La facturation est l’un des principaux piliers de la trésorerie de l’entreprise. Pour favoriser son développement et accroître sa productivité, l’entreprise doit optimiser et fiabiliser sa facturation. L’utilisation d’un logiciel de facturation permet justement d’atteindre ces objectifs. Mieux. Ses fonctionnalités étendues en font un allié de taille pour gérer l’ensemble du processus de facturation, suivre l’activité de l’entreprise, réduire les retards de paiement…

Vous voulez en savoir davantage sur le processus de facturation et les logiciels de facturation ? Suivez-nous, on vous dit tout.

Qu’est-ce que la facturation ?

Qui dit transaction, dit facturation. De fait, tout commerçant, prestataire, fournisseur ou entrepreneur réalisant une vente de biens ou de services, dans le cadre de son activité professionnelle, doit obligatoirement adresser une facture à son client. La facture invite le client à régler son dû dans une certaine limite de temps. Elle est généralement précédée d’un devis, permettant de matérialiser l’accord entre les deux parties.

Facturation : une obligation légale ?

La facturation constitue une obligation légale dans le cas de transactions de biens ou services entre professionnels. Cette obligation concerne aussi bien les entreprises assujettis à la TVA que celles qui en sont exemptées.

Dans le cadre d’une vente ou d’une prestation réalisée en faveur d’un particulier, la facturation devient nécessaire s’il l’une des quatre conditions suivantes est remplie :

  • La vente est effectuée à distance (vente en ligne, par exemple).
  • La prestation de services est d’un montant supérieur à 25 euros.
  • La livraison d’un bien dans le cadre d’une enchère publique.
  • Le client exige une facture.

Quelles sont les principales fonctions de la facturation ?

La facturation assure quatre fonctions majeures sur le plan :

  • Commercial : La facture atteste de la transaction de biens ou services entre le commerçant (ou prestataire) et son client et contient tous les détails relatifs à la vente.
  • Juridique : La facturation constitue une preuve légale qu’une transaction de biens ou services a été effectuée moyennant paiement. En cas de litige ou d’impayé, ce document officiel permet au créancier de récupérer la somme qui lui est dûe.
  • Comptable : Les factures constituent des documents indispensables en matière de comptabilité. C’est en effet à partir de ces documents justificatifs que l’expert-comptable va établir les comptes annuels de l’entreprise.
  • Fiscale : Les factures sont essentielles en matière de fiscalité. C’est sur la base de ces documents que l’expert comptable va effectuer la déclaration de TVA de l’entreprise. Ces pièces comptables permettent également de contrôler l’impôt de la société.

La facturation est au cœur de l’activité commerciale de l’entreprise. Bien gérer sa facturation est capital pour garantir la bonne santé financière et la croissance de l’entreprise.

Que doit contenir une facture ?

Pour être conforme, la facture doit contenir un certain nombre d’informations concernant la transaction, notamment :

  • Date de facturation,
  • Coordonnées des deux parties,
  • Numéro de facture,
  • Détails des produits ou services vendus (nature, quantité, prix à l’unité HT…),
  • Remise éventuelle,
  • Montant de la TVA,
  • Frais de port,
  • Échéance et modalités de paiement.

La facture doit être rédigée en français et établie en deux exemplaires : l’original sera conservé par le client. La copie est destinée au vendeur.

Qu’est-ce que la facturation électronique ?

Pendant longtemps, les factures papiers constituaient le seul moyen d’officialiser une transaction entre un commerçant ou prestataire et son client. Mais cette ère est révolue. Jugée trop encombrante, peu pratique et chronophage, la facturation papier est en voie de disparition.

Le site officiel du gouvernement définit la facture électronique comme « une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée et qui comporte nécessairement un socle minimum de données sous forme structurée, ce qui la différencie des factures “papier” ou du PDF ordinaire. »

 

En d’autres termes, il s’agit d’une facture dématérialisée (ou e-facture) obéissant aux mêmes obligations légales qu’une facture papier, mais éditée et délivrée au format électronique.

