Ce qu’il faut savoir sur la facture d’avoir

Beaucoup de dirigeants ignorent encore l’utilité et les modalités d’émission d’une facture d’avoir. Son édition s’avère ainsi complexe pour eux. Ce document est cependant nécessaire chaque fois qu’il y a annulation d’une facture ou d’une transaction. Il est donc indispensable d’apprendre enfin comment le créer et dans quelle condition.

Qu’est-ce qu’une facture d’avoir ?

Un avoir, que l’on appelle également note de crédit, avoir sur facture ou avoir comptable, est une facture qui constate l’annulation d’une autre facture et/ou notifie le remboursement total ou partiel du paiement effectué par le client. Le montant qui figure sur cette facture est donc négatif.

Avec l’annulation de la facture, l’avoir implique également une annulation du chiffre d’affaires. Il requiert donc un suivi pertinent de la part du vendeur ou du prestataire pour éviter de déclarer un chiffre d’affaires qui n’a même pas été réalisé. Pour ce faire, l’utilisation d’un logiciel de facturation est indispensable. Grâce à une base de données centralisée, celui-ci permet d’obtenir une vue à 360 degrés des transactions effectuées et évite les oublis et les erreurs dans le calcul du chiffre d’affaires.

Dans quel cas faut-il émettre une facture d’avoir ?

L’avoir intervient lorsqu’il faut rectifier ou annuler une facture. Trois situations peuvent donc amener l’entreprise à le créer :

• Pour résoudre un litige avec le client : il arrive que la livraison d’un produit ou d’un service ne se passe pas tel qu’on le souhaite ; il existe un retard ou la qualité de la prestation ou du produit a été jugée insuffisante par les clients. Dans de pareilles situations, l’entreprise doit faire un geste à l’égard de ces derniers pour garder une bonne image de marque. Bien souvent, ce « geste » se concrétise par une ristourne. Il faut alors éditer une facture d’avoir pour l’attester.
• Pour constater un retour de marchandises : lorsque la marchandise livrée ne correspond pas aux attentes du client, celui-ci a la possibilité de le retourner. Si la facture définitive lui a déjà été remise, il faut un avoir pour l’annuler. Le même cas s’applique lorsqu’une prestation est annulée par le client, mais la facture déjà à sa disposition.
• Pour rectifier une erreur : s’il y a une erreur sur la facture (erreur sur le montant, facture attribuée au mauvais client, doublon), il faut un avoir sur facture pour les corriger et reverser le montant déjà encaissé aux clients. Pour éviter ces erreurs, un logiciel de facturation comme Kwixéo s’avère utile. Cette solution de gestion permet en effet d’automatiser l’édition des factures. Il est également possible d’accéder à un tableau de bord personnalisable et une base de données centralisée pour suivre l’état des factures.

Comment éditer une facture d’avoir ?

Telle une facture classique, l’avoir doit disposer d’un numéro et indiquer le montant HT et TTC relatif à la facture, avec le montant de la TVA. Cette fois-ci, le montant sera toutefois versé au client et non au vendeur ou au prestataire. On peut par ailleurs omettre les informations sur le montant dû par le client et les conditions de paiement vu qu’il n’y a aucune facture à régler. Il faut en revanche préciser les modalités de compensation : avoir à déduire sur la facture X, à faire valoir à la prochaine facture, remboursement par chèque n° X.

Le terme « Avoir » doit toujours se trouver au début de la facture. La numérotation peut, quant à elle, se faire de deux manières. La première consiste à inclure les factures d’avoir dans la numérotation des factures classiques. La seconde est de créer une numérotation parallèle à celle des factures classiques.

Pour faciliter l’édition de ces factures d’avoir, il est possible de se servir directement des modèles proposés par le logiciel de facturation comme Kwixéo. Cela évite les temps perdus à transcrire chaque information pour créer le document. Les champs nécessaires pour une facture d’avoir figurent déjà sur le modèle proposé. Il suffit ensuite de les modifier suivant le contexte.