Catégorie Facturation

Quels changements interviennent dans la facturation en 2019 ?

Quels changements dans la facturation en 2019 ?

Les mentions obligatoires sur les factures ont subi des modifications en 2019. Cette réforme fait suite à la réécriture par l’ordonnance n° 2019-359 du 24 avril 2019 des règles relatives à la facturation. Ainsi, depuis le 1er octobre 2019, les opérateurs commerciaux ont l’obligation de se soumettre à cette nouvelle réglementation sous peine de sanction. Tour d’horizon sur ces changements et leurs effets.

Les modifications par rapport aux mentions obligatoires sur les factures

Les changements apportés aux mentions obligatoires sur les factures visent principalement à clarifier le contenu de certains dispositifs légaux régissant les opérations commerciales. Ils permettent aussi d’optimiser la sécurité des personnes concernées.

Ils concernent l’ajout de deux mentions, à savoir :

  1. Le numéro de bon de commande pour les factures établies préalablement par le client ;
  2. L’adresse de facturation du vendeur et du client dès lors qu’elle est différente de celle du siège social et de la livraison.

En outre, le vendeur doit émettre la facture dès la livraison des produits ou l’achèvement de la prestation de services.

L’importance de la délivrance d’une facture respectueuse des normes réside sur l’utilité de ce document. D’une part, il peut servir de moyen de preuve en cas de litige (que ce soit entre les deux parties à l’opération commerciale ou entre l’une d’entre elles et une tierce personne). D’autre part, il constitue une véritable pièce justificative comptable.

Ces modifications améliorent aussi l’harmonie des termes employés dans le cadre d’une opération commerciale. Cela permet d’éliminer ou du moins de limiter l’insécurité juridique à laquelle les professionnels concernés font face.

Autres réglementations et mentions obligatoires sur les factures à prendre en compte

Pour élaborer une facture, le respect des conditions de fond et de forme s’avère indispensable.

Sur la forme, la facture doit être écrite en français, être réalisée en deux exemplaires et mentionner toutes les informations relatives à l’opération commerciale. Le vendeur a l’obligation de remettre le document original à son client.

Il convient de rappeler les autres mentions obligatoires sur les factures que vous devez absolument retenir. Notez que ce document doit contenir tous les détails afférents à l’opération commerciale.

Dans ce contexte, il est impératif qu’une facture mentionne :

  • la date d’émission ;
  • son numéro ;
  • la date de la vente du produit ou de la réalisation du service ;
  • les identités des deux parties à l’opération commerciale ;
  • le numéro d’identification à la TVA ;
  • les informations relatives au produit ou au service (nature, quantité, remise appliquée…) ;
  • le taux de TVA applicable ;
  • la date de règlement en cas de paiement échelonné ;
  • les conditions applicables en cas d’escompte.

Les sanctions pour non-respect des mentions obligatoires sur les factures

Le nouveau dispositif qui régit la facturation prévoit que la non-observation des règles afférentes est passible d’une sanction administrative.

L’opérateur commercial qui omet une mention obligatoire sur une facture ou fournit une information erronée sera sanctionné d’une amende fiscale. Celle-ci varie en fonction de la gravité de la faute. Toutefois, elle est limitée au quart du montant total de la facture.

Dans le cadre d’une opération entre professionnels, le non-respect des règles relatives aux mentions obligatoires sur les factures entraîne l’application d’une amende plus lourde. Cette dernière peut atteindre 75 000 euros pour une personne physique. Ce montant sera multiplié par 5, voire plus, pour une personne morale.

L’administration fiscale applique des sanctions encore plus lourdes aux opérateurs commerciaux qui réitèrent cette faute. Leur amende sera doublée si l’infraction se répète dans les 24 mois qui suivent la prononciation de la première peine.

À tire d’information, le vendeur et l’acheteur ont l’obligation de conserver leurs factures pendant au moins 10 ans. Cela concerne autant les factures électroniques que celles en papier.

Le logiciel de facturation Kwixeo a mis à jour ces changements et vous pouvez d’ores et déjà être assure de respecter la règlementation en matière de facturation

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Les logiciels de facturation gratuits

Les logiciels de facturation gratuits

Quelle que soit la taille de votre entreprise, vous êtes dans l’obligation d’établir des factures pour votre comptabilité. Pour ne pas perdre de temps dans la création de documents Excel, automatisez vos factures. Et si vous ne souhaitez pas consacrer un budget supplémentaire dans l’acquisition d’un logiciel de facturation, optez pour une solution gratuite. Un tel outil vous sera très bénéfique, à condition de bien le choisir.

Pourquoi utiliser un logiciel de facturation ?

Le logiciel de facturation est indispensable pour la rédaction et la transmission des devis et factures à vos clients. Certaines solutions permettent aussi d’archiver ces documents, afin d’en assurer la traçabilité. Le suivi des encaissements, la gestion des relances et des factures récurrentes font également partie des fonctionnalités de base de ce type de logiciel.

