Catégorie Facturation

Exemple de facture

L’édition d’une facture est obligatoire pour tout entrepreneur qui exerce une activité commerciale. Mais les règles à suivre pour ce faire restent peu connues de certains d’entre eux. Une facture qui n’est pas établie suivant les règles prévues par la loi peut cependant perdre sa validité ou amener au paiement d’une amende. Il est alors recommandé d’utiliser un logiciel de facturation qui édite un exemple de facture répondant aux exigences réglementaires et que vous pouvez personnaliser.

Pourquoi et dans quel cas éditer une facture ?

Remettre une facture conforme à la loi est obligatoire à la suite d’une vente ou après la réalisation d’un service pour le compte d’un particulier ou d’un professionnel qui représente le client. Elle doit être délivrée au moment de la livraison ou au terme de la réalisation de la prestation, et établie en deux exemplaires, dont l’un pour le client et l’autre pour le vendeur ou le prestataire.

Cette facture constitue une pièce justificative du paiement pour le client. Pour le vendeur ou le prestataire, il représente également un justificatif juridique et fiscal, qui permet de suivre les impositions, le chiffre d’affaires et les bénéfices. En cas de contrôle de l’administration, vous devez donc avoir la capacité de la présenter. Vous devez d’ailleurs la conserver pendant au moins 10 ans.

Il est néanmoins possible de confier l’édition de ses factures à un tiers, dans le cadre d’une sous-traitance. Vous avez également le choix entre proposer une facture sur papier ou une facture électronique.

Que doit contenir une facture ?

Pour être valable, une facture doit comporter quelques mentions obligatoires, prévues par la loi, que sont :

  • les informations sur l’entreprise prestataire (nom, numéro, SIREN, forme juridique, etc.) ;
  • les informations sur le client (nom, adresse, numéro) ;
  • la date d’émission ;
  • le délai de paiement convenu ou la date limite de paiement ;
  • le numéro de la facture ;
  • le taux de TVA ou la mention « TVA non applicable » pour les entreprises qui ne sont pas assujetties à la TVA ;
  • une description de la prestation (dénomination, quantité, prix unitaire HT et TTC) ;
  • les moyens de paiement.

En plus de constituer un justificatif juridique, la facture est utile pour le suivi de la comptabilité. D’où l’importance de la précision apportée par les informations qu’elle contient.

Établir la facture à l’aide d’un logiciel de facturation

Un logiciel de facturation vous permet d’éditer automatiquement vos factures. Après le paramétrage initial, vous pouvez retrouver vos factures personnalisées sur la plateforme, avec les informations sur votre entreprise et les mentions obligatoires nécessaires. Le logiciel de facture sera également d’une aide précieuse lorsque vous débutez dans la facturation. Il vous propose en effet un exemple de facture que vous pouvez modifier en incluant les informations sur votre entreprise et vos prestations.

En utilisant un logiciel de facture, vous gagnez ainsi du temps. Vous évitez également les erreurs en suivant l’exemple de facturedéjà fourni. Vous devez toutefois choisir une solution qui possède des fonctionnalités adaptées à votre activité. C’est pourquoi pour les auto entrepreneurs et les PME, nous proposons Kwixéo. Étant une application en ligne, notre outil est accessible depuis votre ordinateur ou votre tablette. Il permet d’éditer des documents commerciaux fiables par le biais d’un exemple de facture pour auto entrepreneur et pour les PME.

Que faire en cas d’erreur sur la facture ?

Les erreurs peuvent être fréquentes sur les factures, qu’elles concernent le montant ou la nature de la prestation. Pour les corriger, vous pouvez rectifier ou annuler la facture. La première possibilité consiste à émettre une facture rectificative qui notifie l’existence de la facture à annuler et le montant à rembourser ou le nouveau montant à payer.

Vous avez également la possibilité d’émettre une facture d’avoir, qui fait référence à l’annulation et/ou le remboursement avant de remettre une deuxième facture avec le montant exact dû.

