pour cause ! La différence est subtile, mais bien présente. La facture dématérialisée est en réalité une transformation d’un support physique en un support numérique. Généralement, on réalise des factures dématérialisées pour archiver ses documents. La facture électronique est, quant à elle, totalement numérisée. Elle est émise et transmise entièrement de manière électronique. Aucun support papier n’est utilisé. De ce fait, la signature doit également se faire de manière électronique.

Factures numériques et e-invoicing

Ce terme peut paraître barbare et complexe, mais pas d’inquiétude, il traduit une notion simple. L’e-invoicing n’est que le terme technique pour désigner l’acte de facturation électronique. Pour préciser, il fait référence à l’émission et la réception de factures sous forme numérique sur une plateforme spécialisée.

Une autre façon de déclarer : l’e-reporting

Avec le déploiement de la facture électronique, une autre notion vient compléter l’e-invoicing : l’e-reporting. Cette deuxième étape concerne les activités BtoB et BtoC non-domestiques. Elle consiste à transmettre toutes les données de transactions qui ne s’intègrent pas dans la facturation. Cette déclaration se fait directement à la DGFiP (Direction générale des finances publiques). Elle comprend :

  • Les données de transaction BtoB pour des clients non-français
  • Les données de transaction BtoC taxables en France
  • Les données d’achat auprès des opérateurs étrangers (en dehors des importations)
  • Les informations de paiement des factures de services

Pour s’assurer du bon déroulement de l’e-reporting, des sanctions sont applicables en cas de non-respect de ces obligations :

  • 15€ d’amende par facture omise
  • 250€ d’amende par transmission omise

Ces deux sanctions s’appliquent dans la limite d’un total de 15 000€ par an. A terme, la facturation électronique permettra de pré-remplir ses déclarations de TVA pour améliorer son suivi et limiter la fraude.

A qui s’adresse la facturation électronique ?

Aujourd’hui, ce système administratif est déjà mis en place pour les entreprises publiques. Le projet est maintenant de développer ce système étape par étape à tout le privé, selon un calendrier prédéfini. A terme, elle concernera toutes les structures françaises d’ici 2026, des plus grosses aux micro-entreprises. Le but est de démocratiser et d’uniformiser les déclarations au niveau européen afin de permettre à tous les partis une optimisation de la paperasse administrative.

Pourquoi passer à la numérisation des factures ?

En y regardant de plus près, il est tout à fait légitime de se demander pourquoi rendre obligatoire ce format de facturation. Même si c’est avant tout un système de contrôle des déclarations, n’y soyez pas pour autant réfractaire ! La numérisation peut vous apporter, à vous et votre entreprise, bien plus que vous ne le pensez.

Des mesures fiscales renforcées

La facturation électronique vise à apporter plus de transparence entre les entreprises et l’administration. Un suivi régulier des données de transaction est mis en place pour limiter les fraudes fiscales, mais pas seulement ! Le but final sera d’automatiser les déclarations de TVA et donc d’accélérer et de faciliter les démarches administratives. Un mécanisme profitable pour les deux camps !

Un gain de temps administratif

Les factures sous forme numérique sont non seulement économiques, mais aussi pratiques. Grâce à elles, vous pourrez grandement simplifier toutes vos démarches administratives, notamment à l’aide d’un logiciel de facturation. Avec ça, vous réduirez la durée de création et l’envoi de vos factures, mais également le traitement et la validation du paiement. En confiant l’ensemble à un portail spécialisé, vous permettez aussi une plus grande traçabilité de vos factures qui vous assurera une comptabilité simple et sereine.

Une réduction des coûts pour les entreprises

Il n’est pas rare pour certaines structures que le coût d’une facturation papier puisse monter jusqu’à une dizaine d’euros. Ce n’est pas si étonnant quand on sait que plusieurs frais entrent en jeu. Parmi eux, on retrouve les frais postaux qui restent les plus importants dans le cycle de vie de la facture. Passer à l’électronique sera donc plus rapide et moins coûteux.