Pour garantir votre conformité à la législation, le logiciel de facturation inclut le respect du cadre juridique. La modification des documents se fait de façon automatique, en cas de changement du taux de TVA par exemple. Cette fonctionnalité vous permet donc de gagner un temps précieux et d’éviter les erreurs dans la rédaction et l’émission de vos factures.

En général, le logiciel de facturation permet de saisir toutes les informations relatives à vos contacts. Il facilite également les échanges avec votre expert-comptable, grâce à une vision en temps réel de vos flux de trésorerie. De plus, les données peuvent être consultées à tout moment, sur n’importe quel support.

Si vous avez des difficultés pour éditer vos factures, un support répond à vos questions et vous conseille. Mais pour bénéficier de tous les atouts apportés par le logiciel de facturation, il convient de bien le choisir, en tenant compte notamment de vos objectifs et de votre budget.

Les principaux critères à considérer dans le choix d’un logiciel de facturation gratuit

Gérer ses factures sans rien débourser est tout à fait possible, mais vous devez être très vigilant au moment de choisir votre logiciel de facturation. Un des premiers éléments à vérifier est la certification de la solution.

Assurez-vous que la loi antifraude est intégrée dans l’outil. Cette réglementation, appliquée depuis le 1er janvier 2018, consiste à lutter contre les fraudes à la TVA. De même, veillez à ce que votre logiciel de facturation gratuit dispose d’une fonctionnalité de mise à jour automatique. Cela vous permettra de toujours respecter les textes de loi.

Afin de simplifier au mieux vos activités, optez pour un outil facile à utiliser. Ainsi, vous n’aurez pas à prévoir des dépenses supplémentaires pour la prise en main de la solution ou la formation de votre équipe. Pour ne pas avoir à contrôler les données saisies, choisissez un logiciel de facturation fiable.

Et pour réduire au maximum les risques d’erreurs, définissez en amont le nombre d’utilisateurs et de factures que vous prévoyez d’éditer. Un autre point à considérer est la possibilité de connecter votre logiciel de facturation à d’autres outils déjà existants (compatibilité, CRM, gestion de stocks, etc.).

Il existe tout un panel de logiciels de facturation gratuits. Parmi les plus utilisés, on peut citer QuickBooks, certifié conforme à la loi antifraude. Henrri est apprécié pour ses multiples fonctionnalités, dont la possibilité de personnalisation. Concernant la solution Zervant, la gratuité est limitée à 10 clients.

À ce propos, les logiciels de facturation gratuits cachent parfois certains coûts. Ainsi, prêtez attention aux modules que vous choisissez. Mais pour ne pas vous soucier de tous ces détails et pour éviter les pièges des logiciels de facturation gratuits, l’idéal est d’opter pour une solution payante.

Grâce à ses multiples fonctionnalités, le logiciel de facturation Kwixéo répond parfaitement à vos besoins. Vous n’aurez pas à vous préoccuper de la conformité vis-à-vis des textes de loi. Ce logiciel complet est ergonomique et intuitif. De plus, il est proposé à un prix compétitif, quelles que soient les fonctionnalités souhaitées.

La facturation pour l’auto-entrepreneur

La facturation pour l’auto-entrepreneur

Vous avez opté pour le statut d’auto-entrepreneur ? La facturation est l’une des étapes par lesquelles vous devez passer. L’État a mis en place plusieurs réglementations encadrant la facturation pour l’auto-entrepreneur. Ces règles concernent à la fois la rédaction et l’envoi, ainsi que l’enregistrement des factures. Découvrez dans ce guide tout ce qu’il faut savoir pour établir vos factures d’auto-entrepreneur.

Quelques règles encadrant la facturation pour l’auto-entrepreneur

Vous devez d’abord réaliser un devis avant de rédiger une facture. Cette dernière doit être créée en amont de la prestation. Puis, il est impératif de l’envoyer au client au plus tard le jour de l’exécution de la prestation.

15 jours de retard peuvent toutefois être admis, à condition que cet ajournement soit en lien avec des nécessités de gestion administrative.

Après transmission de la facturation, vous n’avez plus le droit de la modifier. En revanche, le client peut apporter des changements sur la facture, mais il doit obtenir votre consentement au préalable.

Pour toute facture dont le montant excède les 5 000 euros, il est obligatoire de transmettre au client votre attestation URSSAF auto-entrepreneur. En particulier s’il en effectue la demande.

Lorsque vous éditez votre facture d’auto-entrepreneur, prenez le soin de rédiger au moins deux exemplaires. Vous devez garder l’un d’entre eux afin de justifier vos déclarations de chiffres d’affaires. L’autre exemplaire sera conservé par le client.

En outre, les factures doivent présenter un numéro unique. Concernant la transaction, il est indispensable de mentionner certaines dates. À savoir : celles de la transmission de la facture d’auto-entrepreneur, de la livraison ou de l’exécution de la prestation, ainsi que la date de règlement de la facture. D’autres mentions obligatoires doivent également apparaître sur vos facturations d’auto-entrepreneur.

Les mentions obligatoires sur une facture de l’auto-entrepreneur

Quel que soit le montant qui figure sur votre facture d’auto-entrepreneur, il est impératif d’y indiquer certaines mentions. Un des premiers éléments à préciser est l’identification de votre entreprise et celle de votre client.