Il convient de noter que supprimer une facture est une démarche interdite. Cela vous amène en effet à faire disparaître la facture de votre comptabilité. C’est pourquoi, plutôt que de supprimer une facture, vous devez éditer une autre. L’utilisation d’un logiciel de facturation limite par ailleurs de telles erreurs. Vous pourrez en effet travailler sur une plateforme unique avec toutes les informations sur le client. Vous évitez ainsi les saisies multiples, à l’origine des fautes.

Comment rédiger une facture ?

Une facture est un document remis au client et qui met en avant les conditions de livraison d’une marchandise ou de réalisation d’un service. Son émission, ses formes et ses contenus doivent être conformes aux dispositions prévues par la loi. Il est ainsi important de connaître les normes réglementaires appliquées afin de toujours éditer les factures en bonne et due forme.

La facture, une obligation pour le prestataire ou le vendeur

Toute personne physique ou morale qui exerce une activité économique se trouve dans l’obligation de remettre au client une facture toutes les fois où elle fournit le service à celui-ci. Dans les activités de vente comme dans la prestation de services, l’émission de facture est ainsi obligatoire. Cette disposition concerne également les auto-entrepreneurs, bien que leurs obligations comptables semblent allégées.

La facture est à remettre au client au plus tard le jour de la livraison, s’il s’agit d’une vente, ou pendant le dernier jour de la réalisation du travail, lorsqu’il s’agit d’une prestation de services. Elle doit être établie au nom du vendeur ou du prestataire et pour son propre compte. Il est toutefois possible de confier son édition à un tiers dans le cadre d’une sous-traitance. Il arrive également que le client établisse lui-même sa facture, avec l’auto-facturation.

Les mentions légales à inclure dans une facture

La facture est toujours à éditer suivant les normes réglementaires imposées. Elle doit ainsi comporter :

  • les informations d’identification du vendeur ou du prestataire : nom et adresse, numéro d’identification à la TVA, numéro d’identification et mention RCS, forme et dénomination sociale, montant du capital, informations sur l’état de la société ;
  • le nom et l’adresse du client ;
  • un numéro de facture, qui doit être unique et suivre une séquence continue et chronologique ;
  • la date d’émission de la facture ainsi que la date de la vente ou de la prestation si elles sont différentes ;
  • les informations sur la vente ou la prestation : dénomination et quantité, prix unitaire HT, le rabais, la remise ou la ristourne s’il en existe ;
  • le taux et le montant de la TVA ;
  • la date du règlement.

Si des pénalités de retard ou des indemnités forfaitaires sont appliquées, il faut également les préciser dans la facture.

Utiliser un logiciel de facturation pour gérer efficacement ses factures

Un logiciel de facturation est une application informatique qui permet de créer et de gérer les devis et les factures. Elle constitue une alternative aux programmes tels que Word ou Excel, utilisés autrefois pour l’édition des factures. Cette solution présente de nombreux avantages, comparée à ces programmes bureautiques.

Le logiciel de facturation permet en effet d’automatiser l’édition des devis et des factures. En quelques clics, il est possible de créer des factures personnalisées, comportant le logo et les informations sur l’entreprise. Les modèles sont déjà enregistrés sur sa base de données. Il suffit de les modifier pour obtenir la version à émettre aux clients.

Le logiciel de devis et facture est d’autant plus intéressant avec cette possibilité d’émettre la facture en format électronique. Il n’est donc plus nécessaire de l’imprimer. Il suffit de l’envoyer directement au client depuis l’interface du logiciel de facturation. Cette solution informatique promet ainsi un gain de temps inestimable et réduit en même temps le coût de traitement des documents commerciaux. Et pourtant, l’utilisateur ne perd pas en efficacité.

Le logiciel de devis et facture dispose d’une base de données où toutes les informations sur les clients sont stockées. Il suffit de les transmettre sur la facture lorsqu’il faut l’éditer. De même, avec les modèles préconçus, il n’y a plus aucun risque de faire des erreurs et d’omettre certaines mentions obligatoires.