Autres avantages

Si le plus gros avantage pour l’entreprise est une optimisation administrative, ce n’est pas le seul. Le passage aux factures digitales induit plusieurs autres atouts non-négligeables :

  • Une administration des factures plus simples : de nombreux logiciels vont pouvoir vous épauler dans votre comptabilité afin de faciliter vos démarches. On ne dit jamais non à une simplification des démarches administratives !
  • Un geste sympa pour la planète : ce n’est pas toujours la priorité de tous, mais c’est un petit bonus non-négligeable
  • Une amélioration des délais de paiement : en facilitant le suivi de vos factures, vous pourrez très rapidement suivre les échanges et proposer des solutions sous forme numérique, plus confortables pour vos clients et fournisseurs
  • Une sécurité renforcée : les documents seront suivis selon les différents statuts de traitement, tracés et archivés tout au long de la démarche. Un vrai plus en matière de sécurité

Calendrier de la réglementation

La réglementation de la facturation électronique peut, pour certains, faire peur. Ne vous inquiétez pas, la réforme compte se mettre en place progressivement pour ne pas trop perturber les échanges commerciaux. Si les entreprises titulaires de marchés publics sont déjà entrées dans l’ère du numérique, les obligations à destination du privé laissent encore un peu de marge. Le déploiement de la réforme pour ces dernières s’étendra de juillet 2024 à janvier 2026 selon la taille de l’organisme. Toutefois, toutes les structures doivent être en mesure de recevoir des factures émises de manière électronique d’ici 2024.

Une première échéance à juillet 2024 pour les grandes entreprises

Les premières à mettre en place la facturation électronique seront les grandes structures (+ de 5 000 salariés). A partir de cette date, elles seront dans l’obligation de transmettre et de réceptionner des factures faites de données numériques. Elles commenceront également l’e-reporting.

Janvier 2025 pour les entreprises intermédiaires

L’année qui suit, ce sont les ETI (entreprises de taille intermédiaire dont l’effectif ne dépasse pas 250 salariés) qui seront concernés. Tout comme les grandes structures, elles devront transmettre et réceptionner leurs factures de façon électronique et commenceront à leur tour l’e-reporting.

Janvier 2026 pour les PME, TPE et micro-entreprises

Enfin, viendra le tour des petites, très petites et micro-entreprises. Ce seront les dernières à devoir se mettre à l’e-invoicing ainsi qu’au e-reporting.

Le but de ces échéances est de permettre à toutes les entreprises assujetties de s’organiser au mieux avec leurs clients et leurs fournisseurs pour mettre en place ce nouveau système.

Comment mettre en place la facturation électronique ?

Pour aider au mieux les entreprises soumises à la réglementation, de nombreuses structures d’accompagnement vont être organisées pour accompagner les entreprises. Elles vous permettront d’aborder sereinement les nouveaux processus et de les adapter au mieux à votre secteur. Avant ça, nous vous avons préparé un guide pratique qui retranscrit les points principaux de la mise en place de factures numériques.

Les règles à respecter pour dématérialiser ses factures

La dématérialisation de ses factures doit respecter quelques règles pour être légalement valables. Ce qu’il ne faut pas oublier, c’est que la facture électronique reste une facture. A ce titre, on doit pouvoir retrouver l’ensemble des éléments obligatoires d’une facture papier classique sur une facture électronique. Cependant, de nouvelles mentions viendront faire leur apparition, comme :

  • Le numéro de SIREN du client assujettis
  • La nature du service
  • Les options de débits
  • L’adresse complète de livraison/réalisation du service

Des impératifs de format seront également exigés par l’administration. Si la solution la plus simple est d’émettre un PDF, ce n’est pas ce que prévoit la réforme. Au début, les PDF seront alors acceptés, mais ils seront amenés à disparaître sur le moyen terme. Il est donc recommandé de prendre de bonnes habitudes dès le départ. Deux solutions seront viables :

  • Les factures aux données structurées (EDI) : il s’agit d’un fichier structuré, purement informatique, qui ne peut pas être lu par l’Homme. Pour cette raison, il sera nécessaire de l’accompagner d’un format PDF pour vos clients ou fournisseurs. Dans cette catégorie de factures structurée, on retrouve le XML par exemple
  • Les factures de données mixtes (Hybrid Invoice) : elles sont hybrides, c’est-à-dire qu’elles présentent l’avantage de convenir à la fois aux machines, qui vont pouvoir procéder à une extraction de la donnée, mais aussi à l’œil humain. Dans ce format, on retrouve une nouvelle solution appelée Invoice X ou Factur-X. Ces factures seront le nouveau format fiable, gratuit et donc fortement recommandé si vous souhaitez simplifier vos démarches