Ainsi, vous devez indiquer votre nom (ou nom commercial le cas échéant), votre adresse et votre numéro SIRET, ainsi que votre immatriculation RCS/RM. D’une manière générale, il s’agit des éléments qui figurent sur votre extrait K auto-entrepreneur. Concernant le client, il convient de mentionner son nom, son adresse et sa forme juridique.

Il est également obligatoire de décrire les produits ou les services vendus. Précisez dans la facturation d’auto-entrepreneur la quantité échangée, le prix unitaire HT et le total HT, ainsi que les éventuelles réductions.

N’oubliez pas de préciser la mention « TVA non-applicable, article 293B du CGI » pour indiquer votre appartenance au régime fiscal des micro-entrepreneurs.

Si le taux de pénalité en cas de retard de paiement diffère du taux légal, il convient de bien le préciser dans votre facture. Enfin, n’oubliez pas vos conditions générales d’utilisation et de vente.

Les avantages à automatiser sa facturation d’auto-entrepreneur

Pour gagner du temps dans la rédaction de votre facturation auto-entrepreneur, tout en respectant les réglementations en vigueur, optez pour la dématérialisation. Un logiciel de facturation auto-entrepreneur vous permettra de mieux vous organiser.

Avec le logiciel Kwixéo, simplifiez vos processus de devis et de facturation. Cet outil complet vous libère des tâches à faible valeur ajoutée relatives à l’établissement de ces documents. Il vous permet aussi de suivre efficacement votre facturation et de relancer les factures impayées, entre autres.

Nos clients sont satisfaits de la facilité d’utilisation et de la qualité de notre solution, accessible à tous les budgets. Ils sont aussi unanimes quant au dynamisme et à la réactivité de notre équipe.

Alors, contactez-nous sans tarder ! Nous vous guiderons dans l’établissement de votre facturation d’auto-entrepreneur et nous engageons à répondre à votre demande dans les plus brefs délais.

Facturer sur Excel : est-ce permis ?

Facturer sur Excel : est-ce permis ?

Certains chefs d’entreprise utilisent le logiciel de bureautique Excel pour établir leurs devis et factures. Néanmoins, une parfaite maîtrise de cet outil est indispensable pour éviter les risques d’erreurs dans vos comptes. De plus, travailler sur Excel est à la fois chronophage et complexe. L’idéal est d’acquérir un logiciel de facturation ergonomique qui ne nécessite pas de compétences particulières. Outre le gain de temps, cette solution offre de multiples avantages.

Facturer sur Excel : pourquoi est-ce déconseillé ?

L’utilisation d’un fichier Excel pour éditer des factures est un choix peu judicieux, en raison des nombreux inconvénients que cela présente. En premier lieu, les formules utilisées sont compliquées. Elles nécessitent donc beaucoup de concentration, même pour une personne qui maîtrise bien cet outil.

Pour éviter les erreurs, il est indispensable de vérifier constamment les formules appliquées, ce qui peut vous faire perdre un temps fou. Vous devez aussi procéder à des sauvegardes régulières pour assurer la traçabilité des informations. La moindre faille dans la manipulation de vos documents peut vous coûter cher.

En effet, des doublons dans vos factures ou des numéros manquants peuvent vous porter préjudice auprès des services fiscaux. Or, le montant de la TVA à déclarer doit absolument être exact.

Par ailleurs, facturer sur Excel est interdit par la loi depuis le 1er janvier 2018, et ce, quelle que soit la taille de votre entreprise. Cette pratique vous expose à une amende de 7 500 euros et à une obligation de vous mettre en conformité dans un délai de 60 jours.

De plus, les devis et factures rédigés sur Excel ne tiennent pas compte de l’évolution des textes en matière comptable et fiscale. Il vous faudra alors procéder manuellement à la mise à jour de vos documents, ce qui constitue une tâche rébarbative et à faible valeur ajoutée.

Pour toutes ces raisons, il convient de dématérialiser vos opérations de facturation en faisant le choix d’un logiciel performant. Néanmoins, il n’est pas toujours évident de basculer du jour au lendemain d’un fichier Excel vers une solution logicielle. Faites-vous accompagner par un professionnel pour assurer cette transition.

Remplacer Excel par un logiciel de facturation

Mettez fin aux facturations sur Excel et laissez place à l’automatisation. Optez pour un logiciel de facturation pour les nombreux atouts qu’il présente. Certes, vous pouvez toujours conserver vos anciennes factures, mais assurez-vous de pouvoir les consulter à tout moment.

Changer de système de facturation peut être décourageant. D’autant qu’il faut se familiariser rapidement avec le logiciel pour pouvoir l’utiliser dans les meilleurs délais.

Le mieux est donc de choisir une solution de facturation facile à prendre en main, avec des fonctionnalités simples. Assurez-vous toutefois que ces dernières vous permettent réellement d’atteindre vos objectifs.