Le choix du logiciel constitue toutefois une étape cruciale pour bénéficier de tous ces avantages. Il est important de trouver une solution qui répond à ses besoins et ses problématiques. Certains logiciels sont effectivement destinés aux grandes structures, d’autres pour les PME. Avant de prendre une décision, il s’avère donc nécessaire d’évaluer les fonctionnalités de l’application par rapport à ses problématiques pour trouver la solution la mieux adaptée.

Intégrant diverses fonctionnalités, Kwixéo est un logiciel de devis et facture facile à utiliser. Il vous permet de créer aisément vos factures et de les gérer d’une manière intuitive et optimale. Pensez ainsi à adopter notre outil d’édition et de gestion de factures en ligne.

Comment annuler une facture ?

L’annulation d’une facture survient lorsqu’il y a une erreur sur le montant ou sur la prestation. Si la facture n’a pas encore été envoyée au client, la situation sera facile à gérer. Il suffit en effet d’établir une nouvelle facture sous le même numéro. Si en revanche elle a déjà été transmise au client concerné, une facture rectificative ou un avoir sera nécessaire pour corriger cette erreur. Découvrez comment et dans quel cas vous devez élaborer ces documents.

Comment procéder pour annuler une facture ?

En règle générale, il est interdit de supprimer une facture, bien qu’elle comporte des erreurs. La loi oblige en effet les commerçants et les prestataires de services à garder toutes les factures établies pendant au moins 10 ans. Lorsqu’une erreur survient, il n’est donc pas permis de faire disparaître la facture déjà émise. Il est toutefois possible de la corriger par l’édition d’une nouvelle facture, une facture rectificative ou un avoir sur facture.

La démarche est simple, car il suffit de créer un seul document pour annuler et corriger la précédente facture. Néanmoins, elle peut facilement induire en erreur. Le risque est alors d’oublier cette rectification lors de la saisie comptable. L’émission d’une facture d’avoir reste donc la pratique la plus fiable, car elle permet d’indiquer clairement l’annulation.

La facture d’avoir est un document édité en dehors des factures classiques. Elle est conçue pour notifier la modification ou l’annulation d’une ou de plusieurs factures. Après l’avoir, il faut éditer une nouvelle facture qui remplace celle erronée. La création de documents bien distincts et bien précis pour l’annulation et la nouvelle facturation facilitera la comptabilisation.

Dans quel cas faut-il annuler une facture et émettre un avoir ?

L’annulation d’une facture a lieu lorsqu’il y a une erreur sur ses contenus : au niveau du montant, de la quantité des marchandises ou de la prestation. Il arrive également que le client ait affaire à une double facturation ou qu’on facture le mauvais client. Mais dans certains cas, c’est le client même qui annule la transaction en raison d’un produit ou d’une prestation qui ne lui correspond finalement pas. Toutes ces situations vous amènent à émettre une facture d’avoir afin de rectifier l’erreur commise ou annuler la facturation.

L’avoir sur facture peut également vous aider à éviter un litige avec vos clients. Suite à un retard de livraison ou un problème au niveau de la qualité des produits ou de la prestation, vous pouvez par exemple proposer une ristourne pour vous rattraper et maintenir une bonne relation avec ces derniers. Si la facture a déjà été remise, un avoir permet de notifier l’existence de la ristourne et son prélèvement au prochain paiement.

Comment rédiger un avoir sur facture ?

L’avoir est rédigé comme une facture classique. Il reprend donc les informations d’identification de l’entreprise et celle du client. Il faut également indiquer le montant HT et TTC de l’avoir, et préciser les modalités de compensation. De même, il faut faire mention de la facture à laquelle il fait référence. Il n’est cependant pas nécessaire d’indiquer le montant que le client doit payer et les conditions de paiement puisqu’en règle générale, il n’existe aucune facture à régler.