Enfin, si vous souhaitez procéder à la conservation de vos factures, là aussi, il vous faudra respecter quelques règles :

  • Les factures seront archivées dans la même qualité et la même conformité que lors de leur émission, dans leur format original
  • Les documents seront horodatés avant de rejoindre un coffre-fort digital pour garantir leur pérennité

Choisir une plateforme de transfert numérique

Pour facilité votre gestion administrative et bénéficier de nouvelles fonctionnalités, il existe de nombreux portails liés au traitement et au transfert sous forme numérique. Il vous faudra alors en choisir un adapté à vos besoins et à votre budget. Le choix est donc totalement libre, le seul impératif est que cette plateforme doit être partenaire de l’administration. Si vous ne souhaitez pas investir dans des prestataires privés, vous pourrez toujours utiliser les outils informatiques de la plateforme publique Chorus Pro. Ce logiciel de dématérialisation opéré par l’Etat est utilisé par l’ensemble des entreprises du marché public, déjà soumis à cette obligation. Cette plateforme ne nécessite aucune connaissance particulière et est totalement gratuite.

Ce qu’il faut retenir de la facturation électronique

La facturation électronique va devenir obligatoire pour l’ensemble des entreprises françaises d’ici 2026 :

  • Juillet 2024 pour les grandes entreprises
  • Janvier 2025 pour les ETI
  • Janvier 2026 pour les PME, TPE et micro-entreprises

Avec cette réforme, le but des finances publiques est de lutter contre les nombreuses fraudes et de mettre en place une automatisation de bout en bout des systèmes de déclaration de TVA. Pour les entreprises, c’est une belle opportunité pour réduire le coût de leurs déclarations. C’est également un très bon système pour optimiser et faciliter les démarches administratives liées à son entreprise. Toutefois, il faudra faire attention à quelques règles de mise en place lors du passage aux factures informatisées. Le contenu ainsi que le format seront deux points sur lesquels votre attention devra se porter. Heureusement, vous pourrez choisir entre plusieurs logiciels de gestion dédiés pour vous aider dans votre tâche. L’Etat met également à disposition son propre portail : Chorus Pro.

FAQ – Vos interrogations sur la facture électronique

Comment utiliser une facture électronique ?

Lors de votre passage à la facturation électronique, vous devrez vous munir d’un système permettant de garantir l’authenticité de la facture, sa bonne lisibilité et l’intégrité de son contenu. Ces 3 principes sont fondamentaux pour que vos factures numériques soient légalement valides et exploitables.

Pourquoi passer à la facturation électronique ?

Grâce aux factures numériques, vos économies seront doubles : des documents plus rapides à produire et moins coûteux à émettre. L’archivage sera également facilité et à moindres coûts. A terme, c’est également la déclaration de la TVA qui sera facilitée grâce à un principe de pré-remplissage organisé par l’administration fiscale.

Qui est concerné par la facture dématérialisée ?

Ces nouveaux textes réglementaires concernent toutes les entreprises françaises. Si pour les entreprises du secteur public, la réforme est d’ors et déjà applicable, pour le privé, l’entrée en vigueur se fera par étape, selon le schéma suivant :

  • Juillet 2024 pour les grandes entreprises
  • Janvier 2025 pour les moyennes entreprises
  • Janvier 2025 pour les PME, TPE et micro-entreprises

L’ensemble de ces obligations devrait s’étendre à toute l’Europe d’ici quelques années.

En tant qu’auto-entrepreneur, suis-je concerné par la facturation électronique ?

En tant qu’auto-entrepreneur, vous faites, depuis 2016, parti des micro-entreprises. Même si vous ne payez pas de TVA, vous restez assujetti à cette dernière. Vous êtes donc également concerné par la loi et ferez partie des derniers à devoir passer au tout numérique. Toutefois, au même titre que les autres structures, ce mode de déclaration vous apportera rapidité et efficacité dans vos tâches administratives.

