Ce qu’il faut savoir sur la facture d’acompte

La facture d’acompte est un document que vous devez fournir à un client pour tout versement d’acompte. Son édition est régie par des normes réglementaires, qui définissent alors les mentions à inclure et la méthode de comptabilisation. Pour vous aider à y voir plus clair, nous vous expliquons tout sur son fonctionnement et sa création à travers cet article.

Une facture d’acompte, c’est quoi exactement ?

Un acompte est un versement effectué par le client d’une partie du montant dû au vendeur ou au prestataire, avant la livraison s’il s’agit d’une vente de marchandises, et avant l’exécution du service s’il s’agit d’une prestation. La facture d’acompte représente donc un écrit fourni au client afin d’attester le paiement des acomptes.

L’émission de cette facture est obligatoire à partir du moment où le client a effectué ce versement en amont. Le vendeur ou le prestataire doit alors lui remettre ce document avant qu’un fait générateur, qui déclenche l’émission d’une facture définitive, ait lieu. Ce fait générateur est soit une vente, soit la réalisation de la prestation demandée par le client.

Les mentions obligatoires sur une facture d’acompte

L’édition des factures d’acomptes doit se faire suivant les réglementations imposées par l’administration fiscale, au même titre que les factures classiques. Quelques mentions obligatoires doivent ainsi s’y trouver, à savoir : le nom ainsi que les coordonnées du prestataire et du client, mais aussi le numéro et la date d’édition de la facture. S’en suivent les lignes qui détaillent le service fourni ou les marchandises vendues avec le prix unitaire HT, le taux de la TVA et le montant total dû par le client.

La création de la facture d’acompte peut être complexe et entraîner facilement des erreurs. Pour la simplifier, le recours à un logiciel de facturation comme Kwixéo est nécessaire. Celui-ci fournit en effet un modèle de facture d’acompte qui comporte déjà les champs obligatoires requis. Il ne reste donc plus qu’à les compléter.

L’application de la TVA sur les factures d’acompte

La TVA doit être prélevée dans la facture d’acompte uniquement lorsqu’elle est exigible. Cette exigibilité dépend, quant à elle, de la nature de l’élément facturé.

Ainsi, pour les opérations qui impliquent la livraison de biens, la TVA n’est pas exigible et ne doit pas figurer dans la facture d’acompte. En effet, dans cette situation, le fait générateur a lieu au moment de la livraison. Pour une prestation de services en revanche, la TVA s’applique dès l’encaissement du prix. Il faut donc l’inclure dans la facture d’acompte.

La comptabilisation des factures d’acompte

Vis-à-vis de l’entreprise qui émet la facture, le paiement reçu doit être le seul élément à enregistrer dans la comptabilité et qui doit être inclus dans le compte 4191 « Clients – avances et acomptes reçus sur commandes ». Il faut ensuite le prélever du compte 411 « Clients » approprié.

Il convient en ce sens de noter que la facture d’acompte n’est pas enregistrée telle qu’elle est en comptabilité. La facture définitive est la seule qui doit être comptabilisée dans le journal des ventes.

Facture d’acompte et facture définitive : comment les relier ?

Au moment de la livraison ou après la réalisation de la prestation, les factures définitives remises au client doivent mentionner l’existence des acomptes. Ceux-ci seront également déduits du montant total dû.

Il faut ainsi un suivi efficace pour éviter les erreurs sur la facture définitive. Pour avoir une vue d’ensemble des opérations liées à la transaction, il est conseillé d’utiliser un logiciel de facturation comme Kwixéo. Il est en effet possible d’enregistrer et de centraliser les données sur notre outil. De cette manière, vous pouvez garder une trace de chaque opération qui a lieu avec le client. Il suffit de les consulter pour l’édition de la facture définitive.