La mention « Avoir » doit toujours se trouver en tête du document. En ce qui concerne la numérotation, vous pouvez suivre celle des factures classiques ou créer une numérotation parallèle.

Pour faciliter la réalisation de vos factures d’avoir, vous pouvez directement les éditer à l’aide d’un logiciel de facturation tel que Kwixéo. Notre application en ligne vous propose des modèles préétablis que vous pouvez compléter en quelques clics. Grâce à notre logiciel de facture, vous pouvez également suivre de près les modifications et les informations sur vos transactions. Vous pouvez en effet centraliser vos documents sur une base de données unique, accessible à tout moment, depuis n’importe quel support connecté. Vous évitez ainsi les erreurs dans la comptabilisation et dans votre chiffre d’affaires.

Pourquoi choisir un logiciel de facturation agréé ?

L’intérêt d’un logiciel de facturation n’est plus à prouver. Au cœur de cette solution se trouvent l’automatisation et la centralisation du process, qui garantissent gain de temps et efficacité. Compte tenu de ses avantages, les entreprises sont donc de plus en plus nombreuses à les demander, et les offres sur le marché se sont multipliées. Il faut toutefois faire un choix réfléchi. Car, par-delà les fonctionnalités, il faut avant tout un logiciel de facturation agréé par l’administration.

Un logiciel de facturation agréé par l’administration

Un logiciel de facturation agréé est une solution qui a reçu un « certificat » de la part de l’administration fiscale. Pour obtenir cette attestation, il doit garantir :

  • l’inaltérabilité des données : le logiciel de facturation doit conserver une trace de toutes les opérations et les modifications réalisées sur les documents commerciaux et les encaissements, avec la date exacte de leur réalisation.
  • la sécurisation : le logiciel de devis et facture doit disposer d’une solution qui permet de sauvegarder les données d’origine et les modifications en toute sécurité.
  • la conservation : sur le logiciel de facturation, il doit y avoir un moyen qui permet de réaliser une clôture annuelle ou par exercice. Outre les données enregistrées, cette obligation de conservation concerne également les données récapitulatives et cumulatives entrées après la clôture.
  • l’archivage : il faut que le logiciel de devis et facture propose un système d’archivage qui permet de sauvegarder les données. Il doit également garantir l’intégrité des informations archivées.

L’utilisation de ce logiciel de facturation certifié est devenue obligatoire depuis janvier 2018. L’objectif étant de lutter contre les fraudes à la TVA, qui entraînent jusqu’à 17 milliards d’euros de perte pour l’État. En effet, avant cette mesure anti-fraude, les utilisateurs pouvaient modifier et supprimer les informations sur les transactions et les encaissements. Une possibilité qui favorise la fraude. Avec le logiciel de facturation certifié, le but est alors d’avoir une meilleure traçabilité des informations commerciales de l’entrepreneur.

Logiciel de facturation certifié : qui est concerné ?

L’utilisation d’un logiciel de facturation agréé par l’administration ou certifié conforme est obligatoire pour toute entreprise assujettie à la TVA. Celles qui doivent émettre des factures à des clients professionnels peuvent en revanche s’en passer. Toutefois, dès que l’entreprise doit éditer ne serait qu’une seule facture à un client particulier, elle doit la réaliser sur un logiciel de facturation certifié.

L’administration effectue des contrôles réguliers pour vérifier le respect de cette nouvelle norme réglementaire. Pour justifier l’utilisation d’un logiciel agréé, l’entreprise doit présenter une attestation d’accréditation fournie par l’éditeur. Elle peut également demander à un organisme agréé de vérifier et d’attribuer un certificat à son logiciel actuel. Sans une attestation ou un certificat, elle devra payer une amende de 7 500 euros et dispose d’un délai de 60 jours pour se doter d’un logiciel certifié.