Kwixéo, le logiciel de gestion pour gérer votre garage auto

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Conçu pour les garagistes, le logiciel de gestion Kwixéo vous permet d’optimiser la gestion de votre atelier

Vous êtes garagiste et souhaitez optimiser la gestion de votre centre d’entretien auto ? Pensez à adopter un logiciel de gestion comme Kwixéo qui vous permet de piloter l’ensemble de vos activités depuis une seule et même interface.  Il s’agit entre autres des achats, des ventes et de la relation client.

Une gestion simplifiée de votre atelier d’entretien auto avec Kwixéo

Garagiste, la gestion de votre centre d’entretien auto est complexe et vous accapare votre temps ? Afin de faciliter la gestion de vos activités et d’assurer le bon fonctionnement de votre atelier, un logiciel de gestion comme Kwixéo s’avère indispensable.

Kwixéo centralise toutes vos activités en vue d’en simplifier la gestion. Il vous offre ainsi une vue d’ensemble de vos activités et en facilite le suivi. De cette manière, votre atelier de réparation et d’entretien auto se transforme en un garage connecté. L’ensemble de vos activités est regroupé sur Kwixéo, qu’il s’agisse des ventes ou des réparations réalisées, du stock ou des recettes.

Cette centralisation vous permet de gagner du temps au quotidien. Kwixéo améliore également votre efficacité. Instantanément, vous êtes informé d’une rupture de stock, par exemple, et pouvez organiser le réapprovisionnement auprès de vos fournisseurs.

Une facturation rapide et efficace grâce à un logiciel de gestion dédié aux garagistes

La gestion d’un centre d’entretien auto implique des tâches redondantes et fastidieuses. Tel est le cas de la facturation. La solution pour réduire le temps passé sur ces activités chronophages se trouve dans le logiciel de gestion Kwixéo.

Un module dédié à la gestion commerciale et à la facturation vous est proposé sur Kwixéo. Il vous permet de créer rapidement un devis, de le transformer en facture, en bon de commande ou en bon de livraison.

Depuis l’interface du logiciel de gestion Kwixéo, vous pouvez directement envoyer le devis ou la facture au client. Ces documents sont archivés et sécurisés dans la base de données de Kwixéo, dans le respect des réglementations prévues par la loi anti-fraude.

L’automatisation de la facturation permet aux garagistes de se concentrer sur leur cœur de métier. Afin de simplifier davantage le processus de facturation, n’hésitez pas à élaborer un catalogue de tarifs.

Une relation client améliorée avec notre logiciel de gestion pour garagistes

Le logiciel de gestion Kwixéo aide les garagistes à gérer leurs activités en interne et simplifie le suivi des réparations et de leurs salariés. Par ailleurs, Kwixéo vous permet d’optimiser la gestion de la relation avec vos prospects et clients.

Vous maîtrisez vos stocks et êtes en mesure de répondre efficacement aux besoins de vos clients. Vous pouvez également gérer vos rendez-vous et mieux les organiser, afin de satisfaire chacun de vos clients.

Par ailleurs, la facturation automatisée réduit les erreurs et évite les litiges avec eux. Les données, une fois enregistrées sur Kwixéo, sont retransmises automatiquement sur les devis et factures. Si vous maîtrisez peu la facturation, Kwixéo se charge d’éditer pour vous des factures en bonne et due forme.

Enfin, sur Kwixéo, vous avez accès à des modèles de devis et de factures pré-remplis personnalisables.

Une réduction des coûts d’exploitation pour les garagistes

La digitalisation de la gestion du centre d’entretien auto se trouve à l’origine d’une meilleure organisation, d’un gain de temps et d’argent.

En conséquence, vous pouvez mieux planifier vos rendez-vous de manière à optimiser votre temps de travail et à le rentabiliser. Le temps gagné grâce à l’automatisation peut aussi être investi pour prendre des rendez-vous supplémentaires ou développer votre portefeuille clients.