Ergonomique et souple, le logiciel de facturation Kwixéo s’adapte à toutes les activités professionnelles. En cas de difficultés dans la manipulation de la solution, faites-vous conseiller par notre équipe. Réactifs et à l’écoute, nous saurons vous apporter toute l’aide dont vous avez besoin.

Avec le logiciel de facturation Kwixéo, profitez d’une large gamme de fonctionnalités que vous pouvez paramétrer à votre guise. Simplifiez l’établissement de vos devis et factures, ainsi que la déclaration de vos taxes.

La satisfaction de nos clients étant notre priorité, nous vous proposons cette solution logicielle complète à un prix défiant toute concurrence. Vous êtes assuré de toujours respecter les réglementations en vigueur, et ce, malgré l’évolution permanente des textes législatifs. Kwixéo dispose aussi d’une fonctionnalité de mise à jour automatique et est conforme à la loi antifraude TVA.

Contactez-nous dès à présent pour vous aider à vous débarrasser de vos vieux fichiers Excel et vous doter d’un logiciel de facturation innovant.

Choisir un logiciel de facturation simple

Choisir un logiciel de facturation simple

L’édition manuelle des factures est une tâche chronophage qui vous détourne de votre cœur de métier. Pour mieux vous organiser, mais surtout pour vous conformer aux dispositions de l’État qui impose la dématérialisation des factures depuis 2012, équipez-vous d’un logiciel de facturation.

Optez pour une solution simple qui répond à vos besoins et prenez connaissance des avantages que vous en tirerez.

Acquisition d’un logiciel de facturation : une obligation légale

La réalisation d’une transaction commerciale requiert une facture. L’élaboration de cette pièce à partir d’un fichier Excel étant illégale depuis le 1er janvier 2018, les entreprises sont tenues de l’éditer sous format électronique. Un logiciel de facturation présente des mises à jour intégrées. En optant pour cette solution, vous n’aurez pas à vous préoccuper des évolutions permanentes des textes de loi.

Lors du choix de votre logiciel de facturation, vous devez donc vous assurer qu’il est conforme aux réglementations en vigueur, dont la loi dite « anti-fraude » (cette dernière a été mise en place pour lutter contre les fraudes à la TVA). La non-conformité de votre logiciel de facturation peut en effet vous exposer à une amende lourde s’élevant à 7 500 euros.

Réduire la charge de travail au quotidien grâce à un logiciel de facturation

En plus d’aller à l’encontre des lois en vigueur, utiliser Excel pour réaliser vos factures fait également perdre beaucoup de temps. Pour plus de praticité, l’idéal est de choisir un logiciel de facturation ergonomique.

La solution logicielle doit être intuitive et dotée de fonctionnalités multiples. Auparavant, il fallait disposer de compétences spécifiques pour pouvoir manier ce type de logiciel, du fait de sa complexité. Mais aujourd’hui, il est tout à fait possible de trouver un logiciel de facturation simple d’utilisation.

Outre sa praticité, un logiciel de facturation offre d’autres avantages, dont le gain de temps et d’argent. L’outil vous permet également de personnaliser vos factures et d’autres documents à destination de vos clients. Ceci contribue à améliorer votre image de marque et à vous distinguer de la concurrence.

En optant pour le logiciel de facturation Kwixéo, vous pouvez programmer de façon automatique la création de vos factures et leur envoi. Vous n’aurez pas à saisir une à une les données concernant vos clients. Cet outil innovant vous permet aussi de suivre tous les paiements. S’il y a des factures impayées, il vous suffit de les relancer en un clic.

Quelques critères à prendre en compte lors du choix de votre logiciel de facturation

Le logiciel de facturation doit pouvoir se connecter à d’autres outils de votre entreprise. Il doit permettre non seulement la création et l’envoi des factures, mais aussi leur archivage. Ainsi, tous vos documents sont centralisés au sein d’une même solution, ce qui facilite leur gestion. Par la même occasion, les risques d’erreur et d’oubli sont considérablement réduits.

Idéalement, le logiciel de facturation doit pouvoir relier vos factures à vos encaissements. Consulter les données en temps réel est essentiel pour avoir une vision d’ensemble sur les opérations en cours et anticiper celles à venir. Vous pouvez ainsi suivre de près vos flux de trésorerie.

L’export des écritures bancaires simplifie aussi le travail de votre expert-comptable. Privilégiez un logiciel permettant d’échanger en temps réel avec lui. De cette manière, vous gagnerez en efficacité. Vous n’aurez pas besoin de consulter plusieurs documents pour vous mettre au même niveau d’information que votre expert-comptable.

Le logiciel de facturation Kwixéo dispose de toutes ces fonctionnalités de base, et bien plus encore. Avec notre accompagnement, gérez vos facturations en toute sérénité.

Les nouvelles mentions obligatoires sur les factures

Les mentions obligatoires sur la facture ont fait l’objet de modifications en 2019. Vous devez être fixé sur ces changements et connaître leurs effets. Par ailleurs, vous êtes tenu de vous y conformer au risque de subir des sanctions.

Les mentions obligatoires sur la facture : que dit la loi ?