Recourir à un logiciel de facturation comme Kwixéo est indispensable

Bien que facultative, l’utilisation d’un logiciel de devis et facture est indispensable pour l’entreprise. Cela permet en effet de simplifier l’édition et le suivi des factures. Toutes les informations sur les clients seront alors disponibles sur une interface unique et dédiée. Grâce à ce logiciel, il sera également plus facile de rester en conformité avec la loi. Il propose en effet des modèles qui comportent déjà les mentions obligatoires à mettre dans une facture ainsi qu’un certificat de conformité. L’implémentation de ce logiciel reste donc une décision stratégique.

Comme les solutions proposées sur le marché sont nombreuses, la sélection du logiciel répondant à vos attentes peut s’avérer difficile. Ne cherchez pas loin ! Adoptez Kwixéo, notre logiciel de facturation qui est certifié conforme à la loi anti fraude TVA. D’une prise en main facile, notre outil dispose de nombreuses fonctionnalités qui faciliteront l’édition et la gestion de vos factures.

Choisir son logiciel de facturation

Le recours à un logiciel de facturation permet de gagner du temps et de réaliser un travail soigné lorsqu’il s’agit d’éditer un devis ou une facture. Conscients de son utilité, de nombreux dirigeants décident donc de l’adopter. Mais le choix du logiciel n’est pas à faire au hasard. Il faut en effet disposer d’une solution performante qui contribue à améliorer votre process. Suivez donc nos conseils pour apprendre comment choisir votre application.

Définir ses besoins en amont

Les logiciels disponibles sur le marché mettent en avant des fonctionnalités différentes. Aussi, avant de vous arrêter sur une solution en particulier, vous devez d’abord clarifier vos besoins. Quelles problématiques souhaitez-vous résoudre ? Avez-vous besoin d’un logiciel de devis et facture ou d’un logiciel de comptabilité ? Il s’agit ensuite de confronter vos besoins aux fonctionnalités du logiciel de facturation retenu.

S’assurer des possibilités de personnalisation

Un logiciel de facturation doit vous donner la possibilité de créer des factures et des devis personnalisés, à l’image de votre entreprise. Il est indispensable de pouvoir inclure votre logo sur le document, changer la forme de la police ou choisir une mise en page qui correspond à votre image de marque. Il sera également intéressant de pouvoir changer la forme du document suivant le contexte et le destinataire, qui peut être un client particulier ou professionnel.

Tenir compte de l’ergonomie du logiciel de facturation

Il est important de choisir une solution simple et intuitive que les utilisateurs peuvent facilement adopter. Ainsi, l’interface du logiciel de facture doit être simple et claire, qui permet une navigation fluide. Une première phase de test s’avère dans ce cas nécessaire pour évaluer la performance du logiciel et la prise en main par les utilisateurs.

Logiciel de facturation en ligne ou solution On-Premise ?

Le logiciel de facture en ligne vous permet de travailler sur une plateforme web et de stocker vos données sur un serveur distant. Les logiciels On-Premise demandent en revanche une installation sur site.

Le logiciel de facturation en ligne tend à gagner du terrain en raison de son accessibilité qui peut se faire n’importe où, depuis un support connecté, ordinateur ou tablette. Il facilite ainsi l’accès aux données et la collaboration entre les personnes impliquées dans la gestion des documents commerciaux et du processus de vente.

Vérifier l’articulation avec le logiciel de comptabilité

Certaines applications de facturation intègrent directement un module de comptabilité. Si ce n’est pas le cas, vous devez vous assurer que le logiciel de facture soit compatible avec la solution dédiée à la comptabilité. Autrement, il sera difficile d’opérer le transfert des documents commerciaux.

Choisir son logiciel de facture suivant l’organisation comptable

Le choix du logiciel de devis et facture varie selon que l’entreprise garde ses opérations comptables en interne, ou les confie à un prestataire externe. Si toutes les opérations se réalisent en interne, vous devez opter pour un logiciel assez fourni en termes de fonctionnalités, qui permet de gérer l’ensemble des tâches liées à la facturation et à la comptabilité.