Qui est concerné par la facturation électronique ?

Amorcée le 1er Janvier 2017, l’obligation de facturation électronique (ou e-invoicing) a progressivement été élargie aux petites et moyennes entreprises. Pour l’heure, cette loi ne s’applique qu’aux sociétés effectuant des transactions avec des marchés publics mais cette mesure devrait s’étendre dans les prochaines années aux transactions entre entreprises du secteur privé.

De fait, à l’horizon 2024, toutes les entreprises seront contraintes d’accepter les factures électroniques. Les grandes entreprises seront, quant à elles, soumises à l’obligation d’émettre des e-factures. En Janvier 2025, cette obligation concernera également les ETI, avant de s’étendre aux PME et TPE en 2026.

A quelles conditions doivent obéir les factures électroniques ?

Pour être valables, les factures électroniques doivent répondre aux critères figurant dans l’article 289 du CGI, à savoir :

  • « Authenticité de l’origine » : L’identité de l’émetteur de la facture doit être authentifié.

  • « Intégrité du contenu » : Les données figurant sur la facture ne doivent pas être modifiables.

  • « Lisibilité » : La facture doit être claire et lisible sur écran ou sur papier après impression.

 

Les e-factures présentant une signature électronique doivent par ailleurs être conservées pendant six ans après leur émission (dix ans, selon le droit comptable).

Attention : les factures papiers numérisées ne sont pas considérées comme des factures électroniques. Seuls les documents édités et envoyés au format électronique sont considérés comme tels.

Quels sont les avantages de la facturation électronique ?

La généralisation de la facturation électronique traduit un certain engouement pour ce dispositif qui s’inscrit parfaitement dans l’ère du tout numérique. Un engouement qui s’explique par ailleurs largement lorsque l’on considère les nombreux avantages que procure l’e-facturation. En voici quelques un :

  • Économique : La facturation électronique permettrait aux entreprises d’économiser entre 60% et 80% sur les frais de traitement des factures !

 

  • Rapide : La facturation en ligne permet de réduire de façon considérable le temps de traitement des factures. Les factures sont éditées, envoyées et suivies en quelques clics !

  • Gain de place : Fini les factures clients qui s’empilent, se perdent ou s’abîment. La facturation électronique permet de stocker l’ensemble de vos factures au format numérique.

  • Réactivité : Relances et rappels sont effectués de façon automatique, ce qui limite les retards de paiement et les impayés.

  • Fiabilité : La facturation électronique permet de limiter le risque d’erreurs.

  • Productivité : Délestés du traitement manuel des factures – une tâche fastidieuse et chronophage – les équipes peuvent se concentrer sur des missions à forte valeur ajoutée, permettant ainsi à l’entreprise de booster sa productivité.

  • Notoriété : Tout document officiel émis par une entreprise reflète son image de marque. L’envoi de factures digitalisées prouve que l’entreprise est équipée de technologies modernes et lui permet de se démarquer de la concurrence.

  • Ecologie : La fabrication du papier a un lourd impact écologique. En optant pour la facturation digitale, l’entreprise s’implique pour l’environnement et montre qu’elle soutient des valeurs fortes, ce qui contribue à valoriser son image de marque.

Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation ?

Le logiciel de facturation est un outil informatique ayant pour fonction première de simplifier le traitement des factures au sein de l’entreprise. Considéré comme indispensable, le logiciel de facturation ne fait toutefois pas (encore) l’objet d’une obligation légale généralisée. Conformément à la loi anti-fraude 2018, pour l’heure, seuls les professionnels assujettis à la TVA et équipés d’un logiciel de facturation sont contraints de se doter d’un système de facturation homologué.

Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel de facturation ?

