Un logiciel de facturation pour un organisme de formation

Comme toute entreprise, l’organisme de formation n’échappe pas aux nombreuses tâches administratives inhérentes à son fonctionnement. L’édition des factures, une opération fastidieuse et chronophage, en fait partie.

L’utilisation d’un logiciel de facturation constitue une solution pour se libérer de cette tâche sans pour autant la négliger. Il permet en effet de l’automatiser et se trouve ainsi à l’origine d’un gain de temps inestimable.

Les fonctionnalités d’un logiciel de facturation pour organisme de formation

Le logiciel de facturation pour organisme de formation permet de gérer tout ou partie des opérations liées à la facturation. Il dispose de fonctionnalités plus ou moins étendues selon le type de solution que vous choisissez.

Les outils les plus simples vous permettent de gérer vos devis et factures. Les plus complets, pour leur part, intègrent des modèles de gestion de relation client. Vous pouvez dès lors vous en servir pour mettre en place un suivi client.

Vous pouvez créer une base de données avec toutes les informations concernant vos clients. Il peut s’agir du module de formation choisi, des différents niveaux proposés pour la formation, de l’entreprise à laquelle ils sont rattachés pour les formations continues, etc.

Dans le même temps, vous pouvez utiliser le logiciel de facturation pour effectuer un suivi commercial avec les informations sur les encaissements et les impayés.

Pourquoi un organisme de formation doit-il se doter d’un logiciel de facturation ?

La facturation ne représente qu’une partie des activités que vous devez gérer au sein de votre organisme de formation. Pour ne pas perdre du temps à créer et à gérer vos devis et factures, il est préférable d’automatiser ces opérations au moyen d’un logiciel de facturation.

Cette solution vous permet en premier lieu de gagner du temps. En effet, vos devis et factures sont créés en quelques clics et instantanément. Les outils les plus évolués permettent même de transformer un devis en facture automatiquement. Ils peuvent aussi servir pour l’envoi des documents commerciaux au client, ainsi que pour la gestion des relances.

Grâce au traitement automatisé, vous pouvez vous focaliser sur votre cœur de métier. Dans le même temps, vous évitez les erreurs de saisie sur les documents envoyés au client.

Cette rapidité d’exécution est d’autant plus indispensable avec les prospects. Vous pouvez dès lors élaborer votre devis plus rapidement et répondre à leurs requêtes instantanément.

Le logiciel de facturation est en outre utile afin d’éditer des documents conformes aux dispositions légales en vigueur. En effet, même pour une prestation de formation, la facture doit contenir les mentions obligatoires prévues par la loi. Les modèles proposés par un logiciel de facturation disposent déjà de ces champs obligatoires. Il vous suffit de les compléter.

Enfin, la réalisation d’un bilan pédagogique et financier (BPF) est l’une des obligations qui incombent à un organisme de formation. Une tâche fastidieuse, certes, mais qui sera simplifiée grâce à un logiciel de facturation pour organisme de formation.

Kwixéo, un logiciel de gestion développé pour un organisme de formation

Sur le marché, vous avez le choix entre plusieurs logiciels pouvant servir dans le cadre de la gestion d’un organisme de formation. Il est toutefois important de choisir une application dont les fonctionnalités répondent aux besoins et aux spécificités de votre métier. À cet égard, vous pouvez opter pour Kwixéo.

Il s’agit d’un logiciel de gestion complet, qui intègre plusieurs fonctionnalités, en plus de la facturation. Avec notre application, vous pouvez ainsi gérer vos activités depuis une seule et même interface. Cette gestion centralisée vous permet de gagner en efficacité, grâce à une vue unique et globale de chacune de vos tâches.

Finis donc le temps perdu à rechercher les données dans des fichiers Excel et à renseigner chaque information à la main. Avec Kwixéo, vous pouvez enregistrer vos prestations et les tarifs y afférents, éditer des devis et factures et les transmettre directement à vos prospects/clients.