Si en revanche l’externalisation a lieu, un logiciel de facturation en ligne va suffire. L’expert-comptable doit toutefois accéder aux bases de données pour faciliter l’échange des documents commerciaux.

Considérer le rapport qualité/prix

Le prix d’un logiciel de devis et de facture varie en fonction de l’étendue de ses fonctionnalités. Il faut néanmoins une solution qui soit rentable pour l’entreprise. Afin d’optimiser le budget, vous devez également identifier vos besoins et déployer uniquement les fonctionnalités qui vous sont utiles. Ceci est notamment possible sur un logiciel de facturation en ligne.

Le service client en plus

Pour le choix du logiciel de facture, le service proposé par l’éditeur constitue également un critère à considérer. Il faut notamment se tourner vers un prestataire fiable et présent pendant et après le déploiement, en mesure de répondre aux éventuelles questions. S’il propose un service client, c’est donc un atout non négligeable. Par ailleurs, le service doit être réactif et disponible.

Kwixéo, un logiciel de facturation conforme à la loi

Réunissant les fonctionnalités d’un logiciel de gestion d’entreprise, d’un logiciel de comptabilité et d’un CRM dans un seul outil, Kwixéo est par ailleurs un logiciel de facturation. Simple d’utilisation, cette solution en ligne est en mesure de satisfaire vos différentes attentes. Conforme à la loi anti fraude TVA, le logiciel de facturation répond aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données exigées par la loi, en vue du contrôle de l’administration fiscale.

Avec Kwixéo, créez et envoyez vos factures en quelques clics, gérez aisément leur paiement, relancez automatiquement celles qui sont impayées… Ainsi, n’hésitez pas à adopter notre logiciel de facturation.

Ce qu’il faut savoir sur la facture d’avoir

Beaucoup de dirigeants ignorent encore l’utilité et les modalités d’émission d’une facture d’avoir. Son édition s’avère ainsi complexe pour eux. Ce document est cependant nécessaire chaque fois qu’il y a annulation d’une facture ou d’une transaction. Il est donc indispensable d’apprendre enfin comment le créer et dans quelle condition.

Qu’est-ce qu’une facture d’avoir ?

Un avoir, que l’on appelle également note de crédit, avoir sur facture ou avoir comptable, est une facture qui constate l’annulation d’une autre facture et/ou notifie le remboursement total ou partiel du paiement effectué par le client. Le montant qui figure sur cette facture est donc négatif.

Avec l’annulation de la facture, l’avoir implique également une annulation du chiffre d’affaires. Il requiert donc un suivi pertinent de la part du vendeur ou du prestataire pour éviter de déclarer un chiffre d’affaires qui n’a même pas été réalisé. Pour ce faire, l’utilisation d’un logiciel de facturation est indispensable. Grâce à une base de données centralisée, celui-ci permet d’obtenir une vue à 360 degrés des transactions effectuées et évite les oublis et les erreurs dans le calcul du chiffre d’affaires.

Dans quel cas faut-il émettre une facture d’avoir ?

L’avoir intervient lorsqu’il faut rectifier ou annuler une facture. Trois situations peuvent donc amener l’entreprise à le créer :

  • Pour résoudre un litige avec le client : il arrive que la livraison d’un produit ou d’un service ne se passe pas tel qu’on le souhaite ; il existe un retard ou la qualité de la prestation ou du produit a été jugée insuffisante par les clients. Dans de pareilles situations, l’entreprise doit faire un geste à l’égard de ces derniers pour garder une bonne image de marque. Bien souvent, ce « geste » se concrétise par une ristourne. Il faut alors éditer une facture d’avoir pour l’attester.
  • Pour constater un retour de marchandises : lorsque la marchandise livrée ne correspond pas aux attentes du client, celui-ci a la possibilité de le retourner. Si la facture définitive lui a déjà été remise, il faut un avoir pour l’annuler. Le même cas s’applique lorsqu’une prestation est annulée par le client, mais la facture déjà à sa disposition.
  • Pour rectifier une erreur : s’il y a une erreur sur la facture (erreur sur le montant, facture attribuée au mauvais client, doublon), il faut un avoir sur facture pour les corriger et reverser le montant déjà encaissé aux clients. Pour éviter ces erreurs, un logiciel de facturation comme Kwixéo s’avère utile. Cette solution de gestion permet en effet d’automatiser l’édition des factures. Il est également possible d’accéder à un tableau de bord personnalisable et une base de données centralisée pour suivre l’état des factures.