En outre, les informations dont vous disposez vous permettent :

  • D’optimiser les achats ;
  • D’identifier les pièces manquantes ;
  • D’orienter vos achats vers de réels besoins ;
  • De mieux maîtriser vos dépenses ;
  • D’anticiper vos commandes.

En résumé, Kwixéo s’avère d’une grande utilité pour les garagistes qui souhaitent gérer les activités de leur atelier de manière efficace.

Logiciels de facturation : obligatoires ou indispensables ?

La réglementation en matière de facturation a connu de nombreuses évolutions ces dernières années. Les entreprises ont donc parfois du mal à cerner leurs obligations légales : sont-elles oui ou non contraintes d’utiliser un logiciel de facturation ou peuvent-elles employer des méthodes plus traditionnelles ? 

Les experts KWIXEO vous aident à y voir plus clair.

Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation ?

Le logiciel de facturation est un programme informatique ayant pour principal objectif d’automatiser le processus de facturation : création de devis, édition et envoi de factures, suivi des paiements… Cet outil peut être enrichi de modules complémentaires pour répondre aux besoins de l’entreprise : gestion comptable, gestion du marketing automation, gestion des stocks etc. 

Le choix du logiciel de facturation dépendra de la taille de la structure mais aussi de ses besoins en matière de facturation et de comptabilité..

Est-il obligatoire d’utiliser un logiciel de facturation certifié ?

Si vous réalisez des opérations avec des non assujettis (clients particuliers), vous relevez du champ d’application du dispositif.

Dès lors que les règlements reçus (et ce quel que soit le mode de règlement) en contrepartie de ces opérations sont enregistrés au moyen d’un logiciel ou d’un système de caisse, vous êtes tenu d’utiliser un logiciel ou un système qui satisfasse aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale.


Logiciel de facturation : quelles alternatives ?

Si les entreprises ne sont pas contraintes d’utiliser un logiciel de facturation, elles ont toutefois l’obligation légale d’émettre des factures dès lors qu’elles effectuent une transaction de biens ou services avec un client. Elles peuvent pour cela, opter pour l’une des options suivantes : 

  • Le carnet de factures : Les factures sont alors remplies manuellement avant d’être remises au client. Les risques : erreurs de calcul, oubli de mentions légales, perte du document…
  • Le tableur : Les factures sont informatisées et les calculs automatisés. Les risques : erreurs, mentions légales incomplètes…

Pour une entreprise qui n’émet que peu de factures, ces méthodes peuvent s’avérer suffisantes. Mais si la création de devis et factures est fréquente, il est vivement recommandé de se doter d’un logiciel de facturation. 

A noter : La loi des finances pour 2020, prévoit d’imposer de façon progressive aux entreprises, l’obligation d’émettre des factures dématérialisées dans le cadre de transactions BtoB.

Logiciel de facturation : un outil indispensable ?

L’utilisation d’un logiciel de facturation revêt de nombreux avantages :

  • Un gain de temps considérable grâce à l’automatisation des tâches chronophages.
  • Une centralisation des données clients et fournisseurs sur une seule et même plateforme.
  • Un meilleur suivi des factures.
  • Une réduction significative du risque d’erreurs et d’oublis de facturation.
  • Une optimisation de la gestion comptable.
  • Un suivi de l’évolution de l’activité et du chiffre d’affaires de l’entreprise en temps réel.

Même si la législation ne contraint pas les entreprises à s’équiper d’un logiciel de facturation, cet outil demeure indispensable pour gérer de façon simple et sûre, sa comptabilité.

Découvrez le logiciel de facturation KWIXEO

La gestion de votre comptabilité implique la réalisation de tâches chronophages et répétitives : création de devis et factures, suivi des impayés, relances… En adoptant un logiciel de facturation, vous pourrez vous libérer de ces contraintes et vous consacrer à des tâches à fortes valeurs ajoutées. 

KWIXEO est un logiciel de facturation complet, intuitif et performant. Très simple d’utilisation, notre logiciel vous permet d’automatiser au maximum le processus de facturation. Parce que chaque entreprise est unique, notre logiciel est personnalisable : choisissez les modules qui répondent à vos besoins, et créez votre abonnement sur mesure !

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Kwixeo, le logiciel de gestion qu’il vous faut !

