Catégorie Gestion d’Entreprise

Création d’un devis, pourquoi et comment ?

, ,

Avant de faire le choix d’un achat, il n’est pas rare que les consommateurs sollicitent les entreprises pour obtenir des devis. Quelles formalités les entreprises doivent-elles prendre en compte pour la création d’un devis ? Pour quelles raisons un devis peut-il être demandé ? Encore faut-il savoir ce que signifie exactement le mot « devis ».

 

Qu’est-ce qu’un devis ?

Un devis est un document écrit, généralement gratuit, établit par un fournisseur ou un prestataire de services à l’attention de son client ou de son prospect avant l’achat d’un produit ou d’une prestation de services.

Le devis n’engage un client qu’à partir du moment où il a signé en bas du devis.

Quelles en sont les obligations ?

Avant l’achat d’un produit ou d’un service, le consommateur qui peut être un particulier ou un professionnel doit être en capacité de connaitre toutes les informations relatives au prix, au produit ou service ainsi que la date et/ou le délai de livraison. Ces mentions doivent être inscrites sur le devis avant l’acte d’achat.

Le devis en ligne doit décrire toutes les actions nécessaires à la prestation ainsi que le prix définitif du produit ou de la prestation. Dès lors que le montant de l’achat dépasse 1500€ pour tout service ou produit, le devis devient obligatoire. Pour certaines prestations, le devis est même obligatoire pour un montant inférieur.

Pourquoi établir des devis ?

La réalisation d’un devis a plusieurs intérêts pour les deux parties :

  • Le devis permet d’éviter toute incompréhension dûe au produit ou à la prestation
  • Possibilité de comparer les prix ainsi que la prestation proposée entre fournisseurs ou prestataires
  • Sécurité des deux parties vis-à-vis de leurs engagements car le fournisseur à l’assurance d’être payé et le client de recevoir son produit sinon ils ont une preuve en cas de non-paiement ou de non-livraison
  • Le devis apporte une crédibilité avant l’acte d’achat et permet de créer des rapprochements entre les deux parties

Il est possible de demander ou de proposer plusieurs devis avec des options ou des spécifications différentes afin de se rapprocher le mieux possible de la préférence du client ou du prospect.

Quelles sont les mentions obligatoires sur un devis ?

Le document doit tout d’abord porter le nom de « devis » ou de « proposition commerciale » afin de clarifier ce qu’il est. De plus des informations légales obligatoires doivent y figurer :

  • Date et durée de validité du devis
  • Nom, adresse et raison sociale de l’entreprise prestataire
  • Statut et forme juridique de l’entreprise
  • Numéro individuel d’identification à la TVA
  • Nom et adresse du client
  • Date de début et durée estimée des travaux ou de la prestation
  • Prix horaire ou forfaitaire de la main d’œuvre
  • Frais de déplacement éventuels
  • Décompte détaillé et description de chaque prestation, en quantité et en prix unitaire
  • Modalités de paiement, de livraison et d’exécution du contrat
  • Modalités des réclamations et conditions du service après-vente (garantie notamment)
  • Somme globale à payer HT et TTC, en précisant les taux de TVA applicables

Pour le commerçant le numéro de RCS ainsi que la ville dans laquelle se situe le GREFFE doit être indiqué et pour l’artisan il faut le numéro de répertoire des métiers.

A savoir : tout manquement aux obligations légales du devis peut conduire à une amende s’élevant à 3000€ pour les personnes physiques et 15000€ pour les personnes morales.

Avec Kwixéo, établir un devis en ligne est très rapide et intuitif pour vous faire gagner un maximum de temps. En effet, le logiciel de facturation pré-remplie automatiquement certains champs du devis par le biais des données collectées sur votre compte. Il ne vous reste plus qu’à ajouter le nom de votre client et le produit que vous souhaitez. Kwixéo se chargera du reste.

Si vous êtes déjà utilisateur de Kwixéo et que vous avez des difficultés pour établir votre devis en ligne, n’hésitez pas à vous rendre sur notre page d’aide consacrée aux devis : https://aide.kwixeo.fr/devis-factures-et-avoirs/

La non-publication des comptes annuels

,

Le dépôt des comptes annuels au greffe du tribunal de commercial est une formalité en principe obligatoire.