Comment éditer une facture d’avoir ?

Telle une facture classique, l’avoir doit disposer d’un numéro et indiquer le montant HT et TTC relatif à la facture, avec le montant de la TVA. Cette fois-ci, le montant sera toutefois versé au client et non au vendeur ou au prestataire. On peut par ailleurs omettre les informations sur le montant dû par le client et les conditions de paiement vu qu’il n’y a aucune facture à régler. Il faut en revanche préciser les modalités de compensation : avoir à déduire sur la facture X, à faire valoir à la prochaine facture, remboursement par chèque n° X.

Le terme « Avoir » doit toujours se trouver au début de la facture. La numérotation peut, quant à elle, se faire de deux manières. La première consiste à inclure les factures d’avoir dans la numérotation des factures classiques. La seconde est de créer une numérotation parallèle à celle des factures classiques.

Pour faciliter l’édition de ces factures d’avoir, il est possible de se servir directement des modèles proposés par le logiciel de facturation comme Kwixéo. Cela évite les temps perdus à transcrire chaque information pour créer le document. Les champs nécessaires pour une facture d’avoir figurent déjà sur le modèle proposé. Il suffit ensuite de les modifier suivant le contexte.

Ce qu’il faut savoir sur la facture d’acompte

La facture d’acompte est un document que vous devez fournir à un client pour tout versement d’acompte. Son édition est régie par des normes réglementaires, qui définissent alors les mentions à inclure et la méthode de comptabilisation. Pour vous aider à y voir plus clair, nous vous expliquons tout sur son fonctionnement et sa création à travers cet article.

Une facture d’acompte, c’est quoi exactement ?

Un acompte est un versement effectué par le client d’une partie du montant dû au vendeur ou au prestataire, avant la livraison s’il s’agit d’une vente de marchandises, et avant l’exécution du service s’il s’agit d’une prestation. La facture d’acompte représente donc un écrit fourni au client afin d’attester le paiement des acomptes.

L’émission de cette facture est obligatoire à partir du moment où le client a effectué ce versement en amont. Le vendeur ou le prestataire doit alors lui remettre ce document avant qu’un fait générateur, qui déclenche l’émission d’une facture définitive, ait lieu. Ce fait générateur est soit une vente, soit la réalisation de la prestation demandée par le client.

Les mentions obligatoires sur une facture d’acompte

L’édition des factures d’acomptes doit se faire suivant les réglementations imposées par l’administration fiscale, au même titre que les factures classiques. Quelques mentions obligatoires doivent ainsi s’y trouver, à savoir : le nom ainsi que les coordonnées du prestataire et du client, mais aussi le numéro et la date d’édition de la facture. S’en suivent les lignes qui détaillent le service fourni ou les marchandises vendues avec le prix unitaire HT, le taux de la TVA et le montant total dû par le client.

La création de la facture d’acompte peut être complexe et entraîner facilement des erreurs. Pour la simplifier, le recours à un logiciel de facturation comme Kwixéo est nécessaire. Celui-ci fournit en effet un modèle de facture d’acompte qui comporte déjà les champs obligatoires requis. Il ne reste donc plus qu’à les compléter.

L’application de la TVA sur les factures d’acompte

La TVA doit être prélevée dans la facture d’acompte uniquement lorsqu’elle est exigible. Cette exigibilité dépend, quant à elle, de la nature de l’élément facturé.

