Comment annuler une facture ?

L’annulation d’une facture survient lorsqu’il y a une erreur sur le montant ou sur la prestation. Si la facture n’a pas encore été envoyée au client, la situation sera facile à gérer. Il suffit en effet d’établir une nouvelle facture sous le même numéro. Si en revanche elle a déjà été transmise au client concerné, une facture rectificative ou un avoir sera nécessaire pour corriger cette erreur. Découvrez comment et dans quel cas vous devez élaborer ces documents.

Comment procéder pour annuler une facture ?

En règle générale, il est interdit de supprimer une facture, bien qu’elle comporte des erreurs. La loi oblige en effet les commerçants et les prestataires de services à garder toutes les factures établies pendant au moins 10 ans. Lorsqu’une erreur survient, il n’est donc pas permis de faire disparaître la facture déjà émise. Il est toutefois possible de la corriger par l’édition d’une nouvelle facture, une facture rectificative ou un avoir sur facture.

La démarche est simple, car il suffit de créer un seul document pour annuler et corriger la précédente facture. Néanmoins, elle peut facilement induire en erreur. Le risque est alors d’oublier cette rectification lors de la saisie comptable. L’émission d’une facture d’avoir reste donc la pratique la plus fiable, car elle permet d’indiquer clairement l’annulation.

La facture d’avoir est un document édité en dehors des factures classiques. Elle est conçue pour notifier la modification ou l’annulation d’une ou de plusieurs factures. Après l’avoir, il faut éditer une nouvelle facture qui remplace celle erronée. La création de documents bien distincts et bien précis pour l’annulation et la nouvelle facturation facilitera la comptabilisation.

Dans quel cas faut-il annuler une facture et émettre un avoir ?

L’annulation d’une facture a lieu lorsqu’il y a une erreur sur ses contenus : au niveau du montant, de la quantité des marchandises ou de la prestation. Il arrive également que le client ait affaire à une double facturation ou qu’on facture le mauvais client. Mais dans certains cas, c’est le client même qui annule la transaction en raison d’un produit ou d’une prestation qui ne lui correspond finalement pas. Toutes ces situations vous amènent à émettre une facture d’avoir afin de rectifier l’erreur commise ou annuler la facturation.

L’avoir sur facture peut également vous aider à éviter un litige avec vos clients. Suite à un retard de livraison ou un problème au niveau de la qualité des produits ou de la prestation, vous pouvez par exemple proposer une ristourne pour vous rattraper et maintenir une bonne relation avec ces derniers. Si la facture a déjà été remise, un avoir permet de notifier l’existence de la ristourne et son prélèvement au prochain paiement.

Comment rédiger un avoir sur facture ?

L’avoir est rédigé comme une facture classique. Il reprend donc les informations d’identification de l’entreprise et celle du client. Il faut également indiquer le montant HT et TTC de l’avoir, et préciser les modalités de compensation. De même, il faut faire mention de la facture à laquelle il fait référence. Il n’est cependant pas nécessaire d’indiquer le montant que le client doit payer et les conditions de paiement puisqu’en règle générale, il n’existe aucune facture à régler.

La mention « Avoir » doit toujours se trouver en tête du document. En ce qui concerne la numérotation, vous pouvez suivre celle des factures classiques ou créer une numérotation parallèle.

Pour faciliter la réalisation de vos factures d’avoir, vous pouvez directement les éditer à l’aide d’un logiciel de facturation tel que Kwixéo. Notre application en ligne vous propose des modèles préétablis que vous pouvez compléter en quelques clics. Grâce à notre logiciel de facture, vous pouvez également suivre de près les modifications et les informations sur vos transactions. Vous pouvez en effet centraliser vos documents sur une base de données unique, accessible à tout moment, depuis n’importe quel support connecté. Vous évitez ainsi les erreurs dans la comptabilisation et dans votre chiffre d’affaires.