Nos 7 conseils pour choisir son logiciel de facturation

Le logiciel de facturation est un outil qui permet faciliter la gestion comptable et administrative d’une entreprise. De la création de devis au transfert sécurisé de données à votre expert comptable, le logiciel de facturation permet d’automatiser le processus de facturation et de limiter le risque d’erreurs. Il offre en outre une réelle visibilité quant à l’évolution de l’activité de l’entreprise. 

Mais alors comment choisir son logiciel de facturation ? Quels critères faut-il prendre en compte ? Découvrez dans cet article, les conseils des experts KWIXEO.

Déterminer les besoins de votre entreprise

Commencez par lister les besoins inhérents à votre activité en matière de facturation. Certains logiciels de facturation proposent des fonctions basiques (établir des devis et éditer des factures), tandis que d’autres possèdent des fonctionnalités plus exhaustives et plus poussées : comptabilité, gestion des stocks… Si vous externalisez votre gestion comptable, vous pouvez vous contenter d’un logiciel de facturation basique..

Pour bien choisir votre logiciel de facturation, il convient donc dans un premier temps, de cibler les besoins de votre entreprise.

Opter pour une interface ergonomique

La création de devis et factures fait partie du quotidien des entreprises. Afin de faciliter au maximum ces tâches qui peuvent être répétitives et chronophages, certains logiciels de facturation tels que KWIXEO, disposent d’une interface pratique et intuitive qui offre une prise en main rapide et simplifiée. Fini les paramétrages longs et complexes. Avec KWIXEO, créer devis et factures devient un jeu d’enfant ! 

Préférer un logiciel de facturation intégrant un CRM

Le CRM est un allié de taille pour optimiser la relation client et gérer les opportunités d’affaires qui se présentent à l’entreprise. Associé à un logiciel de facturation, l’outil CRM facilite davantage le processus de facturation, attendu que toutes les informations clients sont déjà intégrées dans le logiciel. KWIXEO inclut un module CRM complet afin de vous permettre de gérer votre clientèle et votre facturation en toute simplicité.

S’assurer que le service d’assistance est réactif et disponible

Même si vous optez pour un logiciel de facturation très simple d’utilisation, il se peut que vous ayez besoin d’aide au démarrage ou que vous ayez quelques questions à poser quant à son fonctionnement. Le service client doit répondre présent lorsque vous le sollicitez et vous offrir une aide de qualité. Parce que nous souhaitons vous accompagner sur la route du succès, notre équipe réactive, dynamique et professionnelle répond rapidement et gratuitement à toutes vos questions. Notre support en ligne vous aide à exploiter au mieux toutes les fonctionnalités du logiciel de facturation KWIXEO.

Pouvoir créer des factures personnalisées…

Plus qu’un simple document de comptabilité, devis et factures reflètent l’image de marque de votre entreprise. Il est important que vous puissiez les personnaliser en y insérant votre logo, en changeant la police ou la couleur de l’écriture, en inscrivant vos propres conditions générales etc. Avec KWIXEO, créez des documents entièrement personnalisés en quelques clics !

… et gérer votre comptabilité en toute simplicité !

Un bon logiciel de facturation doit couvrir l’ensemble de vos besoins en termes de comptabilité et faciliter le transfert de données avec votre expert comptable. Grâce aux nombreuses fonctionnalités du logiciel de facturation KWIXEO, gérez votre comptabilité en toute facilité. Export complet de vos données au format souhaité, calcul de la marge en temps réel, suivi de votre chiffre d’affaires…, facilitez vos tâches comptables et gagnez du temps grâce à KWIXEO.

Tester avant de s’engager

Avant de souscrire à un quelconque abonnement, prenez le temps de tester le logiciel de facturation qui vous intéresse afin d’avoir la garantie qu’il répond bien à vos besoins et que son interface vous convient. Vous pouvez tester gratuitement le logiciel KWIXEO pendant 15 jours en remplissant le formulaire d’essai. 

Logiciel de facturation KWIXEO : L’essayer, c’est l’adopter !