Ainsi, pour les opérations qui impliquent la livraison de biens, la TVA n’est pas exigible et ne doit pas figurer dans la facture d’acompte. En effet, dans cette situation, le fait générateur a lieu au moment de la livraison. Pour une prestation de services en revanche, la TVA s’applique dès l’encaissement du prix. Il faut donc l’inclure dans la facture d’acompte.

La comptabilisation des factures d’acompte

Vis-à-vis de l’entreprise qui émet la facture, le paiement reçu doit être le seul élément à enregistrer dans la comptabilité et qui doit être inclus dans le compte 4191 « Clients – avances et acomptes reçus sur commandes ». Il faut ensuite le prélever du compte 411 « Clients » approprié.

Il convient en ce sens de noter que la facture d’acompte n’est pas enregistrée telle qu’elle est en comptabilité. La facture définitive est la seule qui doit être comptabilisée dans le journal des ventes.

Facture d’acompte et facture définitive : comment les relier ?

Au moment de la livraison ou après la réalisation de la prestation, les factures définitives remises au client doivent mentionner l’existence des acomptes. Ceux-ci seront également déduits du montant total dû.

Il faut ainsi un suivi efficace pour éviter les erreurs sur la facture définitive. Pour avoir une vue d’ensemble des opérations liées à la transaction, il est conseillé d’utiliser un logiciel de facturation comme Kwixéo. Il est en effet possible d’enregistrer et de centraliser les données sur notre outil. De cette manière, vous pouvez garder une trace de chaque opération qui a lieu avec le client. Il suffit de les consulter pour l’édition de la facture définitive.

Kwixeo : logiciel de facturation recommandé par Appvizer !

Appvizer, le média dédié aux logiciels professionnels cite Kwixeo dans son article « 6 logiciels pour une facturation plus rapide que son ombre » pour son ergonomie et sa simplicité d’utilisation.

Mais ce n’est pas tout…

appvizer kwixéo

Kwixeo, bien plus qu’un logiciel de facturation

Le magazine appvizer nous livre un article qui met en lumière les multiples bénéfices apportés par un logiciel professionnel et complet tel que Kwixeo :

  • Gagnez un temps considérable sur les tâches habituellement chronophages,
  • Économisez des erreurs de calcul,
  • Agissez en conformité avec la loi anti-fraude à la TVA,
  • Éditez des factures en bonnes et dues formes, de manière sécurisée,
  • Fini l’emmêlage de pinceaux avec la TVA, c’est le logiciel qui s’en occupe en automatisant cette tâche,
  • votre trésorerie est toujours au beau fixe en accélérant les paiements !

Appvizer a comparé plusieurs logiciels de facturation en ligne : gratuits et payants. Notre logiciel de facturation en ligne professionnel occupe une place de choix dans ce comparatif.

L’article recommande en effet Kwixeo en citant quelques avantages indéniables pour les TPE et PME :

  • toutes vos informations sont centralisées au sein du même espace,
  • les fonctionnalités favorisent le travail collaboratif.

« L’ensemble de la solution procure à toute l’équipe un gain de productivité en accélérant les traitements et les processus métiers. »

Source : le magazine appvizer dédié aux logiciels professionnels

De vrais atouts vis à vis des logiciels de facturation concurrents

Appvizer ne tarit pas d’éloges : l’article insiste également sur les rares avantages que seul Kwixeo procure. Pour ne citer que quelques points forts : l’automatisation des factures récurrentes, notre support qualifié de réactif (et gratuit !), la possibilité de gérer un tunnel de vente au sein d’un outil CRM afin d’optimiser votre prospection, ainsi que des fonctionnalités permettant de planifier et gérer vos chantiers.

À propos d’appvizer :

  • appvizer propose un annuaire en ligne de logiciels pour tous les professionnels, quels que soient leurs métiers,
  • appvizer magazine publie quotidiennement des articles afin de vulgariser les meilleurs usages et bonnes pratiques auprès des professionnels,
  • Notre site de comparateur permet ainsi aux décideurs et aux responsables métier de choisir l’outil le plus adapté à leur situation.