Le contenu du dépôt des comptes annuels

Le dossier de dépôt des comptes annuels comporte :

  • les comptes annuels : bilan actif et passif, compte de résultats et annexes.
  • le rapport de gestion pour les sociétés cotées (dans les SA, établi par le conseil d’administration ou le directoire).
  • les documents portant sur l’affectation du résultat.
  • le rapport du commissaire aux comptes, s’il y a lieu.
  • le procès verbal de l’assemblée d’approbation des comptes, ou extrait du procès-verbal de cette assemblée contenant la proposition d’affectation du résultat et la résolution de l’affectation votée (ou la décision d’affectation prise).

L’ensemble de ces documents sont à produire en un exemplaire certifié conforme par le représentant légal de la société.

Quand déposer les comptes annuels ?

Le dépôt des comptes doit être effectué dans le mois qui suit l’assemblée qui statue sur l’approbation des comptes pour les dépôts au greffe ou dans les deux mois qui suivent l’assemblée qui statue sur l’approbation des comptes pour les dépôts électroniques.

Les cas de non-dépôt des comptes annuels

Seules les entreprises individuelles et les SCI ne sont pas concernées par le dépôt des comptes.

Demander la confidentialité du dépôt des comptes annuels

Les micro-entreprises peuvent demander à ce que leurs comptes restent confidentiels, et ce, sur simple demande. Pour cela, vous devez joindre une déclaration de confidentialité des comptes annuels lors du dépôt des comptes au greffe du tribunal de commerce. Dans ce cas, les comptes annuels ne pourront être transmis qu’aux autorités judiciaires et administratives ou à la Banque de France.

Une entreprise peut se définir comme micro-entreprise si elle ne dépasse pas deux des trois seuils suivants :

  • Le total du bilan n’excède pas 350 000 €.
  • Le chiffre d’affaire ne dépasse pas 700 000 € HT.
  • Le nombre moyen de salariés ne dépasse pas 10.

Des alternatives aux dépôts des comptes ?

Toutes les autres entreprises n’ont pas d’autres choix que de déposer leurs comptes annuels et de les rendre public. La seule alternative consiste à ne pas déposer ses comptes annuels mais cette pratique est en théorie sanctionnée d’une amende.

Les risques liés aux non-dépôt des comptes annuels

Toute entreprise qui ne dépose pas ses comptes reçoit généralement une relance dans les 2 mois qui suivent la date limite du dépôt des comptes. Le non-dépôt des comptes est punissable d’une amende de 1 500 euros pouvant être portée à 3 000 euros en cas de récidive.

Si la société ne dépose pas ses comptes, le ministère public peut demander au président du tribunal de commerce :

  • d’enjoindre sous astreinte aux dirigeants sociaux de procéder au dépôt de ces documents.
  • ou de désigner un mandataire chargé d’effectuer ce dépôt.

Ces sanctions ne sont que très rarement appliquées. Le risque reste important pour les entreprises qui sont en difficultés financières afin que les partenaires et les fournisseurs de l’entreprise ne subisse pas de préjudice.

L’assurance responsabilité civile de l’entreprise

Lors de l’exercice de son activité, l’entreprise peut être soumise à un très grand nombre de risques très divers. Ces risques peuvent être qualifiés de corporels, matériels ou d’immatériels. Les dommages, qui peuvent être causés par l’entreprise, représentent un danger économique. Afin de se prémunir contre ces éventuels accidents, toute entreprise se doit de souscrire un contrat d’assurance responsabilité civile.

Qu’est-ce que l’assurance responsabilité civile ?

L’assurance responsabilité civile d’une entreprise permet de réparer tous dommages causés à un tiers ou un client par les biens ou les personnes qui dépendent d’elle, et cela pendant l’exercice de son activité. Elle concerne également les préjudices qui pourraient intervenir après la livraison d’un bien ou d’un service. Il existe de nombreux cas de figure où la responsabilité de l’entreprise peut être engagée.

Dans quelles circonstances la responsabilité civile de mon entreprise peut-elle être engagée ?

La responsabilité de l’entreprise peut être engagée sous plusieurs formes : sa responsabilité contractuelle et sa responsabilité délictuelle.