La gestion de votre comptabilité dévore le peu de temps dont vous disposez ? Vous cherchez un logiciel de facturation complet, intuitif et performant ? Très simple d’utilisation, KWIXEO vous permet d’automatiser au maximum votre processus de facturation. Editez vos factures en un clic, envoyez vos factures à vos clients directement depuis le logiciel, automatisez votre facture récurrente, relancez les factures impayées… 

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Quels sont les taux de TVA applicables ?

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Toutes les ventes et prestations de service réalisées en France sont soumises à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA). Toutefois, le taux de TVA peut différer selon la nature du produit ou du service. Alors, quels sont les taux de TVA applicables ? Réponse dans cet article.

Qu’est-ce que la TVA ?

Selon l’article 283-1 du code général des impôts, le vendeur de produit ou le prestataire de service qui facture la TVA à ses clients est ensuite redevable de cette TVA à l’Etat. 

En conséquence, la TVA est en réalité un impôt indirect. En effet, cette taxe imposée n’est pas collectée directement par l’Etat comme l’impôt sur le revenu, c’est ici le vendeur du produit ou du service qui va collecter lui-même la TVA auprès de ses clients et, à travers sa déclaration de TVA, il sera ensuite chargé de la reverser à l’Etat sous risque de contrôle par l’administration fiscale.

Pour le consommateur final qui achète quant à lui le produit ou le service, la TVA à laquelle il est nécessairement assujetti lors de l’achat de ce produit ou service est donc considérée comme un impôt indirect sur la consommation.

Quels sont les divers taux de TVA applicables ?

Les taux de TVA en France

La TVA est calculée sur le prix hors taxe (HT), et non sur un prix toutes taxes comprises (TTC), à des taux différents. En France, les taux de TVA sont au nombre de quatre :

  • Le taux normal à 20 %.  Le code général des impôts établit à 20% le taux de TVA applicable pour la majorité des ventes de biens et des prestations de services.
  • Le taux réduit à 10 %. Il est notamment appliqué aux produits alimentaires préparés en vue d’une consommation immédiate, aux droits d’entrée des musées, aux produits d’origine agricole, aux travaux de rénovation, de transformation, d’aménagement et d’entretien sur les logements d’habitation, ou encore aux transports de voyageurs.
  • Le taux réduit à 5,5 %. Les taux réduits de TVA s’appliquent notamment aux produits destinés à l’alimentation humaine, aux médicaments et produits sanguins d’origine humaine, aux produits de protection hygiénique féminine, aux livres, aux travaux d’amélioration énergétique, ou encore certaines importations, aux logements sociaux, ou encore aux livraisons d’œuvres d’art.
  • Le taux particulier à 2,1 %. Il est réservé aux médicaments à usage humain et produits sanguins d’origine humaine, les ventes d’animaux vivants de boucherie et de charcuterie à des non-assujettis, les publications de presse inscrites à la Commission paritaire des publications et agences de presse, les premières représentations théâtrales de certaines œuvres et de certains spectacles de cirque, et à la redevance télévision.

Les taux de TVA dans l’Union Européenne

Pour les entreprises qui vendent à des clients étrangers situés dans des pays membres de l’UE (Union Européenne), la politique de la Taxe sur la Valeur Ajoutée oblige l’entreprise à appliquer, non pas le taux de TVA français, mais le taux de TVA applicable dans le pays du client concerné. 

Les pays de l’UE appliquent plusieurs types de taux et celui-ci dépend également du produit ou du service concerné par la transaction. Plus d’informations concernant la liste des taux de TVA appliqués dans les pays membres de l’UE sont accessibles sur le site du service public français.

Les exonérations de TVA

Néanmoins, un régime fiscal particulier, qui exonère de la TVA, peut s’appliquer sur des situations données. 

Par exemple, le régime de la franchise de base de TVA exonère les entreprises de la déclaration et du paiement de la TVA sur les prestations ou ventes qu’elles réalisent. Elle concerne notamment les micro-entreprises qui ne collectent donc aucune taxe. Avec le statut micro-entrepreneur, ces entrepreneurs sont naturellement éligible au taux de franchise de base et la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI » doit figurer sur leurs factures. En fait, la franchise en base s’applique à toutes les entreprises dont le chiffre d’affaires de l’année précédente ne dépasse pas un seuil donné.