Les mentions obligatoires sur les factures ont fait l’objet d’une réforme dans l’optique de préserver les intérêts des vendeurs et des clients.

Depuis le 1er octobre 2019, c’est l’article L. 441-9 de l’ordonnance du 24 avril 2019 qui régit ce domaine. Les opérateurs commerciaux doivent se soumettre à cette nouvelle obligation qui consiste à mentionner les deux éléments suivants dans leurs factures :

  • L’adresse de facturation du vendeur et du client, dans la mesure où elle diffère de celle de la livraison ou du siège social.
  • Le numéro de bon de commande. Cette obligation concerne uniquement les bons que l’acheteur a élaborés au préalable.

Le même dispositif qui remplace l’article L. 441-3 apporte certaines précisions quant à l’élaboration d’une facture. Ainsi, il s’applique dans le cadre de tout achat de produits et services. Dans l’exercice de leurs activités professionnelles, tous les opérateurs commerciaux doivent se soumettre à cette réglementation. Cette dernière exige aussi la rédaction de la facture sur papier en double exemplaire. Chacune des parties doit en conserver un qui lui servira de preuve en cas de litige.

Le vendeur peut fournir une facture électronique si cela convient à son client. Le document doit comprendre les mêmes mentions obligatoires sur une facture en papier.

Les autres mentions obligatoires sur les factures

La date et le mode de règlement comptent aussi parmi les mentions obligatoires sur les factures. Il en est de même pour tous les détails relatifs au paiement : paiement au comptant ou échelonné, escompte, etc.

Dans ce sens, la facture doit aussi préciser les sanctions applicables en cas de non-observation desdites mentions. Sachez que le vendeur a l’obligation de fournir une facture lors de la livraison du produit ou à la fin de la prestation. S’il ne le fait pas, l’acheteur doit la réclamer.

Pour les factures avec TVA, les mentions obligatoires comprennent aussi le numéro d’identification du vendeur et de l’acheteur professionnel. Toutefois, si ce dernier n’est pas soumis à la TVA, cette règle ne sera pas applicable. Étant donné que le taux de TVA peut changer, la facture doit également indiquer le taux applicable.

Le document doit par ailleurs comprendre la désignation et le décompte des prestations ou des produits. À part cela, une facture doit mentionner :

  • un numéro unique ;
  • les réductions de prix ;
  • le montant du produit ou de la prestation de services hors taxe et toutes taxes comprises ;
  • les informations relatives au vendeur (dénomination sociale, numéro Siren, code NAF, forme juridique, etc.) ;
  • les informations relatives à l’acheteur (nom ou dénomination sociale, adresse de livraison, etc.).

Sanctions pour la non-observation des règles relatives aux mentions obligatoires sur la facture

Le non-respect des réglementations liées aux mentions obligatoires sur les factures génère des sanctions pécuniaires pouvant aller de 15 à 750 000 euros. La détermination de ce montant prend en compte plusieurs facteurs, incluant la nature de l’infraction et le profil de l’auteur, selon qu’il est une personne physique ou morale.

L’Ordonnance n°2019-359 du 24 avril 2019 insiste sur la nature administrative des infractions relatives au manquement aux règles de facturation.

L’omission ou l’inexactitude d’une seule mention obligatoire sur une facture est passible d’une peine d’amende de 15 euros. Selon les circonstances et la nature de l’infraction, cette sanction peut s’élever jusqu’à 75 000 euros si l’auteur est une personne physique. Pour les personnes morales, ce montant peut s’élever jusqu’à 375 000 euros.

Toutefois, l’amende doit être inférieure au quart de la somme inscrite sur la facture. D’autre part, la réitération de l’infraction dans les deux ans suivant la première condamnation donne lieu à une sanction plus lourde. À savoir le doublement de l’amende.

Le logiciel de facturation Kwixéo a mis à jour ces changements et vous pouvez d’ores et déjà être assuré de respecter la règlementation en matière de facturation

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Logiciel de facturation : ce que dit la loi

Le logiciel de facturation est une solution qui facilite l’édition des documents commerciaux tels que le devis ou la facture. Sur le marché, il se présente aujourd’hui sous diverses variantes, avec des fonctionnalités toujours plus innovantes. Les options proposées ne sont cependant pas les seuls critères à considérer pour le choisir. Il faut par-dessus tout s’assurer que la solution choisie réponde aux normes en vigueur. Revenons sur ces nouvelles réglementations.

Logiciel de facturation : les nouvelles réglementations en vigueur

En janvier 2018, une nouvelle loi vient de bousculer le mode de fonctionnement des entrepreneurs qui œuvrent dans le commerce et la distribution : celle qui les oblige à utiliser un logiciel de facturation agréé par l’administration à la place de leur logiciel classique.

Cette nouvelle mesure entre dans le cadre d’une politique qui vise à lutter contre les fraudes à la TVA. Afin de mieux réglementer les pratiques des commerçants, qui pouvaient auparavant modifier et supprimer librement les données concernant leurs encaissements, l’administration a donc imposé l’utilisation d’un logiciel de facturation certifié.

