Comment rédiger une facture ?

Une facture est un document remis au client et qui met en avant les conditions de livraison d’une marchandise ou de réalisation d’un service. Son émission, ses formes et ses contenus doivent être conformes aux dispositions prévues par la loi. Il est ainsi important de connaître les normes réglementaires appliquées afin de toujours éditer les factures en bonne et due forme.

La facture, une obligation pour le prestataire ou le vendeur

Toute personne physique ou morale qui exerce une activité économique se trouve dans l’obligation de remettre au client une facture toutes les fois où elle fournit le service à celui-ci. Dans les activités de vente comme dans la prestation de services, l’émission de facture est ainsi obligatoire. Cette disposition concerne également les auto-entrepreneurs, bien que leurs obligations comptables semblent allégées.

La facture est à remettre au client au plus tard le jour de la livraison, s’il s’agit d’une vente, ou pendant le dernier jour de la réalisation du travail, lorsqu’il s’agit d’une prestation de services. Elle doit être établie au nom du vendeur ou du prestataire et pour son propre compte. Il est toutefois possible de confier son édition à un tiers dans le cadre d’une sous-traitance. Il arrive également que le client établisse lui-même sa facture, avec l’auto-facturation.

Les mentions légales à inclure dans une facture

La facture est toujours à éditer suivant les normes réglementaires imposées. Elle doit ainsi comporter :

• les informations d’identification du vendeur ou du prestataire : nom et adresse, numéro d’identification à la TVA, numéro d’identification et mention RCS, forme et dénomination sociale, montant du capital, informations sur l’état de la société ;
• le nom et l’adresse du client ;
• un numéro de facture, qui doit être unique et suivre une séquence continue et chronologique ;
• la date d’émission de la facture ainsi que la date de la vente ou de la prestation si elles sont différentes ;
• les informations sur la vente ou la prestation : dénomination et quantité, prix unitaire HT, le rabais, la remise ou la ristourne s’il en existe ;
• le taux et le montant de la TVA ;
• la date du règlement.

Si des pénalités de retard ou des indemnités forfaitaires sont appliquées, il faut également les préciser dans la facture.

Utiliser un logiciel de facturation pour gérer efficacement ses factures

Un logiciel de facturation est une application informatique qui permet de créer et de gérer les devis et les factures. Elle constitue une alternative aux programmes tels que Word ou Excel, utilisés autrefois pour l’édition des factures. Cette solution présente de nombreux avantages, comparée à ces programmes bureautiques.

Le logiciel de facturation permet en effet d’automatiser l’édition des devis et des factures. En quelques clics, il est possible de créer des factures personnalisées, comportant le logo et les informations sur l’entreprise. Les modèles sont déjà enregistrés sur sa base de données. Il suffit de les modifier pour obtenir la version à émettre aux clients.

Le logiciel de devis et facture est d’autant plus intéressant avec cette possibilité d’émettre la facture en format électronique. Il n’est donc plus nécessaire de l’imprimer. Il suffit de l’envoyer directement au client depuis l’interface du logiciel de facturation. Cette solution informatique promet ainsi un gain de temps inestimable et réduit en même temps le coût de traitement des documents commerciaux. Et pourtant, l’utilisateur ne perd pas en efficacité.

Le logiciel de devis et facture dispose d’une base de données où toutes les informations sur les clients sont stockées. Il suffit de les transmettre sur la facture lorsqu’il faut l’éditer. De même, avec les modèles préconçus, il n’y a plus aucun risque de faire des erreurs et d’omettre certaines mentions obligatoires.

Le choix du logiciel constitue toutefois une étape cruciale pour bénéficier de tous ces avantages. Il est important de trouver une solution qui répond à ses besoins et ses problématiques. Certains logiciels sont effectivement destinés aux grandes structures, d’autres pour les PME. Avant de prendre une décision, il s’avère donc nécessaire d’évaluer les fonctionnalités de l’application par rapport à ses problématiques pour trouver la solution la mieux adaptée.

Intégrant diverses fonctionnalités, Kwixéo est un logiciel de devis et facture facile à utiliser. Il vous permet de créer aisément vos factures et de les gérer d’une manière intuitive et optimale. Pensez ainsi à adopter notre outil d’édition et de gestion de factures en ligne.