La responsabilité contractuelle

Cette responsabilité peut être engagée lorsque l’entreprise a manqué à ses obligations définie dans le contrat conclu avec le client.

Ce manquement peut prendre deux formes :

  • La non-exécution d’un contrat : l’entreprise ne réalise pas la tâche pour laquelle elle avait été missionnée.
  • La mauvaise exécution d’un contrat : l’entreprise ne réalise pas une prestation qui correspond à ce quoi elle était tenue.

Exemple : Un garagiste doit effectuer une vidange et changer les filtres d’une voiture. Le client s’aperçoit que seule la vidange a été faite et non le changement des filtres. Après plusieurs relances, celui-ci peut alors engager la responsabilité du garagiste et demander à percevoir des dommages et intérêts au titre de la responsabilité contractuelle.

La responsabilité délictuelle

Cette responsabilité est engagée lorsque l’entreprise commet un préjudice ou un dommage en dehors du cadre d’un contrat conclu avec un client. Cette responsabilité concerne donc un grand nombre de cas de figures qui peuvent subvenir. Cette responsabilité peut être engagée par n’importe quel tiers et pas seulement par les clients de l’entreprise.

Exemple : Un ouvrier pose une échelle contre un mur. Un passant se blesse accidentellement avec cette échelle. L’entreprise verra donc sa responsabilité engagée afin de réparer le préjudice causé au passant.

Comment choisir son assurance responsabilité civile ?

Comme tout contrat d’assurance, vous vous devez de comparer les tarifs et les garanties proposées. Selon le secteur d’activité, il sera plus ou moins facile de trouver une compagnie d’assurance. Utilisez internet et des comparateurs pour trouver l’assurance la plus adaptée à vos besoins tout en proposant un tarif correct mais prenez garde au montant des franchises et aux plafonds des indemnisations.

Comment trouver mon expert comptable ?

,

L’expert comptable est un professionnel qui vous accompagnera dans les grandes étapes de votre entreprise. Son rôle ne se limite pas au bilan annuel de votre entreprise, il vous conseillera également lors des décisions que vous aurez à effectuer au sein de votre entreprise.

Définir ses besoins pour bien choisir son expert comptable

Avant de rechercher un expert comptable, vous devez vous poser la question sur vos besoins. Sont-il de type juridique, fiscal ou uniquement comptable… ? Certains experts comptables peuvent être spécialisés dans un ou plusieurs domaines. N’hésitez pas à en rencontrer plusieurs et à leurs poser une multitude de questions avant de vous engager.

Un expert comptable indépendant ou un gros cabinet ?

Ce choix dépend surtout de votre structure et du nombre de salariés que vous avez. Sachez qu’un gros cabinet ne veut pas forcément dire que les services rendus seront de meilleure qualité. Cependant ne privilégiez pas un cabinet de 2 personnes pour une entreprise de 50 salariés.

La relation de confiance

Un point essentiel est la relation de confiance que vous entretiendrez avec votre expert comptable. C’est lui qui s’occupera de vos comptes, vous le consulterez sur l’impact financier et fiscal de vos décisions. N’hésitez pas à demander autour de vous si l’on peut vous recommander un expert comptable.

La lettre de mission

L’expert comptable établira une lettre de mission, c’est un contrat qui définira le travail qu’il effectuera pour votre entreprise. Pensez donc à bien la lire pour ne pas avoir de surprise par la suite car tout travail supplémentaire sera facturé.

Combien coûte un expert comptable ?

Les tarifs appliqués diffèrent selon le type d’entreprise et la charge de travail que vous leurs confiez. Certains experts comptables pratiques des forfaits en fonction d’une moyenne de facture annuelle, d’autres en fonction du chiffre d’affaire de l’entreprise. Nous ne pouvons vous conseiller ces deuxièmes car la tarification peut être élevée si vous faite très peu de facture mais que vous réaliser un chiffre d’affaire élevé, la tarification ne serait donc pas proportionnelle à la charge de travail réalisée par l’expert comptable.

Chaque expert comptable pratique des tarifs différents donc n’hésitez pas à comparer de nombreuses offres avant de signer car vous vous engagerez sur 1 an.