Pour être certifié, un logiciel de facturation doit répondre à quatre grandes exigences :

  • L’inaltérabilité des données : il doit vous permettre de sauvegarder les données sur vos recettes sans les altérer. Si des modifications ont eu lieu, le logiciel de devis et facture doit présenter un historique les concernant, avec la nature et la date de chaque modification.
  • La sécurisation : le logiciel de facturation doit posséder un système de sécurisation fiable, qui permet de sauvegarder les données dans leur état d’origine.
  • La conservation : le logiciel de facture doit mettre en avant un système de clôture, qui permet de la réaliser sur un intervalle régulier. Les données enregistrées doivent être conservées pendant 6 ans.
  • L’archivage : il doit être possible de figer les données sur le logiciel de facture pendant une durée déterminée au moyen d’un système d’archivage fiable. Cette archive doit être facile d’accès pour l’administration.

Qui doit utiliser ce logiciel de facturation certifié ?

Cette obligation concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA, susceptibles de tirer profit d’une éventuelle fraude. Elle s’applique par ailleurs sur toutes les solutions de facturation existantes, qu’il s’agisse d’un logiciel téléchargeable ou d’une application en ligne, d’une solution standard ou spécifique. De même, toutes les données qui concernent une transaction doivent être conservées sur l’application et répondre à ces quatre exigences que sont l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage.

Que risque-t-on si ces dispositions ne sont pas respectées ?

Une entreprise assujettie à la TVA qui omet d’utiliser un logiciel de facturation certifié sera sanctionnée par le paiement d’une amende de 7 500 euros. Elle dispose ensuite de 60 jours pour régler sa situation et se doter d’un logiciel agréé. Lors d’un contrôle administratif, la présentation d’une attestation de la certification est obligatoire afin d’éviter ces sanctions. Cette attestation est fournie par l’éditeur ou par un organisme agréé, si vous avez choisi de faire appel à celui-ci pour certifier votre logiciel de facturation.

Il convient en outre de noter que tous les logiciels utilisés pour gérer les transactions commerciales sont soumis à cette obligation de certification. Il arrive en effet que l’entreprise gère sa facturation au moyen d’un logiciel ERP. Celui-ci doit avoir la même certification que celle nécessaire pour un simple logiciel de facturation.

De même, si vous utilisez plusieurs logiciels de gestion à la fois, ils doivent disposer chacun d’une attestation. Si ce n’est pas le cas, l’amende sera appliquée à chaque logiciel qui n’est pas agréé par l’administration compétente.

Si vous disposez déjà d’un logiciel de devis et facture, pensez donc à vous renseigner auprès de l’éditeur pour obtenir l’attestation nécessaire. Si votre choix n’a pas encore été fait, dirigez-vous directement vers un logiciel de facturation agréé par l’administration. Pour bénéficier d’une solution facile à utiliser, respectant la législation en vigueur, choisissez Kwixéo qui est un logiciel de facturation en ligne certifiée conforme. Avec notre outil, vous profiterez de nombreuses fonctionnalités qui vous permettront de gérer efficacement et aisément vos factures, et nous vous garantissons transparence et respect de la législation.

Les avantages d’un logiciel de facturation en ligne

Pour les commerciaux et les dirigeants en charge de la facturation, l’apparition du logiciel de facture a été une opportunité de gagner du temps en établissant les factures directement sur un logiciel dédié et optimal. Mais trouver la bonne solution n’est pas toujours facile. D’autant que les options sont nombreuses. Dans cet environnement marqué par la diversité, les logiciels de facturation en ligne comme Kwixéo disposent toutefois d’une bonne longueur d’avance sur les solutions On-Premise. Découvrez quels sont les principaux avantages d’un logiciel de facturation en ligne.

Vos documents accessibles partout, à tout moment avec un logiciel de facture en ligne

Dans la journée, un entrepreneur doit jongler entre ses différentes responsabilités, qui l’amènent parfois à se déplacer chez des clients, des partenaires et des fournisseurs. Le logiciel de facturation en ligne tente ainsi de répondre à cette problématique de mobilité afin de faciliter son quotidien.

En effet s’appuyant sur le stockage en nuage, il est accessible depuis n’importe quel support connecté, ordinateur, tablette ou Smartphone, et offre une grande liberté aux entrepreneurs. Que vous soyez au bureau ou en déplacement, vous pouvez toujours consulter ou éditer une facture et un devis sur votre logiciel.

Des factures sans erreurs et respectant les normes

Pour être en conformité avec la loi, une facture doit comporter quelques mentions obligatoires telles que les coordonnées du vendeur et de l’acheteur, la date d’édition et le numéro de la facture, le taux de TVA ainsi que les montants HT et TTC. Grâce à un logiciel de devis et facture, tout ceci sera facile à gérer.

Le logiciel vous propose en effet des modèles de facture qui comportent déjà ces champs obligatoires. Il suffit d’y glisser les informations correspondantes. Vous pouvez par ailleurs enregistrer les informations sur vos clients dans la base de données du logiciel afin de les trouver facilement toutes les fois où vous en avez besoin.

