Logiciels de facturation : obligatoires ou indispensables ?

La réglementation en matière de facturation a connu de nombreuses évolutions ces dernières années. Les entreprises ont donc parfois du mal à cerner leurs obligations légales : sont-elles oui ou non contraintes d’utiliser un logiciel de facturation ou peuvent-elles employer des méthodes plus traditionnelles ? 

Les experts KWIXEO vous aident à y voir plus clair.

Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation ?

Le logiciel de facturation est un programme informatique ayant pour principal objectif d’automatiser le processus de facturation : création de devis, édition et envoi de factures, suivi des paiements… Cet outil peut être enrichi de modules complémentaires pour répondre aux besoins de l’entreprise : gestion comptable, gestion du marketing automation, gestion des stocks etc. 

Le choix du logiciel de facturation dépendra de la taille de la structure mais aussi de ses besoins en matière de facturation et de comptabilité..

Est-il obligatoire d’utiliser un logiciel de facturation certifié ?

Si vous réalisez des opérations avec des non assujettis (clients particuliers), vous relevez du champ d’application du dispositif.

Dès lors que les règlements reçus (et ce quel que soit le mode de règlement) en contrepartie de ces opérations sont enregistrés au moyen d’un logiciel ou d’un système de caisse, vous êtes tenu d’utiliser un logiciel ou un système qui satisfasse aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale.

Logiciel de facturation : quelles alternatives ?

Si les entreprises ne sont pas contraintes d’utiliser un logiciel de facturation, elles ont toutefois l’obligation légale d’émettre des factures dès lors qu’elles effectuent une transaction de biens ou services avec un client. Elles peuvent pour cela, opter pour l’une des options suivantes : 

• Le carnet de factures : Les factures sont alors remplies manuellement avant d’être remises au client. Les risques : erreurs de calcul, oubli de mentions légales, perte du document…

• Le tableur : Les factures sont informatisées et les calculs automatisés. Les risques : erreurs, mentions légales incomplètes…

Pour une entreprise qui n’émet que peu de factures, ces méthodes peuvent s’avérer suffisantes. Mais si la création de devis et factures est fréquente, il est vivement recommandé de se doter d’un logiciel de facturation. 

A noter : La loi des finances pour 2020, prévoit d’imposer de façon progressive aux entreprises, l’obligation d’émettre des factures dématérialisées dans le cadre de transactions BtoB.

Logiciel de facturation : un outil indispensable ?

L’utilisation d’un logiciel de facturation revêt de nombreux avantages :

• Un gain de temps considérable grâce à l’automatisation des tâches chronophages.

• Une centralisation des données clients et fournisseurs sur une seule et même plateforme.

• Un meilleur suivi des factures.

• Une réduction significative du risque d’erreurs et d’oublis de facturation.

• Une optimisation de la gestion comptable.

• Un suivi de l’évolution de l’activité et du chiffre d’affaires de l’entreprise en temps réel.

Même si la législation ne contraint pas les entreprises à s’équiper d’un logiciel de facturation, cet outil demeure indispensable pour gérer de façon simple et sûre, sa comptabilité.

Découvrez le logiciel de facturation KWIXEO

La gestion de votre comptabilité implique la réalisation de tâches chronophages et répétitives : création de devis et factures, suivi des impayés, relances… En adoptant un logiciel de facturation, vous pourrez vous libérer de ces contraintes et vous consacrer à des tâches à fortes valeurs ajoutées. 

KWIXEO est un logiciel de facturation complet, intuitif et performant. Très simple d’utilisation, notre logiciel vous permet d’automatiser au maximum le processus de facturation. Parce que chaque entreprise est unique, notre logiciel est personnalisable : choisissez les modules qui répondent à vos besoins, et créez votre abonnement sur mesure !

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