Le logiciel de facturation s’avère être un allié de taille dans la gestion du processus de facturation de l’entreprise. Tous les logiciels présents sur le marché ne présentent pas les mêmes fonctionnalités : les plus basiques se cantonnent à l’édition de devis et de factures, tandis que les plus sophistiqués, tel que KWIXEO, sont de véritables outils analytiques permettant de suivre en temps réel l’évolution de l’activité de l’entreprise. Voici donc une liste non exhaustive des différentes fonctionnalités que peut proposer un logiciel de facturation :

  • Traitement des devis et factures : cette fonctionnalité de base est commune à tous les logiciels de facturation. Devis et factures sont générés de façon automatique et peuvent – selon les capacités du logiciel – être directement envoyés au client sous forme dématérialisée.
  • Suivi client : Le logiciel de facturation peut également permettre aux entreprises de constituer une base clients complète regroupant l’ensemble des données clients sur une seule et même plateforme. Il permet notamment de suivre l’état du traitement de la facture adressée au client.
  • Système de relance : Devis sans réponse ? Retard de paiement ? Le logiciel de facturation KWIXEO vous permet d’envoyer une relance personnalisée à vos clients ou prospects négligents, en un clic !
  • Paiement en ligne : Pour simplifier davantage le processus de vente, certains logiciels de facturation proposent une option de paiement en ligne, directement intégré aux factures. Une solution qui permet de réduire significativement les délais de paiement.
  • Suivi d’activité : Certains logiciels de facturation, comme KWIXEO, permettent de consulter en temps réel l’évolution de l’activité de l’entreprise grâce à des tableaux de bords simplifiés : encaissement, chiffre d’affaires, moyens de paiement… Une vision 360° qui permet de réduire la charge administrative et d’analyser en toute simplicité les performances de l’entreprise.

6 bonnes raisons d’utiliser un logiciel de facturation

Vous hésitez à vous doter d’un logiciel de facturation ? Voici cinq bonnes raisons de franchir le pas :

  • Gagnez du temps : Saisie des données, édition de devis et factures, relances… Grâce au logiciel de facturation, libérez vos collaborateurs de ces tâches chronophages et confiez-leur des missions à forte valeur ajoutée. Boostez leur productivité et leur motivation !
  • Accédez facilement à vos données : Fiches clients, données fournisseurs, devis, factures, impayés… Le logiciel de facturation permet de regrouper l’ensemble des données de l’entreprise sur une seule et même plateforme.
  • Suivez vos factures en un clin d’œil : Grâce au logiciel de facturation, suivez l’état d’avancement de vos factures en toute simplicité !
  • Fiabilisez votre facturation : Le logiciel de facturation permet de limiter de façon significative le risque d’erreurs et d’oublis de facturation.
  • Fluidifiez votre gestion comptable : Transférez en quelques clics l’ensemble de vos documents comptables et administratifs à votre expert-comptable.
  • Pilotez votre activité à distance : Grâce au logiciel de facturation en ligne, vous pouvez accéder au suivi de votre activité partout, tout le temps, avec une simple connexion internet.

Découvrez le logiciel de facturation KWIXEO

La gestion de votre comptabilité implique la réalisation de tâches chronophages et répétitives : création de devis et factures, suivi des impayés, relances… En adoptant un logiciel de facturation, vous pourrez vous libérer de ces contraintes et vous consacrer à des tâches à fortes valeurs ajoutées.

KWIXEO est un logiciel de facturation complet, intuitif et performant. Très simple d’utilisation, notre logiciel vous permet d’automatiser au maximum le processus de facturation. Parce que chaque entreprise est unique, notre logiciel est personnalisable : choisissez les modules qui répondent à vos besoins, et créez votre abonnement sur mesure !

Un conseil ? Des questions ? Contactez-nous !

Kwixeo, le logiciel de facturation qu’il vous faut !

 

Pour aller plus loin : Comment choisir son logiciel de facturation  ?

 

Découvrez également notre guide CRM  : tout ce qu’il faut savoir sur ce puissant outil de gestion de relation client.