Des modèles de facture personnalisables à votre disposition

Les devis et les factures que vous éditez constituent pour le client le reflet de votre image de marque. Il est ainsi important de soigner leur présentation pour faire preuve de professionnalisme et mettre en avant une bonne image de marque. Depuis votre logiciel de devis et facture, il vous sera facile de concevoir des modèles adaptés à votre image. Vous avez accès à des modèles personnalisables, que vous pouvez adapter selon le contexte d’émission de la facture.

Un processus simplifié et optimisé

L’édition d’une facture est une tâche contraignante pour un dirigeant d’entreprise. Heureusement, grâce au logiciel de facturation en ligne, il est possible de simplifier ce procédé. Vous pouvez en effet travailler sur une interface intuitive et facile à prendre en main. Par ailleurs, vous n’aurez plus à imprimer et envoyer vos factures. Depuis votre logiciel de facture en ligne, vous pouvez directement les envoyer au destinataire.

La facturation en ligne vous permet également de centraliser votre processus sur une plateforme unique. De cette manière, vous avez une vue d’ensemble sur l’état de vos factures afin d’identifier celles qui sont payées et déterminer les encours clients ou fournisseurs. Ce logiciel de facture vous aide ainsi à suivre de près votre état financier.

Vos données sécurisées avec un logiciel de facturation en ligne

Le processus de facturation implique de gérer des données sensibles qui concernent les clients. Mais à partir du moment où vous les avez en main, vous êtes tenu d’assurer leur confidentialité. Il vous faut ainsi un espace de stockage qui permet de les sauvegarder en toute sécurité. Ce que vous pouvez obtenir avec un logiciel de facturation en ligne.

Le stockage en nuage offre une sécurité optimale grâce à la clé de sécurité utilisée et au système de cryptage qui rendent les données inaccessibles à toute personne extérieure. Seuls les collaborateurs qui possèdent la clé d’accès pourront les visualiser. En outre, ce système inviolable n’est pas non plus soumis aux pannes informatiques et matérielles. Le logiciel en ligne est accessible de n’importe quel support.

Optez pour Kwixéo, notre logiciel de facturation en ligne

Kwixéo est un logiciel de facturation en ligne qui vous permet de créer vos documents de manière simple et intuitive. Notre solution offre toutes les fonctionnalités propres à un outil en ligne. Le plus réside dans sa facilité d’utilisation. Vous pourrez en effet éditer, envoyer et gérer vos factures aisément. Les relances des impayés se font de manière automatique avec Kwixéo. Ainsi, n’attendez plus ! Adoptez notre logiciel dès maintenant !

Facture d’avoir : exemple

Faire une facture d’avoir est nécessaire dès que vous avez besoin d’annuler une facture. Et pourtant, la création d’un tel document n’est pas évident pour certains. Apprenez alors à créer des factures d’avoir en bonne et due forme !

Dans quel cas éditer une facture d’avoir ?

Un avoir est un document émis en vue d’annuler une facture qui contient des erreurs et/ou de notifier le remboursement total ou partiel d’un paiement déjà effectué par le client. Plusieurs situations peuvent donc vous amener à éditer un tel document :

  • vous avez remis une facture contenant une erreur sur le montant ou la quantité du produit ou du service au client ;
  • le client a retourné le produit ou annulé la prestation ;
  • la facture a été remise au mauvais client ;
  • vous souhaitez appliquer une remise à la suite d’un produit défectueux ou d’un retard de livraison.

Dans de pareilles situations, l’édition d’un avoir permet de maintenir une comptabilité claire et sans erreur. L’annulation d’une facture est en effet interdite. L’avoir permet alors de préciser l’existence d’une erreur ou d’un remboursement afin d’en tenir ensuite compte dans la comptabilité.

Que contient une facture d’avoir ?

L’avoir est rédigé comme une facture ordinaire. Il reprend ainsi les mêmes informations que cette dernière, avec l’intitulé « Avoir » sur le haut du document. À la place du montant à payer, il faut toutefois mentionner le montant que vous devez rembourser.

À titre d’exemple, si vous avez émis une facture de 2 000 euros au client alors que vous avez revu le tarif de votre prestation pour être à 1 800 euros, le montant de 200 euros à rembourser est celui qui doit figurer dans votre facture d’avoir. Il est également nécessaire de préciser les modalités de remboursement de cette somme dans la facture d’avoir : remboursement par chèque n° XXX ou à faire valoir à la prochaine facture par exemple.

Une TVA est appliquée dans l’avoir sur facture uniquement si le paiement initial y est assujetti. La facture doit également disposer d’une numérotation, au même titre qu’une facture classique. Vous avez alors deux options possibles : soit vous continuez avec la même numérotation que celle de vos factures, soit vous créez une numérotation parallèle pour tous vos avoirs.

Utiliser un logiciel de facturation pour suivre et éditer ses avoirs

La gestion des avoirs est une tâche quelque peu complexe. Elle nécessite surtout une bonne organisation et un suivi efficace pour éviter les erreurs dans les montants restants à payer et dans le chiffre d’affaires. Pour cette raison, le recours à un logiciel de facture reste un choix judicieux.