Parmi les opérations exonérées de TVA, on trouve notamment :

  • Les échanges intracommunautaires
  • Les opérations déjà imposées (pour éviter les cumuls d’imposition)
  • Certaines activités d’intérêt général
  • La plupart des locations sur terrains non aménagés et locaux nus
  • La location de terres et bâtiments à usage agricole ;
  • Les exportations
  • Certaines importations
  • Les enseignements dispensés par des organismes de formation professionnelle continue 
  • La majorité des opérations bancaires et financières
  • Les activités médicales (soins et actes médicaux et paramédicaux, transports sanitaires, enseignement, etc.)

En Conclusion

Ainsi, pour savoir quel taux de TVA appliquer à une opération donnée, il faut prendre en compte la nature du produit ou du service. De plus, la localisation de l’opération taxable entre aussi en compte pour choisir la taxe en accord.

Un logiciel de gestion et facturation pour les Éditeurs de logiciel

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En tant qu’éditeur de logiciel, comme toute entreprise, n’échappe pas à la multitude de tâches administratives inhérentes au bon fonctionnement de votre activité. L’édition de factures, de devis, la gestion de vos projets, de vos clients, tout cela représente souvent une opération fastidieuse et chronophage. Kwixéo est probablement votre futur allié ! Notre logiciel de gestion et de facturation pour les éditeurs de logiciel va vous permettre de centraliser la gestion de vos activités commerciales, mais aussi administratives.

Les avantages d’un logiciel de gestion et facturation pour les Éditeurs de logiciel

Notre logiciel de gestion et de facturation va vous permettre en premier lieu de gagner un temps fou ! Vous allez pouvoir automatiser la facturation de vos abonnements et générez vos prélèvements SEPA en les important directement sur la plateforme de votre banque.

Vous aurez également la possibilité de relier notre outil de facturation et de gestion à votre logiciel SaaS.

En effet, vos devis et factures sont créés en quelques clics et instantanément. Les outils les plus évolués permettent même de transformer un devis en facture automatiquement. Ils peuvent aussi servir pour l’envoi des documents commerciaux au client, ainsi que pour la gestion des relances.

Notre solution de facturation en ligne permet aux éditeurs de logiciel de tenir leur comptabilité en toute conformité, comme l’exige l’administration fiscale française depuis la mise en application de la loi anti fraude TVA le 1er janvier 2018.

Vous aurez accès à des modèles préétablis, avec les mentions obligatoires de facturation. Il vous suffira simplement de les personnaliser en y ajoutant les informations nécessaires.

Cet outil vous est également utile pour centraliser la gestion de la relation client. De cette manière, vous avez une meilleure traçabilité des échanges. Vous pouvez suivre de près vos dépenses et vos revenus, issus de vos activités commerciales.

Kwixéo, le choix logique pour les Éditeurs de Logiciel !

Opter pour Kwixéo, c’est la garantie de vous doter d’un logiciel de gestion et de facturation pour les éditeurs de logiciel dont les fonctionnalités sont totalement adaptées à votre domaine et à vos activités d’éditeur de logiciel.

Le logiciel Kwixéo vous permet de créer vos factures, facilement et rapidement, avec des modèles personnalisables. Vous pouvez également l’utiliser pour gérer les encaissements, faire un suivi des paiements et des impayés.

La facturation n’est qu’une infime partie des fonctionnalités proposées par Kwixéo.

C’est un outil de gestion complet qui offre une vue d’ensemble de vos activités commerciales, de la relation avec les clients, les partenaires et les fournisseurs.

Grâce à son interface intuitive et ergonomique, notre logiciel de gestion et de facturation est facile à prendre en main et vous pourrez facilement le relier à votre propre logiciel.

Chez Kwixéo, la relation client nous tient à coeur, de ce fait vous serez accompagné par votre conseiller dédié qui vous formera à l’utilisation du logiciel de facturation et de ses différentes fonctionnalités.

Vous bénéficiez également d’un support en ligne gratuit pour vous assister dans l’utilisation de notre logiciel de gestion pensé pour les éditeurs de logiciels..

N’attendez plus et profitez d’un essai gratuit de 15 jours sans aucun engagement et découvrez Kwixéo !