Avec un logiciel de facturation, les données seront en effet sauvegardées sur un espace de stockage commun. Il sera alors plus facile de faire la liaison entre l’avoir et la facture à annuler. Le document sera également créé plus rapidement, de manière automatique. Il suffit alors de reporter les informations sur la facture d’avoir, sans qu’il soit nécessaire de les ressaisir.

Une fois la facture d’avoir envoyée au client, vous pouvez directement mettre à jour le solde de l’encours. De même, il est possible de communiquer directement ces modifications à votre expert-comptable en vue de la comptabilisation.

L’utilisation d’un logiciel de facturation vous fait ainsi gagner du temps et vous évite à la fois les erreurs sur vos factures ou dans votre comptabilité. Vous pouvez en ce sens choisir parmi les différentes solutions mises en avant sur le marché. Si vous gérez une TPE ou une PME, vous pouvez opter pour Kwixéo. Notre application de facturation en ligne vous permet d’éditer et de gérer tous vos documents commerciaux.

Accessible depuis un ordinateur ou une tablette, Kwixéo vous permet de créer facilement vos factures d’avoir et de suivre de près vos écritures comptables. Vous pouvez également vous en servir pour l’édition de factures et de devis.

Exemple facture d’acompte

Le paiement d’un acompte est fréquent dans la vente de biens comme dans la prestation de services. Pour le vendeur ou le prestataire, ce paiement implique l’émission de la facture d’acompte. Mais comment l’éditer ? Et quelles obligations légales faut-il remplir pour l’édition et l’émission d’un tel document ? Éléments de réponse !

Une facture d’acompte : qu’est-ce que c’est ?

L’acompte est une partie du montant total à payer, que le client peut vous verser avant la livraison ou la réalisation de la prestation. Il peut être équivalent à un pourcentage du montant total ou à un montant défini en euros.

Bien souvent, ce versement est effectué afin de valider la commande. Il apporte ainsi une sécurité pour votre entreprise quant à l’engagement du client. Pour ce dernier, il permet d’alléger la facture. Les paiements seront en effet répartis dans le temps, parfois même tout au long de la prestation ou de la production. Les paiements effectués seront ensuite soustraits du solde à payer afin d’obtenir le montant restant dû.

Il convient cependant de noter qu’à partir du moment où le client règle un acompte, vous avez l’obligation de lui remettre une facture : la facture d’acompte. Cette obligation concerne toutes les entreprises, assujetties ou non à la TVA, y compris donc les autoentrepreneurs. Vous devez également préciser l’existence de l’acompte en amont. Vous pouvez en faire mention dans le devis ou dans la facture pro forma.

Que contient une facture d’acompte ?

S’apparentant à une facture ordinaire, la facture d’acompte reprend les mêmes mentions légales que celle-ci, à savoir : le nom et les coordonnées de votre entreprise, sa forme juridique, le numéro SIREN, le nom et l’adresse du client, un numéro et une date.

La numérotation doit suivre le même ordre chronologique que celui des factures ordinaires. Quant à la date, elle correspond à celle de l’émission de la facture d’acompte. La date du paiement sera également précisée dans l’acompte. Il est alors possible de mettre une date exacte ou la mention « Payable à réception ». Il faut en outre se référer au devis qui fait suite à cet acompte.

Si le client doit payer plusieurs acomptes, vous avez le choix entre émettre une ou plusieurs factures. Il faut ensuite les recenser dans la facture finale en précisant le montant, la date et le numéro de chacun. À titre d’exemple, pour une prestation facturée à 1 000 euros et pour laquelle le client a versé trois acomptes de 150 euros, il faut les mettre au clair dans une facture d’acompte. Dans la facture finale, le montant dû est donc de 550 euros, en précisant que 450 euros ont déjà été payés en acompte.

Établir la facture d’acompte avec un logiciel de facturation

L’édition de la facture d’acompte peut se faire avec un logiciel de facturation, qui permet alors de simplifier cette tâche. L’outil vous donne en effet la possibilité de centraliser les opérations de facturation. Aussi, depuis une plateforme unique, vous pouvez éditer vos devis, vos acomptes et votre facture de solde. De cette manière, vous n’aurez pas à ressaisir les données plusieurs fois.

Vous avez simplement à créer l’acompte à partir du devis édité en amont. Au terme de la prestation, vous pouvez également reprendre les factures d’acompte pour éditer la facture de solde.

Le logiciel de facture évite ainsi les erreurs sur les montants et vous fait gagner du temps. Si vous gérez une micro entreprise ou une PME, vous pouvez à cet égard vous servir de notre outil, Kwixéo. Vous aurez accès à un modèle de facture d’acompte que vous pouvez personnaliser pour gagner du temps. Vous pouvez directement l’envoyer au client une fois édité.

L’édition d’une facture d’acompte, et de la facture de solde qui suit, demande une réelle attention pour éviter les erreurs. C’est pourquoi utiliser un logiciel de facturation, avec les modèles proposés, sera toujours plus judicieux.